2025.1.9 2025.1.9

Notion AIを使いこなそう！個人や会社で使える活用テクニックを紹介します

2025 1/09

Notionを導入している会社が増えてきています。最近では採用ページをNotionで作っているところもありますね。ただ、ドキュメントが多くなるにつれて管理が煩雑になりがちな印象。

Notionを使っているなら「Notion AI」は活用していますか？無料プランを含むNotionの各プランのアドオンとして、メンバー1人あたり月額$10で使うことができます。

これがかなり便利でして、最近では「Notionを使う理由の一つにNotion AIがあるから」とまで思ってしまいます。本記事では具体的な活用方法をご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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Notion AI で何ができる？

Notion AI は、皆様のビジネスにおける日々の業務を効率化するための強力なアシスタントです。ここではビジネスの現場で役立つ主要な機能を3つご紹介します。

1. 資料作成の効率化：アイデア出しから完成までを支援

「資料作成に時間がかかりすぎる…」と感じていませんか？ Notion AI は、そのような課題を解決する力強い味方です。

アイデア出しのサポート:
- 「〇〇に関する企画のアイデアを出して」と指示するだけで、AI が様々な視点からのアイデアを提案します。まるで、経験豊富なブレインストーミングパートナーを得たようです。
文章の要約による情報収集の効率化:
- 長文の報告書や会議の議事録も、Notion AI が瞬時に要約します。多忙な時でも、重要なポイントを素早く把握することが可能です。
構成案作成による資料作成の効率化:
- 企画書やプレゼンテーション資料の構成に悩む時間を削減できます。「〇〇に関するプレゼンテーションの構成案を作成して」と指示すれば、AI が論理的な構成案を提案します。
文章校正による品質向上:
- 作成した文章を Notion AI でチェックすることで、スペルミスや文法的な誤りを修正し、より洗練されたプロフェッショナルな文章に仕上げることができます。

例えば…

会議後、Notion AI に議事録の要約を依頼し、関係者への重要なポイントの共有を迅速化できます。
新規事業のアイデア出しに Notion AI を活用し、従来の発想にとらわれない革新的なアイデアを生み出すことができます。
提案資料作成の初期段階で Notion AI に構成案を作成させることで、効率的に資料作成プロセスを開始できます。

2. 情報整理

「必要な情報がどこにあるか分からない…」といった情報検索の無駄をなくします。

質問応答による情報検索の効率化:
- 複数のドキュメントを確認する時間がない場合でも、Notion AI に質問するだけで、関連性の高い情報を即座に取得できます。まるで、パーソナライズされたナレッジベースのように機能します。
要約による情報 Überblick の効率化:
- 複数のプロジェクトレポートも、Notion AI が Überblick を生成するため、短時間でプロジェクト全体の状況を把握できます。
情報抽出・分類によるデータ分析の効率化:
- 大量のデータから重要なキーワードやトレンドを抽出し、自動的に分類します。手作業による煩雑なデータ整理作業から解放されます。

例えば…

過去のプロジェクトレポートから、成功要因を Notion AI に質問し、次期プロジェクトの戦略立案に役立てることができます。
顧客からのフィードバックを Notion AI で Überblick し、製品やサービスの改善点を特定することができます。
大量の技術ドキュメントから、特定の技術に関する情報を抽出し、技術調査にかかる時間を短縮することができます。

3. コミュニケーションの円滑化

グローバルチームとの連携や、社内外とのコミュニケーションを円滑にします。

翻訳機能による多言語コミュニケーションの円滑化:
- 外国語で書かれたメールやドキュメントも、Notion AI が迅速かつ自然な翻訳を提供します。言語の壁を感じることなく、スムーズな情報共有と意思疎通が可能です。
トーン調整によるプロフェッショナルなコミュニケーション:
- 社内向けの報告書、顧客向けのメールなど、相手や目的に合わせて文章のトーンを調整できます。より適切な表現を用いることで、意図が正確に伝わり、誤解を防ぎます。

例えば…

海外のビジネスパートナーとのメールのやり取りに Notion AI の翻訳機能を活用し、タイムリーかつ正確なコミュニケーションを実現できます。
社内報告書の作成時に Notion AI のトーン調整機能を利用し、相手に配慮したプロフェッショナルな文章を作成できます。
多様な文化的背景を持つチームメンバーに対し、Notion AI のサポートを受けながら、インクルーシブなコミュニケーションを促進できます。

Notion AI を活用することで、資料作成、情報整理、コミュニケーションといったビジネスに不可欠な業務を効率化し、より戦略的な業務に集中できるようになります。

導入事例：Notion AI で業務効率はどう変わる？

実際に Notion AI を導入した企業では、業務効率がどのように変化しているのでしょうか？いくつかの事例を見ていきましょう。

事例 1：営業チーム – 提案資料作成時間を 50% 削減

弊社では、営業部門が顧客向けの提案資料作成に多くの時間を費やしていました。資料作成に時間がかかるため、顧客とのコミュニケーションに十分な時間を割けないという課題がありました。

Notion AI の活用:

アイデア出し: 顧客の課題やニーズを Notion AI に入力し、提案の骨子となるアイデアを効率的に生成。
構成案作成: 提案資料の章立てや構成案を Notion AI に作成させ、資料全体の設計時間を短縮。
文章の推敲: 作成した提案文を Notion AI で校正し、誤字脱字の修正や表現の改善にかかる手間を削減。

成果:

提案資料作成時間を 50% 削減 し、営業担当者は顧客との対話や関係構築に注力できるようになりました。
資料作成のスピードが向上したことで、より多くの顧客に迅速な提案が可能 になり、商談機会の増加にも繋がっています。

事例 2：マーケティングチーム – 市場調査・競合分析時間を 70% 短縮

マーケティングチームでは、常に最新の市場動向や競合情報を把握する必要がありますが、情報収集と分析に多くの時間と労力がかかっていました。

Notion AI の活用:

文章要約: 大量の市場調査レポートや競合企業のプレスリリースなどを Notion AI に要約させ、短時間でポイントを把握。
情報抽出: 複数の記事やレポートから、特定のキーワードやトレンドに関する情報を Notion AI に抽出させ、効率的に情報を収集。

成果:

市場調査・競合分析にかかる時間を 70% 短縮 し、マーケティング戦略の立案や実行に割ける時間が増加しました。
より迅速かつ正確な市場分析が可能になり、タイムリーなマーケティング施策の展開 に繋がっています。

事例 3：人事部 – 社内 FAQ 作成と問い合わせ対応時間を 80% 削減

人事部では、社員からの様々な問い合わせ対応に追われており、コア業務に集中できない状況でした。また、FAQ の情報が古く、必要な情報にたどり着けないという課題もありました。

Notion AI の活用:

FAQ の自動生成: 過去の問い合わせ履歴や社内ドキュメントを基に、Notion AI が自動で FAQ 記事を生成。
質問応答機能: 社員からの問い合わせに対し、Notion AI が FAQ 記事や関連情報を提示し、自己解決を促進。

成果:

社員からの問い合わせ対応時間を 80% 削減 し、人事担当者は採用や人材育成といった戦略的な業務に注力できるようになりました。
FAQ の充実により、社員の自己解決率が向上 し、人事部への問い合わせ件数も大幅に減少しました。

導入時の課題と工夫点:

これらの企業では、Notion AI の導入にあたり、以下のような課題にも直面しましたが、工夫によって乗り越えています。

初期設定の難しさ: Notion AI の機能を理解し、自社の業務に合わせて設定するまでに時間がかかりましたが、Notion の公式ドキュメントやチュートリアル動画などを参考に、段階的に設定を進めました。
社員への浸透: Notion AI の利便性を社員に理解してもらうため、勉強会を開催したり、成功事例を共有したりするなどの活動を行いました。
プロンプトの質の重要性: より精度の高いアウトプットを得るためには、適切な指示（プロンプト）が必要であることを学び、プロンプトの作成方法に関するノウハウを蓄積しています。

これらの事例から分かるように、Notion AI は様々なビジネスシーンで業務効率化に大きく貢献しています。資料作成、情報整理、コミュニケーションなど、日々の業務における課題を AI の力で解決し、より取り組むべき業務に集中できる環境を構築することが可能です。

使ってみよう！Notion AI – 簡単な始め方と基本操作

Notion AI を実際に使い始めるのはとても簡単です。ここでは、Notion AI を使い始めるための手順と、基本的な操作方法をステップごとに解説します。

ステップ 1：Notion AI を使えるようにする

まず、Notion AI を利用するためには、いくつかの条件があります。

Notion アカウントの作成: まだ Notion アカウントをお持ちでない場合は、無料で作成できます。無料プランでも基本的な Notion の機能は十分に使えます。
Notion AI の利用資格: Notion AI は有料プランの機能ですが、多くの場合、無料トライアル期間が用意されています。まずは無料トライアルから試してみるのがおすすめです。

ステップ 2：Notion AI を有効にする

Notion AI を有効にする方法はいくつかあります。

ワークスペースへの追加: ワークスペース全体で Notion AI を有効にする方法です。管理者が設定する必要があります。
個別ページでの有効化: 特定のページでのみ Notion AI を有効にする方法です。

具体的な操作例 (個別ページでの有効化):

Notion のページを開きます。
ページ内の任意の場所で /ai と入力します。
メニューが表示されるので、「AI」と書かれた項目を選択します。
「Notion AI を試す」のようなボタンが表示されるので、クリックして有効にします。

ステップ 3：Notion AI の基本的な使い方

Notion AI を使うための基本操作は非常にシンプルです。

AI を呼び出す: Notion のページ内で、AI を使いたい場所で /ai と入力します。
プロンプトを入力する: 表示されたメニューから、実行したいタスク（例: 「文章を作成」、「要約する」、「校正する」など）を選択するか、具体的な指示（プロンプト）を入力します。
- プロンプト入力のコツ: より良い結果を得るためには、具体的な指示を心がけましょう。例えば、「〇〇に関する企画書の概要を作成して」のように、目的や内容を明確に伝えることが重要です。
AI がコンテンツを生成: 入力したプロンプトに基づき、Notion AI がテキストコンテンツを生成します。
生成されたコンテンツを編集・調整: 生成されたコンテンツは、そのまま使用することもできますし、必要に応じて編集や調整を加えることも可能です。

ステップ 4：主要機能を試してみよう

Notion AI には、様々な便利な機能が搭載されています。ここでは、主要な機能の使い方を簡単にご紹介します。

文章作成:
- /ai ブレインライティングと入力すると、アイデア出しをサポートしてくれます。
- /ai 概要を作成と入力すると、指定したトピックに関する概要を作成してくれます。
文章要約:
- 要約したい文章を選択した状態で /ai 要約すると入力すると、文章を要約してくれます。会議議事録などの長文テキストを分かりやすくするのに便利です。
文章校正:
- 校正したい文章を選択した状態で /ai 校正すると入力すると、スペルミスや文法的な誤りをチェックし、修正案を提示してくれます。
その他便利な機能:
- /ai 翻訳で外国語への翻訳、/ai トーンを調整で文章のトーン変更などが可能です。

無料トライアルについて

多くのNotionユーザーは、まずは無料トライアルで Notion AI の機能を試しています。

無料トライアルの利用: Notion の公式サイトから、またはアプリ内から無料トライアルを申し込むことができます。
トライアル期間: 通常、数日間から数週間のトライアル期間が設けられています。
トライアルで試せる機能: トライアル期間中は、Notion AI の多くの機能を実際に試すことができます。
トライアル終了後の注意点: トライアル期間が終了すると、Notion AI の機能は利用できなくなります。継続して利用したい場合は、有料プランへの加入が必要です。

Notion AI は、直感的な操作で誰でも簡単に使いこなせるように設計されています。

チームでNotion AIを活用してみよう

Notion AI は、個人の生産性を向上させるだけでなく、チームの情報共有とコラボレーションを大きく進化させる可能性を秘めています。ここでは、Notion AI をチームで効果的に活用し、情報共有をよりスムーズにするための具体的な方法をご紹介します。

1. 会議議事録の作成と共有を効率化

会議後、議事録を作成・共有するのは意外と手間がかかる作業です。 Notion AI を活用すれば、このプロセスを大幅に効率化できます。

議事録の自動要約: 長時間の会議内容も、Notion AI に指示すれば重要ポイントをまとめた要約を瞬時に作成できます。参加できなかったメンバーも、短時間で会議の内容を把握できます。
アクションアイテムの抽出: 議事録から Notion AI が自動的にアクションアイテムを抽出し、担当者や期日を紐付けて管理できます。タスクの抜け漏れを防ぎ、進捗管理を円滑に進めることが可能です。
議事録テンプレートの自動生成: Notion AI に会議のテーマや目的を伝えるだけで、議事録のテンプレートを自動生成できます。毎回同じ形式で議事録を作成する手間を省き、効率的な情報共有を促進します。

活用例:

チーム定例会議後、Notion AI に議事録の要約とアクションアイテムの抽出を指示し、参加者全員に共有。
プロジェクトのキックオフミーティング後、Notion AI に議事録テンプレートを作成させ、次回の進捗会議で活用。

2. チームのナレッジベースを構築・強化

チームで蓄積してきた知識やノウハウを、Notion AI を活用してより効果的に管理・活用できます。

FAQ 記事の自動生成・更新: 過去の質問や回答を基に、Notion AI が FAQ 記事を自動生成したり、既存の記事を最新の情報に更新したりできます。常に最新の情報が共有され、問い合わせ対応の負担を軽減します。
ドキュメントの分類・整理: 大量のドキュメントも、Notion AI が内容を理解し、適切なカテゴリに分類・整理できます。必要な情報に素早くアクセスできるようになり、情報検索にかかる時間を大幅に削減できます。
質問応答による情報アクセス向上: チームメンバーが知りたい情報を Notion AI に質問するだけで、関連するドキュメントや情報を提示できます。ナレッジベースの活用を促進し、チーム全体の知識レベルを向上させます。

活用例:

新メンバー向けに、Notion AI にトレーニング資料の要約を作成させ、オンボーディングを効率化。
過去のプロジェクト資料を Notion AI に分類・整理させ、類似プロジェクトの情報をすぐに参照できるようにする。
チーム内でよくある質問とその回答を Notion AI に FAQ 記事としてまとめさせ、新人教育に活用。

3. アイデア出しやブレインストーミングを活性化

Notion AI は、チームでの創造的な活動も強力にサポートします。

ブレインストーミングのアイデア出し: Notion AI にテーマを伝え、様々なアイデアを提案させることができます。これまでになかった視点からのアイデアが生まれ、議論を活性化させます。
アイデアの整理・分類: ブレインストーミングで出た大量のアイデアも、Notion AI が類似のアイデアをまとめたり、カテゴリ分けしたりすることで、効率的に整理できます。
アウトライン作成による議論の構造化: Notion AI に議論のテーマを伝え、アウトラインを作成させることで、議論の方向性を明確にし、より建設的な議論を促進します。

活用例: