意外と知らない？エクセル（Excel）の同時編集をリアルタイムでする方法

エクセル（Excel）のブック共有とは、複数のユーザー間でファイルを共有して同時編集ができる機能です。設定により、読み取りや編集権限を付与可能。リアルタイム更新ができるため、作業がスムーズに進むのがメリットです。

とても簡単なので、ぜひお試しを。

Excelでリアルタイム共同編集をしてみよう

Excel で同時編集する方法はめちゃくちゃ簡単。今回はExcel ファイルの中のこの部分を共同編集できるようにします。

右上の共有をクリック。

誰に共有するか？を決めましょう。共有相手のメールアドレスを入力して追加し、「送信」を押せばOK。

共有メールが来た側にはこのように通知されます。送られた側は「開く」を押して自分のアカウントでログインしましょう。

共有された相手のことはこんな感じで表示されます。

共有をやめたい場合はアドレス横のゴミ箱マークを押せば大丈夫です。

Excelで同時編集を行うための3つの方法

Excelで複数人が同時に編集作業を行う方法は、主に以下の3つがあります。

OneDriveまたはSharePointを利用する方法

OneDriveまたはSharePointは、Microsoftが提供するクラウドストレージサービスです。このサービスを利用することで、Excelファイルをクラウド上に保存し、複数人で同時に編集することが可能になります。最も一般的で、安定した同時編集方法と言えるでしょう。

特徴:

• リアルタイム共同編集: 複数ユーザーが同時にファイルを開き、リアルタイムで編集内容が反映されます。
• 自動保存: 作業内容は自動的に保存されるため、手動での保存操作は基本的に不要です。
• バージョン履歴: 過去の編集履歴を確認できるため、誤って変更した場合でも復元が可能です。
• アクセス権限の設定: ファイルへのアクセス権限を細かく設定できるため、セキュリティ面も安心です。

利用手順:

1. ファイルをOneDriveまたはSharePointにアップロード:
   • デスクトップ版Excelでファイルを開き、「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択します。
   • 保存場所として「OneDrive」または所属する組織の「SharePoint」を選択し、ファイルを保存します。
   • または、WebブラウザからOneDriveまたはSharePointにアクセスし、ファイルを直接アップロードすることも可能です。
2. ファイルを共有する:
   • OneDriveまたはSharePoint上で、同時編集したいExcelファイルを選択します。
   • ファイルを右クリックし、「共有」を選択します。
   • 共有したい相手のメールアドレスを入力し、アクセス許可レベル（編集可能または閲覧のみ）を選択します。
   • 必要に応じてメッセージを追加し、「送信」をクリックします。
   • 共有リンクを作成して、それを共有することも可能です。
3. 共同編集を開始する:
   • 共有されたユーザーは、共有リンクをクリックするか、自身のOneDrive/SharePointからファイルを開きます。
   • 複数人で同時にファイルを開くと、他のユーザーがどのセルを編集しているかが色分けされたカーソルで表示されます。
   • 各ユーザーが行った変更は、リアルタイムで他のユーザーの画面にも反映されます。

注意点:

• インターネット接続が必要: 常に安定したインターネット接続が必要です。接続が不安定な場合、編集内容の同期に遅延が発生する可能性があります。
• Microsoftアカウントが必要: 共同編集を行うユーザーは、Microsoftアカウントを持っている必要があります。
• ファイルの競合: ごくまれに、同時に同じセルを編集した場合などに競合が発生する可能性がありますが、通常はExcelが自動的に処理します。

Excel for the web（ブラウザ版Excel）を利用する方法

Excel for the webは、Webブラウザ上で利用できるExcelのオンライン版です。Microsoftアカウントがあれば誰でも無料で利用でき、インストール不要で手軽に同時編集が可能です。

特徴:

• インストール不要: Webブラウザがあれば、どのデバイスからでもアクセスして利用できます。
• リアルタイム共同編集: OneDrive/SharePointと同様に、リアルタイムで編集内容が反映されます。
• 自動保存: 作業内容は自動的に保存されます。
• 基本的な機能は利用可能: デスクトップ版Excelに比べて機能は限定されますが、日常的な編集作業には十分な機能が備わっています。

利用手順:

1. ファイルをOneDriveにアップロード（または作成）:
   • WebブラウザでOneDriveにアクセスし、Excelファイルをアップロードします。
   • または、OneDrive上で直接新しいExcelファイルを作成することも可能です。
2. ファイルを共有する:
   • OneDrive上で、同時編集したいExcelファイルを選択します。
   • ファイルをクリックして開き、画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
   • 共有したい相手のメールアドレスを入力し、アクセス許可レベルを選択します。
   • 「送信」をクリックするか、共有リンクを作成して共有します。
3. 共同編集を開始する:
   • 共有されたユーザーは、共有リンクをクリックするか、自身のOneDriveからファイルを開きます。
   • 複数人で同時にファイルを開くと、他のユーザーの編集状況がリアルタイムで確認できます。

注意点:

• インターネット接続が必要: 常にインターネット接続が必要です。
• 利用できる機能が限定的: デスクトップ版Excelと比較して、利用できる関数や機能が一部制限されます。
• Microsoftアカウントが必要: 共同編集を行うユーザーは、Microsoftアカウントを持っている必要があります。

Microsoft 365 Appsの共同編集機能を利用する方法

Microsoft 365 Apps（旧称：Office 365 ProPlus）のデスクトップ版Excelには、直接共同編集を行うための機能が備わっています。この方法を利用するには、ファイルがOneDrive for BusinessまたはSharePoint Onlineに保存されている必要があります。

特徴:

• デスクトップアプリの豊富な機能: 高度な関数やグラフ作成機能など、デスクトップアプリならではの豊富な機能を利用しながら同時編集が可能です。
• リアルタイム共同編集: 他のユーザーの編集内容がリアルタイムで反映されます。
• 自動保存: 作業内容は自動的に保存されます。

利用手順:

1. ファイルをOneDrive for BusinessまたはSharePoint Onlineに保存:
   • デスクトップ版Excelでファイルを開き、「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択します。
   • 保存場所として、所属する組織の「OneDrive – 組織名」または「SharePoint – 組織名」を選択し、ファイルを保存します。
2. ファイルを共有する:
   • ファイルを開いた状態で、画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
   • 共有したい相手の名前またはメールアドレスを入力し、アクセス許可レベルを選択します。
   • 必要に応じてメッセージを追加し、「送信」をクリックします。
3. 共同編集を開始する:
   • 共有されたユーザーは、共有リンクをクリックするか、自身のOneDrive for BusinessまたはSharePoint Onlineからファイルを開きます。
   • 複数人で同時にファイルを開くと、他のユーザーの編集状況がリアルタイムで確認できます。

注意点:

• Microsoft 365 Appsの契約が必要: この機能を利用するには、Microsoft 365 Appsの契約が必要です。
• OneDrive for BusinessまたはSharePoint Onlineへの保存が必須: ローカルファイルや個人用OneDriveに保存されたファイルでは、この方法での同時編集はできません。
• インターネット接続が必要: 常にインターネット接続が必要です。

Excel同時編集についてのFAQ

ファイルがロックされているのですが？

• 他のユーザーに確認する: ファイルを開いている可能性のあるユーザーに連絡を取り、ファイルを閉じてもらうように依頼しましょう。
• ファイルの再起動を促す: ロックしている可能性のあるユーザーにExcelを完全に終了し、再度ファイルを開き直してもらうように伝えます。
• SharePointのチェックインを確認: ファイルがSharePointに保存されている場合、ファイルを右クリックして「チェックイン」オプションがあるか確認します。チェックインすることでロックが解除される場合があります。
• OneDrive/SharePoint OnlineのWeb版で確認: WebブラウザからOneDriveまたはSharePoint Onlineにアクセスし、ファイルを開いてみてください。Web版で開ける場合は、デスクトップ版のロックが原因である可能性が高いです。
• 時間を置いて再度試す: 一時的なロックである可能性もあるため、少し時間を置いてから再度同時編集を試してみてください。

インターネット接続が不安定

• インターネット接続を確認する: 他のWebサイトにアクセスできるかなど、インターネット接続が正常に機能しているか確認してください。
• ルーターを再起動する: Wi-Fiルーターの電源を入れ直すことで、接続が改善される場合があります。
• 有線接続を試す: 可能であれば、Wi-Fiではなく有線LANケーブルで接続してみてください。より安定した接続が期待できます。
• 接続状況の良い場所に移動する: Wi-Fiの電波が弱い場合は、ルーターに近い場所に移動するなど、接続状況の良い場所で作業してください。
• 他のアプリケーションを閉じる: 帯域幅を多く消費する他のアプリケーション（動画ストリーミング、オンラインゲームなど）を閉じると、Excelの同期がスムーズになることがあります

Excelのバージョンが古いと出ます

• 最新バージョンのExcelにアップデートする: Microsoft 365を利用している場合は、最新バージョンにアップデートすることで、最新の同時編集機能が利用できるようになります。
  • 手順（デスクトップ版Excel）： 「ファイル」タブ > 「アカウント」 > 「更新オプション」 > 「今すぐ更新」を選択します。
• 共同編集者にバージョンを確認する: 他の共同編集者のExcelバージョンを確認し、必要であればアップデートを促しましょう。
• Excel for the webを利用する: もしデスクトップ版のバージョンが古い場合は、ブラウザ版のExcel for the webを利用することで、比較的スムーズに同時編集できる場合があります。

まとめ

Excelのブック共有とは、複数のユーザーが同じファイルを同時に読み取り・編集できる機能です。編集権限やパスワードの設定もできるため、セキュリティ面も考慮して利用できます。

複数人で作業する際に、ファイルのやり取りをせずに、効率よく進められます。

本記事で解説したエクセルのブック共有機能の使い方を理解して、業務の効率化につなげてください。