当メディアでは度々AppSheetで何かを作ってみよう！という記事を出していますが、今回はタスク管理アプリを作ってみましょう。
AppSheetならスプレッドシート内のデータを読み込ませるだけで、一瞬でアプリが作れます。そこからちょこちょこ機能を追加するだけなので簡単です。その他、AppSheetで作るメリットなども解説するので、ぜひ最後までご覧ください。
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AppSheetとは？なぜタスク管理アプリの内製化に最適なのか？
AppSheetは、Google Workspace（旧G Suite）のユーザーであれば、プログラミングの専門知識がなくても、業務に必要なアプリを自分で作れる、ローコード・ノーコード開発ツールです。
スプレッドシート内のデータから10秒くらいで大まかなアプリ画面を作成してくれますし、機能を追加したり細かな調整だって簡単にできます。
初めてアプリを作る人でもほんの少し使い方を学ぶだけで作成できるので、非エンジニアでも業務アプリが作成可能。
ローコード・ノーコード開発とは？
ローコード・ノーコード開発とは、従来のシステム開発のように、複雑なプログラミングコードを記述する代わりに、あらかじめ用意された部品や機能を組み合わせてアプリを開発する手法です。これにより、開発にかかる時間やコストを大幅に削減し、専門的な知識がない方でもアプリ開発に取り組むことが可能になります。
Appsheetでタスク管理アプリを作りメリットって？
なんでAppsheetでアプリを作らないといけないの？という疑問に対するアンサーは以下のとおり。
- コストを抑えて開発できる: AppSheetを使えば自社内でアプリ開発ができるため、開発コストを大幅に削減できます。GoogleWorkspaceに入っていれば無料です。
- スピーディーに開発できる: ほんの少しチュートリアルで勉強すれば1~2時間で実用的なアプリが作れます
- 柔軟なカスタマイズができる: AppSheetは自社の業務プロセスやチーム構成に合わせて、自由にアプリをカスタマイズできます。
- チームでの利用が簡単: AppSheetで作ったアプリは、チームメンバーと簡単に共有できます。メンバーごとに権限を設定したり、共同でアプリを編集したりすることも可能です。
- 保守がしやすい: ローコード・ノーコードで開発されたアプリは、修正や機能追加も比較的容易です。そのため、システム運用保守の負荷を軽減できます。
簡単に早くアプリが作れるし、多くの企業でGoogle workspaceは導入されていると思うので、コスト的な面で優秀なツールなんですよね。
ただ、大掛かりで複雑な機能を持つアプリが作りたい…という場合はMicrosoft 365についてくるPowerAppsというアプリ作成ツールの方がいろいろやれたりします。
Power Appsについては以下でまとめているので、ぜひご覧ください。
AppSheetで作るタスク管理アプリの基本機能
AppSheetを使って、チームの業務効率を大きく向上させるタスク管理アプリを作成できます。ここでは、タスク管理アプリに必要な基本機能と、その具体的な内容について解説します。
タスク管理アプリに必要な基本機能
- タスクの登録・編集機能
- 新しいタスクを登録するためのフォームを作成できます。
- タスク名、詳細、期日、担当者などの情報を入力できます。
- 登録済みのタスクを編集したり、削除したりできます。
- 担当者のアサイン機能
- タスクごとに担当者を設定できます。
- 担当者は、自分の担当タスクを一覧で確認できます。
- 担当者が変更になった場合も、簡単に再設定できます。
- 優先度設定機能
- タスクの重要度に応じて、優先度を「高」「中」「低」などで設定できます。
- 優先度によってタスクをソートしたり、絞り込んだりできます。
- 緊急度の高いタスクを優先的に処理するのに役立ちます。
- 進捗状況管理機能
- タスクの進捗状況を「未着手」「進行中」「完了」などのステータスで管理できます。
- タスクの進捗状況は、担当者が更新したり、システムで自動的に更新するように設定することも可能です。
- 進捗状況を一覧で表示し、プロジェクト全体の進捗を把握できます。
- 期日設定機能
- タスクごとに期日を設定できます。
- 期日が迫っているタスクをアラート表示させることができます。
- 期限切れのタスクも一覧で確認でき、タスクの遅延を防ぐことができます。
- コメント機能
- タスクごとにコメントを投稿できる機能です。
- タスクに関する疑問点や進捗状況などを共有できます。
- チームメンバー間のコミュニケーションを円滑にするのに役立ちます。
- ファイル添付機能
- タスクに関連するファイルを添付できます。
- 仕様書やデザインデータなど、必要な情報をタスクに紐づけて管理できます。
- ファイル共有の手間を省き、タスクに関する情報を一元的に管理できます。
- 検索・絞り込み機能
- タスク名や担当者、期日などの条件でタスクを検索できます。
- 特定の条件でタスクを絞り込んで表示できます。
- 必要なタスクを素早く見つけ出すことができます。
これらの基本機能を備えたタスク管理アプリを作成すれば、チームでのタスク管理が効率化され、メンバー間の情報共有も円滑になります。
AppSheetで簡単なタスク管理アプリを作ってみよう
AppSheetを使えば、プログラミングの知識がなくても、比較的簡単にタスク管理アプリを開発できます。ここでは、簡易的なタスク管理アプリを作ってみましょう。
1．Google スプレッドシートでデータ準備
まず、AppSheetのデータソースとなるGoogle スプレッドシートを準備します。といっても今回は簡易的なアプリ作成なのでそこまでデータはいりません。
- タスクID
- 適当に数字を入れて下さい
- タスク名
- 詳細
- ステータス
- 未着手、完了なんでもよいです
スプシ内の拡張機能→AppSheet→アプリを作成から、アプリを作成します。入力したデータ内容をもとにAppSheet側が自動でUIなどを作ってくれるので、本当に簡易的なモノであればこれで完成です。
タスク管理アプリの6割くらいはこれで完成です。あとは細かな点をブラッシュアップするだけ。
2．もっと使いやすくするために見栄えや機能を調整する
Dataタブに行き、タスクIDのInitial Valueに「=UNIQUEID()」と入力しましょう。これでランダムにタスクIDを決めてくれます。
また、ステータスのInitial Valueに”未着手”と入れておくことで、最初から未着手のステータスが選ばれた状態になるので便利です。
タスクを入力する画面はこんな感じ。これで作成画面は終了です。
トップ画面下部のアイコンや名前を変えたいので、左側のサイドバーのスマホのアイコンからViewsに飛びます。下にスクロールしDisplay nameに「自分のタスク」と入力。ついでにアイコンもそれに合わせて変更しましょう。
＋ボタンから適当な新規タスクを作ってみましょう。今回は名古屋出張のタスクを作りました。
このままだと殺風景な見た目なので、Setting→Theme＆Brandに行き、ロゴやテーマカラーを変えてみます。今回はティファニーブルーにしてみました。
これで終わりでも良いのですが、未完了のタスクだけを表示させる機能をつけたいので、Data→タスク一覧の横の＋ボタンでSliceを作ります。
未完了のタスクだけを表示させるには、以下のように設定し、「Row filter condition」の欄に[ステータス]<>”完了”と入力しましょう。これで未完了のタスクだけ表示されます。
左側のサイドバーのスマホのアイコンからViewsに飛びましょう。PRIMARY NAVIGATIONを新規で作り、以下のように設定します。
- View name 未完了のタスク
- For This data 未完了のタスク（先ほど作ったやつ）
あとはタスクを完了させられるボタンを付けたいので、Action→タスク一覧の横の＋ボタンを押しましょう。
Action Nameには完了すると入力。For a record of this tableはタスク一覧を選んでください。
また、Set these columnsの欄でAddを押し、ステータス＝完了と設定してあげます。
Do thisでは「Data:set the values of some columns in this row」を選択。
Behaviorの中のOnly if this condition is trueの欄では[ステータス]=”未着手”と入力することで、未着手以外の状態でボタンが押せないようにできます。
あとは適宜アイコンを変えてください。
実際に動かしてみると…。Appsheet でアプリ作成というタスクないで、完了ボタン（サムズアップのアイコン）を押してみます。
するとステータスが完了に代わるので、未完了タスクの欄では表示されなくなります。
割と使いやすいアプリになった気がします。ここまで20分かかるかかからないか程度なので、もう少し機能を追加するとしても大した時間はかかりません。ぜひ、チャレンジしてみてください。
AppSheetとGoogle Workspace連携のメリット
AppSheetの強みは、Google Workspaceとの親和性が非常に高いこと。
Google スプレッドシートをデータソースとして簡単に連携できるだけでなく、Google カレンダーやGoogle Chatなどの他のGoogle Workspaceサービスとの連携も可能です。
Google スプレッドシート連携のメリット
- データ管理の容易さ: Google スプレッドシートは、多くの人が使い慣れているツールです。AppSheetのデータソースとしてスプレッドシートを活用することで、データの入力、編集、共有が簡単に行えます。
- リアルタイム同期: AppSheetとGoogle スプレッドシートはリアルタイムで同期されるため、アプリとスプレッドシートの両方で常に最新の情報を共有できます。
- 既存データの活用: すでにGoogle スプレッドシートで管理しているタスクリストを、AppSheetのアプリでそのまま利用できます。
Google カレンダー連携によるスケジュール管理
- 期日の自動登録: AppSheetで設定したタスクの期日を、Google カレンダーに自動的に登録できます。これにより、タスクの期日を忘れることを防ぎ、スケジュール管理を効率化します。
- チームメンバーのスケジュール共有: Google カレンダーでチームメンバーのスケジュールを共有することで、タスクの割り当てや進捗確認をスムーズに行えます。
- リマインダー機能: Google カレンダーのリマインダー機能を使えば、タスクの期日が近づいたときに通知を受け取ることができます。
Google Chat連携によるチーム内コミュニケーション
- タスク更新通知: タスクのステータスが更新されたときや、新しいコメントが追加されたときに、Google Chatでチームメンバーに通知を送ることができます。これにより、タスクの進捗状況をリアルタイムで共有し、コミュニケーションを活性化できます。
- タスクに関する議論: Google Chatのグループチャットを利用して、タスクに関する議論や情報共有を効率的に行えます。
このように、AppSheetとGoogle Workspaceを連携させることで、タスク管理アプリは、単なるタスク管理ツールから、チーム全体のコラボレーションを加速させる強力なプラットフォームへと進化します。
まとめ
AppSheetが使いこなせれば日々の業務がもっと円滑に進むかもしれません。有能なアプリが作れればペーパーレスだって進みますし、上司からの評価も上がるかも…！
何より自分で作ったシステムで毎日の作業がもっと楽になるって、すごい面白いと思います。もっとこうしようかな、この機能があったらいいよね、、など創作意欲がわくでしょう。直感的に構築できるので、コードとにらめっこすることはあまりないはずです。
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