2024.4.18 2024.9.3

RFPとは？提案依頼書の目的・作成時のポイント・注意点まで解説

2024 9/03

RFP（提案依頼書）とは、システム開発・導入時に重要な役割を持つ書類のことです。RFPがあることで、実現したい開発の要件を正しく周知します。

しかしながら、RFPについてなんとなく知っていても、自信を持って理解していると言う方は多くありません。

特に、IT業界に転職したばかりの方や非エンジニアの方にとっては、そもそもRFPについて教わる機会すらない場合もあります。そのため「最近になって初めて知った」という方もいるでしょう。

そこで本記事ではノーコード・ローコード開発を手掛けるBOLTが、RFP（提案依頼書）とはなにか、目的・作成時のポイントを含めてイチから解説します。

RFPについて正しく理解をしたい方や、現在新たなプロジェクト開始に向けてRFPを含めた準備が必要なご担当様は、ぜひ最後までご覧ください。

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RFP（提案依頼書）とは？目的・メリット・デメリット

RFPとは「Request for Proposal」の略称で、日本語訳で「提案依頼書」のことです。

つまり、「提案を依頼する書類のこと」ですが、誰に何を提案するかというと、

誰が（依頼元）：自社の開発部門（開発プロジェクト）が
何を（依頼内容）：自社の課題を解決するシステムの提案を
誰に（依頼先）：システムベンダーに依頼する

ということになります。

本項では、RFPについてさらに理解を深めるために、

RFPを作成する目的
RFPを作成するメリット（必要性）
RFPを作成しないデメリット（リスク）

について解説します。

RFPと要件定義書の違い

2つの書類には明確な違いがあります。要件定義書は受注した側が作る書類で、発注側が制作物で解決したいことを明確にし、目的を達成するために何をすべきかを定義するものです。

対してRFPは発注側が作る書類で、制作物に求める要素や機能を正確に伝えるためのものです。

双方の認識を合わせるために必要な書類という点は共通していますが、どちらが作成するかという違いがあるのです。

RFPを作成する目的とは

RFPを作成する目的は、発注企業側が開発ベンダー（SIerなど）に対して、自社の課題・実現したいことや、開発に必要な要件を正確に伝えることです。

RFPを通して、必要な情報を漏れなく提供することで、ベンダー側から最適な提案を受けることに繋がります。お互いの認識が統一できていることで、不必要なコミュニケーションを避け、その後の開発もスムーズに進みます。

RFPを作成するメリット（必要性）

RFPを作成するメリットとしては

自社が目指す姿とそれに向けて解決すべき課題を整理し、依頼先に共有できる
開発するシステムの要件をまとめ、情報の抜け漏れなく依頼できる
開発要件を整理することで「軸」ができるため、依頼先の比較検討がしやすくなる

といったことが挙げられます。

つまり、RFPとは形だけの依頼書ではなく「要求事項」「開発時の制約」「予算・納期」などをベンダーに正確に伝えることで、より最適な提案を受けることに繋がります。

RFPを作成しないデメリット（リスク）

RFPを作成しないことでトラブル発生などのリスクが生じます。

具体的なデメリットとしては

目指す姿やゴールが不明瞭のまま進めてしまうことで関係者の当事者意識が薄れる
情報の抜け漏れが発生し、要件を満たさない提案を受ける。開発が進んでいる場合やり直しが発生する
複数のベンダー提案を受ける際に選定基準が曖昧になり、比較検討が難しい

といったことが挙げられます。

RFPを作成しないことで、無駄なコミュニケーションが増えてしまいますし、最悪の場合はトラブル発生やプロジェクトの先送りといった事態にもつながりかねません。

そのため、RFP（提案依頼書）は、開発プロジェクトをスムーズに進める上で非常に重要な役割を持つ文書といえます。

RFP（提案依頼書）作成時のポイント

RFPはシステム開発依頼に重要な役割を持ちます。しかしながら実際に作成する際に「どのように作成したらよいかわからない」と悩む方も多いはずです。

本項では、RFP作成時に押さえておくべきポイントを解説します。

RFI（情報提供依頼書）と混同しない

RFPと混同しがちな言葉として「RFI（Request for Proposal）」があります。

RFIとは「情報提供依頼書」のことで、具体的には

誰が（依頼元）：自社の開発部門（開発プロジェクト）が
何を（依頼内容）：会社情報、実績、サービス情報など
誰に（依頼先）：システムベンダーに依頼する

というものです。

RFIを作成する目的は「業務委託や入札のための情報収集」です。

例えばベンダーの比較検討をする際に

選定基準をどうするか
どういった方法で評価するか

といったことを決める材料に用います。

RFIを通じて、サービス詳細や製品情報の提供をベンダー側に求めることで、ウェブサイトには記載されていない技術情報などを得られます。

RFI・RFPの全体像としては

RFIを用いてベンダーやサービスの情報収集を行う
開発要件を詳細に整理した上で、RFPを用いてベンダーに提案依頼を実施する

といった流れで進めていきます。

言葉は似ていますが、中身は大きく異なりますので、使い方を誤らないようにしましょう。

誰が見てもわかりやすく正確に伝わる表現を心掛ける

RFPを作成する際は、誰がみても内容が正しく伝わるような表現・言葉選びを意識します。

例えば、曖昧な表現、横文字、独特な言い回しなどには注意しましょう。専門用語を使う際も、場合によって注釈を入れるなどして、読み手が理解できるように配慮することが大切です。

RFP作成後は、複数名にチェックしてもらい、表現や言葉に違和感や伝わりにくい箇所がないか推敲を重ねることをおすすめします。

依頼範囲、役割を明確にする

RFPを通して「誰が、なにを、どうするか」といった、依頼範囲と役割分担を明確にします。

その際に、自社でなければできないことと、自社でなくてもできることを分けて考えることが大切です。つまり「自社でなくてもできること＝依頼すべきこと」と言えます。

一つひとつの作業内容を抽出し、自社の作業範囲と依頼する作業範囲を可視化します。

必要と思われる情報があれば記載する

その他にも「これは伝えておいた方が良い」と思う情報があれば記載します。基本的に情報は足りなくて困ることはあっても、多くて困ることはありません。

「この内容は書くべきか？」と迷うくらいなら、書いてしまって損はないでしょう。

RFP（提案依頼書）を作成時の必要項目とは

RFP（提案依頼書）を作成する際に、インターネット検索や書籍などを通じて、参考となる情報を探す方もいるでしょう。

しかしながら、ネット上の情報やテンプレートなどを見ても、どれも書き方が異なるため「どれを参考にすべきかわからない・・・」と悩む方も多いはずです。

RFP作成において「必ずこれを書くべき」という厳密なルールはありません。ですので、書き方や、項目は基本的に自由です。

とはいっても最低限必要な項目があります。これらの必要項目は、明記しないことで後々やり直し作業やトラブルが生じる可能性も高まるため、記載漏れがないようにしましょう。

本記事では参考として、ITコーディネータ協会が提供するRFPサンプルを元に、RFP作成時の必要項目を紹介します。

項目	内容
プロジェクトの目的	自社のあるべき姿、現状の課題を踏まえた、プロジェクトの目的・ゴールを共有する
開発依頼の範囲	開発工程のどの部分まで依頼希望するかまとめる
運用サービス要件	使用するシステムや実装すべき機能など、開発要件の詳細を記載する
提案依頼事項	開発サービスの内容、予算、開発体制など、具体的に提案してもらいたいことを記載する
提案手続き	提案にあたってのルールや、提案日、選定基準などを明確にする

参考：RFP・SLAドキュメント見本（ITコーディネータ協会）

RFPの詳しい作成方法は「RFP（提案依頼書）の作成方法とは？ポイント・注意点も解説！」の記事で解説していますので、あわせてご覧ください。