人手不足と働き方改革を背景に、企業のシステム活用による業務改革が加速しています。しかし、多くの企業が「どこから手をつけていいか分からない」という課題に直面しています。
システム化を成功させるには、事前に業務の現状分析、必要な機能の洗い出し、関係部署の合意が不可欠です。準備不足は大きな投資の無駄につながる可能性があります。
本記事では、社内業務のシステム化における具体的な方法、メリット、費用について解説。業務効率化を目指す企業の皆様に、実践的なヒントをお届けします。
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社内業務のシステム化とは？
社内業務のシステム化とはシステムを利用した業務の効率化を意味しています。紙を使った業務や人がやらなくてもいい業務をシステムを活用して「ムリ、ムダ、ムラ」を解消し、より効率的に業務を行う仕組みを作ることです。
システム化を行うためには構築に開発費が必要となりますが、システム導入後の作業時間削減や残業削減によるコスト削減と従業員の生産性向上による業績向上が実現します。
社内業務の中で最もシステム化されやすい部分というのは、毎日行う作業で単純作業にも関わらず、面倒な作業をして時間をかけている業務が対象となります。
- 勤怠管理
- 経費精算
- 請求書発行など
例えば、全従業員からの経費精算シートが紙で送られ、それを経理担当がExcelに全て転記しているなど、誰でもできるような単純作業はわざわざ人が時間をかけるべきものではない無駄な作業なのでシステム化の対象となります。
このように社内業務のシステム化とは社内に存在する無駄を見つけ出し、人間が行うのではなく、作業をシステムに置き換えることで人件費削減と生産性向上を見出していくことを指します。
社内業務をシステム化する方法
システム化を実現するには実に多くの作業が必要でシステム化する対象が大きくなればなるほど、やらなければいけない作業が増え、比例して関わる人間も多くなり、様々な利害関係のもと開発を行う形となります。
システム化をする方法は複数存在し、自社の状況や体制、予算の３つの要素を基に最適なシステム化の方法を選択する必要があります。
社内でのシステム内製化
最もコストがかからず、手間が少ないのがシステムを自社開発する方法です。社内の情報システム部に依頼をし、社内だけでシステム化を完結するパターン。
これは潤沢なリソースを持つ大手企業が行う方法で外部の開発会社やパッケージシステムを使わずに社内リソースを活用し、開発コストを抑えつつ、自社オリジナルのシステムを開発する手法です。
- メリット : 社内の人材が開発を行うため、開発費を抑えることができ、かつ社内の業務知識を持った人間が行うので、業務を理解していない外部の人間が行うよりも実際の業務に即したシステムが開発できる点です。
- デメリット : システムの内製化は社内の人材に依存してしまうため、開発責任者のスキルセットにシステムの出来栄えが左右されるリスクがあります。
また、システム完成後に責任者が退職や転職をした場合はシステムを誰も改修できなくなるリスクが存在します。
システム開発会社に開発を委託
2つ目の方法は外部のシステム開発会社にシステム開発を委託する方法です。
システム開発を生業としているプロに委託することで、開発費は内製化よりも高くつきますが、社内に開発できるリソースが不足している場合やそもそも情報システム部がない中堅・中小企業にこの方法が向いています。
開発費は高くなりますが、システム開発を依頼することで本来社内でやらなければならないシステム化に必要な作業を代わりにやってくれるので、通常業務と並行して行う場合に社内の手間を大きく省くことができます。
ただし、システム開発会社は依頼されるシステム化部分の業務を理解していないため、開発を委託する際に開発会社にシステム化をする対象業務・解決したい課題・どういうシステムにしたいかを説明する必要があります。
パッケージシステム導入
3つ目の方法はシステム会社が提供しているパッケージシステムを購入して導入することです。
パッケージシステムはシステム会社が特定領域の業務を効率化するための機能を1つにまとめたものをパッケージとして販売・提供しているものです。
パッケージシステムは既にシステム開発されたものを購入し、すぐに利用する形なのでシステム開発をする手間がありません。購入して、初期設定をすれば利用ができるので最も手軽でシステム化までの時間が短い方法です。
ただし、あくまでもシステム会社が一般的な業務を独自にシステム化したものがパッケージソフトであるため、全ての機能が全ての企業の業務にマッチしているわけではありません。
そのため、自分たちの業務ルールと違う部分がある場合、システムをそのまま利用することができず、逆にシステムを利用するために無駄な作業が発生する恐れがあります。
パッケージシステムのカスタマイズは可能ですが、カスタマイズのために追加費用と時間がかかるため、昨今ではパッケージシステムを導入する会社は減少傾向で自社オリジナルでシステム開発をする会社が増えています。
社内業務をシステム化するメリット
社内業務をシステム化して得られるメリットで最も大きなメリットはシステムを利用することで作業時間を短縮し人件費を削減することですが、それ以外にもシステム化には多くのメリットが存在します。
ここでは社内業務のシステム化によるメリットを紹介していきます。
情報共有
システムがない場合、営業担当は外出をすると在庫情報、注文履歴情報などが確認できず、常に会社に電話をしたり、メールをしないと業務のために必要な情報を知ることができず、確認の電話を受ける事務員の手間も増えます。
しかし、営業管理システムが社内にある場合は営業は社内に電話やメールをせずとも自分でシステムからすぐに情報を引っ張り出すことができるので、お客様にすぐ返答が可能になります。
同時に事務担当も営業からの問い合わせに時間を割く必要がなくなるので、両者の業務を効率化することに繋がります。
作業時間削減
1日は8時間しか存在せず、この8時間をいかに効率よく働いて、残業をせずに仕事を終わらせるかが従業員に求められています。しかし、利益を生み出さない書類作成のために何時間も内勤作業をしているのは非効率の塊です。
人間の手で1時間かけて作業をしているものもシステム化をすれば、半分以下の時間で人の手をかけずに作業を終えることができます。
人がやる価値のない仕事をシステム化することで作業時間を短縮し、短縮した時間で本来人間がすべきコアな業務に注力してもらうことができます。
ヒューマンエラーの防止
どれだけ優秀な人間でも必ずミスをしてしまうものです。しかし、システムは違います。命令されれば命令された内容を何千回でも失敗することなく作業することが可能です。
そのため、決算資料などの数字を扱う業務をシステム化すると人間の手が入らないことでヒューマンエラーの発生がなくなり、かつ悪意のある数字の不正操作ができないので、より信頼性のある数字をシステムが生み出してくれます。
ヒューマンエラーを防止すると共にミスが減るということは人間が間違えて手戻り作業をする必要がなくなるので残業を防ぎ、人件費を減らすことにも繋がります。
社内業務をシステム化する上での課題
社内業務をシステム化する際には乗り越えなければならない課題があり、これらの課題への対策や準備を怠るとシステム化の失敗という結末に繋がります。
この課題はシステム化を行う際に必ず発生する共通のものなのでシステム化を検討している方は当てはまらないかの確認をしてください。
システム化を牽引できる人材がいない
システム化をするにあたっては内製化でも開発会社に委託をするでも最低限、社内で用意をしなければならないものがあり、関係各所からの声を集めて、全員の合意が得られるシステムにまとめあげる必要があります。
その他にも業務への理解はさることながら、システム開発の知識も必要であり、両方を兼ね揃えた人材は大手企業であってもなかなか見つかりません。
これらの要素を持った人材がいない場合、システム化が停滞するもしくは完成したシステムが全く使い物にならない事態になりかねません。
現場の声がシステムに反映されない
システム化をする場合、エンジニアが手を動かす開発段階よりもどういうシステムを作るのかという前段階の準備がシステム化成功のための重要な要素となります。
この前段階では業務を整理し、どこに課題があり、どういう業務フローにすれば効率化ができるかという整理を行いますが、この整理はただ業務の流れを並べるだけでなく、より詳細に落とし込む必要があります。
そのためには業務を行う現場の従業員や部署、関係者の協力が必要不可欠ですが、多くの場合は現場の声を聞かず、声を取り入れずに話が進んでしまうため、本当の業務の流れに即していない設計書が出来上がってしまいがちです。
現場の声や業務の本質が入っていないシステムの設計図では当然のように完成後に全く利用することができないシステムになってしまいシステム化失敗につながります。
開発者との意思疎通が十分にできない
開発会社にはより詳細の説明をすることが発注者には求められます。開発をする当事者は大抵の場合、現状がどういう業務で、どこに問題があり、どういう改善をシステムに望んでいるのかを把握していません。
そのため開発を依頼する側は開発者と必要以上に意思疎通を図ることが重要ですが、社内の調整だけで手いっぱい、もしくは開発者への情報共有、意思疎通ができる人材がおらず、任せっきりになる場合があります。
この課題はただ伝えるだけなら誰でもいいのですが、そうではなくシステム開発をする開発者が分かる技術的な言葉に変換してシステムに望む機能などを伝える必要があり、ある程度のスキルを持った人間が必要となります。
社内業務のシステム化にかかる費用相場
仮に社内業務のシステム化をシステム開発会社に依頼した場合は通常の部署単体だけの小さいシステムの場合でも数百万円からの費用が必要となります。
システム化のための費用は開発者であるエンジニアの単価と投入される人数、開発期間によって大きく左右されるので開発期間が長ければ長いほど、開発費用が多く必要となります。
社内の基幹システムのような巨大なシステムの場合は開発に何カ月もの時間がかかるため費用が大きく跳ね上がります。
システム化の費用を安く抑えるポイントは1度に全てをシステム化することを避けることです。1度で全てをシステム化しようとすると、開発期間はもちろん、開発の準備や社内整理のための作業も比例して増加します。
手間はもちろんですが、開発中にもしも漏れがあった場合、全てがやり直しになり、膨大な時間を無駄にすることになります。
小さいシステムの開発を行い、システム開発の成功体験を得てから少しずつ、着実にシステム開発をすることで、失敗のリスクを下げると共に開発コストを圧縮することが可能です。
まとめ
この記事では社内業務システム化の方法からメリット、費用感を紹介してきましたが、人手不足やコスト削減の観点から社内業務のシステム化が必須となっていくことが予想されます。
人海戦術の業務をシステム化することで、今までの無駄な時間を他の作業に回すことで業務が効率化され、よりコアな業務に時間を使うことが可能となります。
システムを活用するかしないかで企業の業績にも大きな影響を及ぼすため、経営陣にはシステムを活用した社内改革が迫られています。
