クラウド化はコスト削減にならない？システムの移行メリットや費用感

人材不足や働き方改革を背景として世の中では社内業務システムのクラウド化が進んでいますが、一方でクラウド化が進んでいない企業も存在しています。

クラウド化が進まない理由としてクラウド化のメリットやその移行にかかる費用を踏まえた費用対効果を理解していないことが考えられます。

特に社内に情報システム部やクラウドへの知見のある人材のいない中堅・中小企業ではまだオンプレミスでシステムを運用している会社が多いです。

社内システムをクラウド化することによってコストカットや業務効率化などの多くのメリットを企業側は享受することができるので、これからの世の中でクラウド化を選ばないのは競合他社に大きな遅れをとることに繋がります。

この記事では社内システムのクラウド化を検討する方にクラウド化の意味から、クラウド移行にかかる費用と導入後のメリットを紹介していきます。

クラウド化を検討されている方は必見ですので、是非参考にしてください。

クラウド化とは？

クラウド化をしていない企業はサーバーやネットワーク機器を準備し、社内に設置・運用している「オンプレミス」という形態でクラウド化が進展する前は、ほとんどの会社がこのオンプレミス形態でシステムを運用していました。

近年、その勢いを増しているシステムの「クラウド化」とは「社内の業務システムをクラウド環境に移行する」ということです。

この「置き換える」の意味はこれまでシステム稼働のために社内に配置していたサーバー設備やデータセンターなどのハードウェアとソフトウェアをネットワーク経由でアクセスできるクラウド上に構築することを意味します。

「置き換える」ことで社内でのサーバー稼働のための電気代、設置場所が不要になり、更には自分たちが保守管理業務をする必要がなくなるため人件費までも不要となり、クラウドへの移行は大きなコストダウンが期待できます。

１つの例として皆さんが日常的に利用しているメール機能の「GMail」はクラウド化されているシステムの代表です。

このサービスはクラウド上に構築されたアプリケーションであり、Web画面からクラウド上に配置されたシステムにアクセスして利用している状況で、利用データは全てクラウド上に保管されているのです。

当たり前のように外出先からメールの確認をしたり、返信をしていますが、もしオンプレミスの場合、社内でないとアクセスできず、わざわざ会社に戻る必要がありますが、クラウド化によりどこからでもアクセスが可能になっています。

「GMail」を利用していると、時より画面のデザインが変更されたことに気づくことがあるかもしれませんが、その変更は全てサービスを提供している会社が行っているのです。

そのためユーザーの方は何の苦労も労力もなしに常に最新の状態でシステムを利用ができるのもクラウド化の恩恵です。

このように社内に設置して、管理運用していたハードウェアとソフトウェアを外部からアクセス可能なクラウド上に移行することをクラウド化と呼びます。

オンプレミスとの違い

ここではクラウド化とオンプレミスとの違いについてコスト、管理運用、システム利用の3つの点から紹介していきます。

コスト面ではオンプレミスの場合、システムの利用用途に合わせてサーバー機器を購入、準備する必要がありますが、クラウドの場合はサーバー機器をわざわざ用意する必要がないので、導入段階の初期費用を抑えることができます。

また、社内にサーバー機器などを設置する必要がないのでスペースを削減すると共に電気代の削減も可能になります。

管理運用面ではオンプレミスの場合、システムを常に安定稼働させるために社内に管理保守の人材を配置し、常にシステムの監視をしなければなりませんが、クラウドの場合は社内に管理保守の人材を配置する必要はありません。

クラウドサービスを提供している会社が高度な専門知識を有したエンジニアが常にクラウドの管理をしているため、人手不足で人の手が足りない状況の中でお金を生み出さない管理業務に人材を配置する必要はありません。

システムを利用するための運用負荷が極めて少ないことがオンプレミスとクラウドの最大の違いであると言えます。

これまでは潤沢な資金と人材を抱える一部の大手企業しか手が出せなかったシステム化もクラウドであれば少ないコストと運用負荷のため、中堅・中小企業もシステム利用による業務効率化の恩恵を得ることが可能になります。

最後にシステム利用の観点では、オンプレミスは社内のサーバーに接続できる環境でないとシステムにアクセスできないため、外出先で仕事をすることはできず、システムに入るためにわざわざ社内に戻る必要がありました。

クラウドの場合、どこからでもインターネットさえあればアクセス可能になるためわざわざ社内に戻らず、外出先から業務をすることができるので業務効率化の面で大きなメリットを享受できます。

クラウド化のメリット

ここまでクラウド化の基本的な意味とオンプレミスとの違いを紹介してきましたが、多くの企業がシステムのクラウド化に乗り出す理由としてクラウド化を行うことで多くのメリットを享受できるためです。

以下ではクラウド化のメリットに関して紹介していきます。社内でクラウド化を検討されている方や経営層への進言を考えている方は参考にしてください。

初期費用が少ない

クラウド化を進めるにあたって必要な初期費用はほとんど必要ありません。

オンプレミスで必要になるハードウェアの購入やネットワーク構築のために作業時間が不要なので、初期費用を抑えつつ、最低限のリソースで構築できるため人件費も抑えることができます。

Web上の設定だけで簡単に自社のクラウド環境が構築できるため、環境設定だけで何ヶ月も時間を費やしてしまう無駄は発生しません。

当然、ハードウェアを購入する必要がないので、ハードウェアの設置場所も不要になります。

サーバーを設置していた空間を有効活用でき、かつ24時間365日かかっていた電気代も不要となり、初期費用・ランニングコストの両方でコストカットが実現できます。

保守や管理をする必要がない

クラウド化をすると、日常の保守業務や運用業務が不要となります。

クラウドサービスを提供している会社はサービスの提供だけでなく、サービスの保守運用業務までをセットとして提供しているため、社内の人材によるシステムの更新作業や修正バッチの適応などの面倒な作業は不要となります。

特に面倒なアップデート作業もシステムが利用されない夜間にシステムベンダーが作業をしてくれるので、次の日に出社をすればシステムがアップデートされた状態になっているのでアップデートのために残業をする必要はありません。

ベンダーの方で保守運用業務を代行してくれるので社内でのシステムのための業務を削減できるため、人件費を削減することができます。

クラウド化を考えた時に経営層が気にするのはシステムの安定性の部分で、社内で管理しないと不安だという意見が多いためクラウド化が頓挫することを耳にします。

しかし、常に進化する情報システムの分野で業務とは別で社員に最新技術を学ばせるのにかかる時間と費用とその分野の技術に精通したプロに任せるのではどちらが費用対効果があるかは歴然です。

人材不足を背景として情報システム部に十分な人材を配置できないかつ、通常業務が忙しい状況であれば、保守運用を代行してくれるのは業務効率化の面でも非常に有益であると言えます。

費用として計上できる

クラウド化のメリットとしてシステムのための資産管理や減価償却が不要だという点です。

オンプレミスの場合、サーバーなどの機器が固定資産扱いになるため自社の資産としての資産管理が購入金額に対する減価償却が必要になります。

クラウドの場合はあくまでもクラウドベンダーの提供するサービスを利用しているだけなので利用料という名目で費用計上することが可能です。費用として計上ができるので固定資産管理や減価償却を行う必要がありません。

オンプレミスの場合、減価償却が残っている間にシステムを追加することは不可能でしたが、クラウド化は減価償却期間に縛られてシステム化が進まないという事態は発生しません。

社内の外からでもアクセスできる

クラウド化をすることで外部からシステムへのアクセスが可能になります。これはシステムを利用する現場にとって最大のメリットになり得ます。

オンプレミスのように、社内にいないとシステムにアクセスができないようでは営業担当など外出が多い社員は外出したら必ず会社に戻る必要があり、システムにアクセスするために会社に戻る時間が無駄になります。

昨今の働き方改革の中で会社に戻らないと仕事ができないというのは非常に非効率かつ、貴重な時間を浪費することになります。

しかし、クラウド化を行えば、現場の社員はどこからでもシステムにアクセスができるので、外出先で見積書を作成したり在庫情報を確認することが可能になるため、効率的な働き方をすることができます。

外出先で情報にすぐアクセスできることは顧客を待たせることなく、いち早く情報を届けることができるので顧客満足度を高めることにも繋がります。

クラウド化のデメリット

クラウド化をすれば多くのメリットを享受できますが、その反面デメリットも存在します。ここではクラウド化のデメリットを紹介していきます。

クラウド化が進まない原因はクラウド化のデメリットの側面を経営層が懸念するからであり、クラウド化を進めるにあたりしっかりとデメリットを理解するのが肝心です。

セキュリティー問題

クラウドはその性質上、1箇所に複数の企業のデータが保管され、複数の人間がその環境にアクセスを行うため不特定多数のユーザーとシステム環境を共有することになります。

クラウド化するシステムの内容にもよりますが、企業の扱うデータの多くは個人情報や取引情報などの機密情報に当たるため、クラウド化は情報漏洩のリスクを含んでいます。

物事に完璧というのはありえないので、クラウド化を検討する際はクラウド上に保管するデータの中身を精査すること、セキリュティーに対する防御策を考える必要があります。

システム連携が弱い

多くの企業は社内に複数のシステムが構築されており、部署ごとに業務に適したシステムを利用していることが一般的なため、システム間の連携が必要不可欠ですが、クラウド化したシステムは連携の部分まで網羅されていません。

特にクラウド化したシステムと同一ネットワークに存在しないオンプレミスのシステムとの連携は困難です。

クラウド化したシステムと既存で運用しているシステムの間で連携が取れない場合、システム連携のための余計な業務のせいでコスト削減にならないという事態に陥ることもあります。

クラウド化を検討する際はデータ連携が必要なシステムなのか、連携なしで単独で活用できるシステムなのかを確認する必要があります。

システムの拡張が限定される

システムには拡張性が必要不可欠です。

外部環境の変化や事業拡大に合わせてシステムも拡張する必要がありますが、クラウドの場合、提供されるシステムの中でしか拡張ができません。

オンプレミスの場合、拡張に関しては費用と開発期間の問題がありますが、比較的自由度を持って拡張をすることができますが、クラウドの場合は拡張が限定されてしまうので注意が必要です。

ベンダー依存が生まれる

クラウド化はサービスを提供するベンダーへの依存が発生します。

クラウドサービスを提供する会社のサービス方針や開発方針が変更された場合、その意向に沿わなければなりません。

これはクラウドに保存するデータや構築するシステムにも左右されますが、基幹系のシステムを構築した場合、その依存度は大きくなります。

部署単位の小さい業務システムであれば、ベンダーに不都合があれば、移行ができますが、基幹系などの重要で大きいシステムの場合は切り替えが難しく万が一、ベンダーが倒産した場合、その影響を大きく受けてしまいます。

オンプレミスであれば、自社の方針に沿ってシステムを管理できますが、クラウドの場合、外部に依存するため不確定要素のリスクを持つことになります。

クラウド化において検討すべきポイント

これまで、クラウドシステムのメリットとデメリットを紹介してきましたが、クラウド化には良い面と悪い面が存在するため、何でもかんでもクラウド化すれば良いということではなく、見定めが必要になります。

ここではクラウド化において検討すべきポイントを紹介していきます。

既存システムとの連携

クラウド化を考えた際はデータ連携の有無が検討のポイントになります。

多くの企業では社内で複数のシステムが構築されているため、クラウド化をするとオンプレミスとクラウドの複合運用が想定されます。

そのため、基幹系のクラウド化でも部署単体システムのクラウド化でも必ずデータ連携の必要があるので、どのように外部のシステムと連携をするのか、どのくらいの手間が必要になるのかを確認してください。

クラウドに移行して業務効率化ができるはずが、データ連携の手間が多くて、逆に業務が増えてしまうなんて話はよくある話なので注意が必要です。

構築後の拡張性

システムはその性質上、完成後の拡張が必要不可欠となり、それはクラウド化したシステムでも同じです。

完成したが利用してみると使いにくい画面だった、新しい業務ルールができたがシステムが対応していないから使いづらいという理由でクラウド化したシステムが使われなくなるのは本末転倒です。

企業を取り巻く環境は常に変化しているため、システムもその変化に合わせて柔軟であるべきです。クラウド化をする前にどの程度まで拡張できるかを確認することが必須です。

セキュリティー

情報を保管する場所を不特定多数のユーザーと共有するが故にセキュリティーの観点を注意するのは必然です。

悪意のあるユーザーが攻撃を仕掛けた場合、どんな巨大企業でもデータの漏洩に起こしているのでセキュリティー対策を確認するのは最も重要です。

クラウドへの移行をする前に本当に不特定多数のユーザーが存在する場所に保管するべきデータなのかをしっかりと確認してください。

どれだけ、クラウド化によってメリットを享受できるとしても扱うデータによってはオンプレミスを選ぶ方が良い場合もあります。

サービスを提供する会社によっては特別なセキュリティー対策のオプションなどが提供されているので、それらを比較検討するのもお勧めです。

クラウド化の費用感

クラウド化にかかる費用に関しては、開発をするエンジニアの「人件費」がその費用の大半を占めています。

システム開発の現場では「人月単価」という言葉を用いており、システム開発をするエンジニアが何人必要で、作業期間が何ヶ月あるかを掛け合わせて「人月×月数」の公式で算出をします。

仮に単価が100万円のエンジニア１名が3ヶ月かけてシステムを構築する場合は、諸費用込みで開発費用に300万円以上の費用がかかる計算となります。

このようにシステム開発費用は開発者であるエンジニアの単価と投入される人数、開発期間によって大きく左右されます。

システム開発会社は独自に開発のナレッジや経験を持っているので得意な領域のシステム開発であれば、投入するエンジニアを少なく、かつ期間を短くして費用を抑えることもできますが、逆の場合もあり得るので、比較検討が必要です。

一概には言えませんが通常の業務システムの開発を開発会社に依頼した場合は数百万円からの費用がかかります。

まとめ：クラウド化についてしっかりと理解した上でシステム開発に取り組む必要がある

この記事ではクラウド化の基礎から始まり、そのメリットや費用感などを紹介してきましたが、人手不足やコスト削減の観点からシステムのクラウド化は必須となっていくことが予想されます。

クラウドを利用するしないで業務効率化の度合いはもちろん社内システムのコストも大きく変わってくるため、クラウド化は経営を左右する重要な要素であると言えます。

クラウド化の波が押し寄せている中で企業はクラウド化のメリットとデメリットをしっかりと理解した上でシステム開発に取り組む必要があります。