社内システムの作り方とは？内製化の方法や手順、NGな作成方法を解説！

社内システムの導入は、業務効率化や生産性の向上につながり、増収・増益を実現できます。しかし、自社に最適化した社内システムの作り方を採用しなければ、ムダなコストや労力がかかることをご存じでしょうか。

本記事では、社内システムの種類や導入手順、内製・外注での作り方を解説します。記事後半では、NGな社内システムの作り方も紹介しているので、失敗を避けるためにも導入する際には意識してみてください。

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社内システムとは？

社内システムとは、文字通り社内で利用するシステムのことです。データの管理やコミュニケーションの円滑化など、生産性を向上するために活用されています。

社内システムは、管理や統合などに使われる「基幹システム」と、業務を支援する「業務システム」の2つに大きく分けられます。

具体的には、以下のようなシステムがあります。

• ERP
• CRM
• ワークフローシステム
• 勤怠管理
• 人材管理
• 生産管理
• 在庫管理
• 販売管理
• 会計管理
• 倉庫管理

社内システム作成の目的と必要性

社内システムの導入は、売上の増加や顧客満足度の向上などに直接つながるわけではありません。ここでは、社内システムの必要性と導入する目的を解説します。

なぜ社内システムが必要なのか？

社内システムの利用が、直接的に利益を生むとは限りません。しかし、社内業務の円滑化や生産性の向上が実現し、間接的に利益を生む可能性があります。

例えば、社内システムの利用により業務効率化が実現し、顧客に短納期で製品を渡すことができれば、顧客満足度が向上します。これにより顧客のリピートが得られれば、社内システムの導入が間接的に利益となります。

また、近年はデータの重要性が高まっていますが、適切なデータ管理は社内システムの導入により実現可能です。社内システムによりデータ活用が推進すれば、急速に変化する市場や顧客のニーズに対して柔軟に対応できるようになります。その結果、企業の生産性向上や利益の増加につなげられます。

社内システムを導入する目的

社内システムは、以下のような取り組みを推進する目的で導入されます。

• データの一元管理化
• 単純作業の自動化
• 在庫管理の適正化
• ペーパーレス化

これらは全て、業務効率化や生産性の向上につながり、企業を成長させます。

また、デジタル化においても社内システムは重要な役割を担います。近年、デジタル技術が飛躍的な発展を遂げていることもあり、多くの企業がデジタル化やDXを推進しています。

DXを推進するには、デジタル技術とデータを活用するシステムが必要です。デジタル化が必須となる今後、同時に適切な社内システムの導入も必須になるでしょう。

社内システム作成のメリット

市販されているパッケージシステムをそのまま社内システムとして利用することもできますが、自社に適したシステムを作成することもできます。

自社の状況に応じてカスタマイズできる

社内システムを作成することで、自社に適したシステムにカスタマイズすることが可能です。

自社で必要な機能が、全てパッケージシステムに含まれているとは限りません。カスタマイズすれば、自社が独自に行っている業務や確認もシステムに反映できます。

パッケージシステムの足りない機能を補い、自社に最適化すれば、より高度な業務効率化が図れるでしょう。

費用を抑えられる

社内システムを自社で作成すれば、費用を抑えて開発できる可能性が高くなります。

社内システム開発の全てを外注すると、内製よりも高額な費用がかかる傾向にあります。費用を抑えるには、一から社内システム開発を依頼するのではなく、既存のパッケージシステムを購入してカスタマイズのみ外注したり、内製したりすることが重要です。

費用を可能な限り抑えたい場合には、パッケージ開発や内製を考えてみてください。

社内の開発ノウハウが増える

自社でシステムを作成することで、社内に開発のノウハウが蓄積されます。開発の知見が増えれば、異なるツールを開発する際にもそのノウハウを活かすことができるため、システムの内製が容易になります。

また、開発の知見があれば、システムのエラーやバグに対応することが可能です。社内でのトラブル対応が可能になれば、コストをかけずに業務を迅速に再開できるようになります。

社内システム作成のデメリット

社内システムの作成には、以下のようなデメリットもあります。

• 社員内に周知しないと使われない可能性がある
• 慣れるまでに時間がかかる

社員内に周知しないと使われない可能性がある

社内システムを作成しても、社員が使い方や用途を理解できなければ、使われない可能性があります。システムについて理解が浅ければ、新しいことを覚えるよりも、これまでのやり方で業務をこなしたほうが楽だと考えるのは仕方のないことです。

導入・開発した社員が、システムの使い方や用途、利用するメリットを正確に伝え、社員に「使いたい」「使ってみたい」と思わせる必要があります。研修や勉強会などを開催して、社員にシステムの使い方や効果を伝えるなどの工夫を施しましょう。

慣れるまでに時間がかかる

大幅な業務効率化が図れるシステムでも、使い慣れていなければ効率が下がることもあります。初めから業務効率化が図れるわけでないことに注意が必要です。

慣れるまでの時間を短くし、いち早く業務効率を向上するためには、研修や勉強会などの開催が効果的です。業務効率を最大限高めるためにも、社員が早く使いこなせるようになる施策を講じましょう。

社内システムの作り方【内製化】

社内システムを内製するには、ノーコード・ローコードツールを利用する方法や、フルスクラッチで開発する方法があります。

それぞれの概要やメリット、デメリットを解説します。

ノーコード・ローコードツールを使用する

ノーコード・ローコードツールを利用すれば、プログラミングの労力を削減して社内システムを開発できます。

ノーコードツールとは、コーディングを一切しなくてもシステムを構築できるツールを指します。ローコードツールとは、少しのコーディングでシステムを構築できるツールです。

ノーコード・ローコードツールでの開発は、高度なプログラミング知識が必要ないため、簡単に社内システムを構築できます。業務のことを最も理解している現場の人員がシステムを構築することで、社内システム導入の効果を最大限に高められます。

現場に即したシステムを低コストで素早く作成できるため、容易に業務改善を図れます。

しかし、プログラミングをしない分、高度なカスタマイズはできないため、機能や性能で妥協しなければならないこともあります。

オリジナルシステムを構築する

フルスクラッチで一からオリジナルシステムを構築することで、自社に最適なシステムを構築することができます。

オリジナルシステムを開発する場合は、機能や性能、カスタマイズの制限がありません。また、自社の業務フローに合わせたシステムを設計できます。

しかし、スクラッチ開発には大きな労力がかかるため、高コスト・長納期になりやすいというデメリットもあります。業務効率化の費用対効果や社内リソースなどを考慮し、開発方法を選択しましょう。

社内システムの作り方【外注】

社内システムの開発を外注する場合、基本的にはパッケージ開発かフルスクラッチ開発のどちらかを選択します。

システム開発会社に依頼する

社内システムの構築をシステム開発会社に依頼することで、労力をかけずに最適なシステムが得られます。開発経験が豊富な企業に依頼すれば、一定の品質が期待できるでしょう。

自社に最適なシステムを少ない労力で得られる反面、必要なコストは大きくなりやすい傾向にあります。自社に適したパッケージシステムがない場合や、コストをかけてでも最適なシステムが必要な場合に有効です。

パッケージ製品を使って構築する

パッケージ製品を基にして、社内システムを構築する手法もあります。このようにパッケージ製品をカスタマイズしてシステムを構築する手法を「パッケージ開発」といいます。

パッケージ開発は、パッケージシステムの利用によりコストを抑えつつ、カスタマイズにより最適化を図ります。フルスクラッチ開発に比べるとカスタマイズ性は劣りますが、コストパフォーマンスの高い開発手法です。

パッケージ開発の詳細や事例は、以下の記事で解説しています

社内システムを構築する手順

一般的に社内システムは、以下の手順で構築します。

事前準備：開発体制の構築
1. 要件定義
2. 設計
3. 開発
4. テスト

事前準備：開発体制の構築

社内システムを構築するためには、開発チームを組む必要があります。メンバーが担当する業務やチェック体制などを厳密に決めておかなければ、作業の重複や責任範囲の誤解などの問題が生じます。

そのため、役割分担や業務の進め方など、事前に決められることは決めておき、開発をスムーズに進められるよう準備しておきましょう。

1. 要件定義

社内システムを導入する目的に沿って、要件を決定します。ここで決めた要件を基にシステムを構築するため、不足や漏れがあればあるほどシステムの完成度が低くなります。

もちろん、デプロイ前であれば要件を追加することもできますが、修正の負荷が大きくなるため、納期の遅れやコストの増大につながる可能性が高くなります。現場へのヒアリングや分析を行い、できるだけ要件の漏れがないようにしましょう。

2. 設計

要件を基に、搭載する機能や性能を決定します。システム開発における設計は主に2種類あり、機能や性能などユーザー目線の「基本設計」と、プログラム内容を記載するエンジニア目線の「詳細設計」があります。

どちらも大切な要素ですが、基本設計は特に重要です。ユーザーが利用する機能やGUIに直接影響するため、慎重に検討しましょう。

3. 開発

詳細設計書が完成すれば、実際にプログラムを組んで開発します。

4. テスト

開発が終われば、要件を満たしているかをテストします。機能が正常に動いているか、実務をこなすうえで不自由な点はないか、などを丁寧に確かめましょう。

特に、非機能要件は確認漏れが起こりやすいため、注意が必要です。非機能要件のテストには、以下のようなものがあります。

• パフォーマンステスト
• ラッシュテスト
• ストレステスト
• 災害対策テスト
• ペネトレーションテスト
• インシデントレスポンステスト

非機能要件を満たしていないと、脅威への対応力や処理速度の低下などを引き起こしやすくなります。

NGな社内システムの作り方

以下のように社内システムを構築すると、効果が低くなる可能性が高くなります。

• 現場の声を聞かないで進める
• 関係するほかの部門への影響を考えない
• UI/UXがきちんと考えられていない

それぞれのデメリットや解決策を解説します。

現場の声を聞かないで進める

開発したシステムを利用するのは、現場の従業員です。最大限の効率化を図るには、現場のみが知っている特殊な事情なども考慮する必要があるため、必ず現場の声を聞くようにしましょう。

また、経理を知らないエンジニアが、現場に即した経理システムを開発するのは困難です。現場が抱える課題を可能な限り解決するためにも、現場へのヒアリングや調査は必ず行いましょう。

関係するほかの部門への影響を考えない

新たなシステムの導入が、ほかの部門に悪影響を及ぼすことがあります。例えば、システムの変更によりデータの形式が変われば、ほかの部署でデータが見られなくなるかもしれません。

このような事態を防ぐためには、ほかの部門との互換性を確認したり、他の部門に確認を取ったりする必要があります。また、部門ごとにシステムを変えるのではなく、全社的にシステムを更改するのも一つの手です。連携性の向上やデータの一元管理などが実現し、全社的なシステムの最適化が図れます。

UI/UXがきちんと考えられていない

ユーザーがシステムを快適に利用できるよう、操作性や視認性を表すUI（ユーザーインターフェース）と、システム上のあらゆる体験を表すUX（ユーザーエクスペリエンス）を高める必要があります。

どんなに優れた機能を搭載していても、操作性が悪いことが原因で利用されなければ、優れた機能はムダになります。性能と機能を最大限発揮し、業務効率化を推進できるよう、UIとUXに優れたシステムを開発しましょう。

まとめ

社内システムは作り方によってコストや開発期間が大きく変わります。導入の目的や状況に応じて適切な開発手法を選択しましょう。

ファンリピートでは、ノーコード・ローコード開発を活用したシステム開発の内製化を支援しています。高品質な社内システム開発を低コスト・短納期で実現します。

ご相談は無料で承っておりますので、社内システムの導入を考えている方は、お気軽にお問い合わせください。