企業はビジネスの拡大や外部環境の変化などで絶えず業務が変わっていくため、環境の変化に合わせて、柔軟に対応していくことが企業の成長に不可欠です。
しかし業務システムは１度導入してしまうと、減価償却の問題や予算の問題で外部環境の変化に合わせたシステムの拡張や入れ替えができず、時間の経過と共にシステムが老朽化していきます。
システムが老朽化すると、業務の流れにシステムが追いついていけずシステムが全ての業務に対応できなくなります。
対応ができなくなるとシステムが対応できない業務をExcelを活用したり、紙を活用することで業務をこなすようになり、従業員の生産性が低下することになり社内の業務効率化が悪くなります。
本来は業務を効率化するための業務システムが老朽化したことで、逆に業務の効率を悪化させ、ビジネスを停滞させることになります。
業務システムが老朽化して、業務に悪影響を及ぼす場合は企業は業務システムの再構築を検討しなければなりません。
ここでは現状の業務システムが老朽化して業務が非効率になっている方々に向けて、業務システム再構築の基本からその手法、進め方、費用を紹介していきます。システムの入れ替え、再構築を考えている方は必見です。
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業務システムの再構築とは？
業務システムの再構築とは既存の老朽化してしまったシステムを新たに作りなおすことを意味しています。
新たに作りなおすとは、現状の業務を整理をして、既存のシステムでカバーできている業務とカバーできていない業務を洗い出して、それらを基に新しいシステムを作り出すことを指します。
再構築を考えるタイミングは外部環境が変化して、システムではカバーできない業務が多くなった、システムを運用するための業務が増えて現場が疲弊している状態が構築を考える目安です。
システムを導入すると、この再構築のタイミングは遅かれ早かれ必ずやってきます。業務や外部環境に合わせてシステムが拡張できればいいのですが、システムはそう簡単に拡張ができないので再構築が必要となります。
業務システムを再構築する理由
業務システムを再構築する理由はシステムが業務に対応できないとビジネスが停滞するからです。システムが業務に対応できていないと本来効率化するためのシステムが逆に業務効率を悪化させ、従業員の生産性が著しく阻害されます。
システムが業務に対応できていない例として、業務のためではなくシステムを使うための業務を増えている状態です。
例えば、データを入力をする場面で導入した際は全ての必要項目があったが時間が経過して、新たな必要項目が必要になったがシステムに存在しないためExcelに入力して各自が管理して月末に転記するのがシステムのための業務です。
本来はシステムに入力するだけで済んでいたのに、システムが老朽化したことでわざわざシステム以外の場所にデータを入力して、月末に人が転記作業をするのは本来は不要なのにシステムを使うために必要な作業となってしまうのです。
このシステムを使うための作業を行うと、当然その作業に時間を割く必要が出てきます。営業担当であれば、システムのための業務で内勤時間が増えて、お客様に会う時間が減り、事務員は残業をする必要が出てきます。
システムが老朽化したことが原因で営業担当の社内での内勤時間が増えるや事務員の残業時間が増加したなどの課題が出ることでその課題を解決するために企業はシステムの再構築する必要が出てきます。
業務システムの再構築の進め方
ここでは業務システムの再構築の進め方について紹介していきます。業務システムの再構築の場合はシステムを初めて導入する場合とは異なり、既存システムありきで再構築を進める必要があります。
業務システムの再構築は多くの会社が失敗する領域なので進め方をしっかりと理解して、取り組んでください。
プロジェクトチームの確立
システムを再構築する場合は再構築のためのプロジェクトチームを確立する必要があります。この目的はシステムの再構築にあたっての目的と目標を明確にしたうえでシステム再構築の先導役を決めるためです。
システムを再構築することが決まった場合、様々な部署から新システムへの要望が現れます。それら全てを網羅したシステムを作ろうとすると時間とお金だけがかかりいつになってもシステムが完成しなくなります。
それらを回避するためにプロジェクトチームは再構築の目的と目標のゴールをチームで共有し、それらを基にシステムに必要な機能とそうでないものを判断する必要があります。
プロジェクトチームが定めた共通のゴールを基にプロジェクトを進めることで余計な時間と費用をかけずに求められるシステム再構築が可能になります。
またプロジェクトチームを明確化することで余計な横やりが入ることを防ぎ、プロジェクトが頓挫するリスクを排除することにも繋がります。
課題の明確化
システム再構築を行うにあたって、何が課題なのかが分からずに再構築を進めてしまう場合があります。課題を理解しないまま再構築すると出来上がったシステムが何の意味もないシステムになってしまい再構築の失敗に繋がります。
システム再構築をする場合は必ず解決したい課題が存在します。それは経営層、管理職、現場それぞれで異なります。それらを踏まえて、システム再構築を行う前に解決したい課題を明確化することが重要となります。
課題を明確化するにあたり、重要なのは既存システムで補えない部分を重点的に洗い出すことです。システム再構築の場合は、既にシステムが存在しているので既存システムが補えていない部分が課題として顕在化します。
同時に既存システムが補えている部分は再構築する必要がないのでいち早く課題リストから削除することでプロジェクトのスピードが上がり、かつ余計なコストや時間を割く必要がなくなります。
何が課題でこのシステム再構築でどういう課題をどのように解決するのかをいち早く構築することがシステム再構築で必要となります。
開発先を選定する
プロジェクトチームが発足し、課題の洗い出しで解決すべき課題とそのための機能が見えた後は、誰が開発するのかを決める必要があります。
システムの再構築の場合は既にシステムが存在し、既存システムを開発した部署や開発会社が存在します。多くの場合は既存システムを開発した部署や開発会社にそのまま発注するケースが多いですが、これは検討が必要になります。
社内の情報システム部が開発をした場合はセキュリティーや既存システムの開発ナレッジがあるため、開発を社内に依頼しがちです。
情報システムの領域では絶えず新しい技術が生まれているため、社内の人間の扱う技術が古い場合はせっかく再構築したシステムが古い技術のままのシステムになる可能性があります。
これは既存システムを開発した開発会社に委託する場合も同じで、開発会社もそれぞれ特徴があり、古い技術に固執する会社もあれば、新しい技術を取り入れたシステムが開発できる会社も存在します。
そのため、システム再構築が決まった場合はすぐに既存システムの開発先に依頼するのではなく、新しい開発先の選択肢を見つけることが重要です。
古い技術で老朽化したシステムを再構築するためにお金をかけるのであれば、新しい技術を活用したより最先端な業務システムを構築するのがベストです。
特に昨今はオンプレミスではなく、クラウドベースの業務システムが主流になっているので、開発先は必ずコンペを行って、比較検討することが大切です。
業務システムを再構築する手法
業務システムを再構築する手法はいくつかあります。再構築する目的や目標に合わせて適切な手法を選択する必要がありますので代表的な手法を紹介していきます。
ウォータフォール型開発
ウォータフォール開発はシステム開発の中で最も一般的な手法で、要件定義、設計、開発、テストの工程を滝が上から下に流れるように順番に行っていく開発手法です。
全体のスケジュールを基に、各工程を１つずつ順番に行い、その工程が完了するまで次に進まず、1度工程が終わったら2度と後戻りはしないため、時間はかかりますが工程ごとで完璧なものが出来上がるので手戻りのリスクがなくなります。
ただし、この開発手法はアウトプットが出るまでに時間がかかるので経営層からすると、いつまで経っても成果物が出てこないので進捗が見えず、現場も報告するための成果物が作りにくく、報告がなかなかできない事態が発生します。
プロトタイピング型開発
プロトタイピング型開発は実際に手を動かして触れるシステムを早い段階で完成させて、ユーザーに触ってもらって、要望を見つけたり、修正をしていく形です。
システム開発でよく陥るのが開発先に依頼した後にどうなっているのかが分からず、システムを触るのは完成した後で、触ってみたら全く意図しないシステムになっていて失敗をするパターンです。
プロトタイピング開発の場合は実際に動かせるシステムを見ることができるので、触ってみて初めて分かる気付きなどを柔軟に取り入れることができます。
また経営層がシステム再構築に乗り気でない場合の稟議の場でも実際に触れるシステムを見せることでシステムがどのように変わるのかがイメージしやすくなりシステム再構築の予算を確保しやすくなるメリットを含んでいます。
ウォータフォール型と違い、成果物が早い段階で手にできるので、経営層への報告もできるため、安心してシステム開発を進めることができます。
業務システムの再構築にかかる費用相場
システム再構築は構築するシステムの大きさに費用が大きく左右されます。
仮に基幹システムの機能を全て再構築した場合は既存システムを構築した際にかかった費用以上の金額が必要になることがあります。
システムの再構築の場合、既存システムとの兼ね合いや開発後のテスト、既存システムからの業務データの移行に時間がかかるためです。
システム化のための費用は開発者であるエンジニアの単価と投入される人数、開発期間によって大きく左右されるので開発期間が長ければ長いほど、開発費用が多く必要となります。
基幹システムの再構築の場合、通常のシステム開発会社の依頼した場合は小さい基幹システムの場合は500万、基幹システムを全て再構築する場合は1000万円以上の費用がかかります。
まとめ
この記事では業務システム再構築の進め方と手法を紹介してきましたが、システム老朽化によるビジネスの停滞は企業の業績に大きな影響を与えます。
人手不足や働き方改革が進む中でシステムの老朽化が原因で従業員が非効率な業務を行っている状態は早急に改善しなければならない課題です。
経営層の方々はシステム再構築のタイミングを見極めて、適切な投資を行うことでビジネスの停滞を防ぐことが求められています。
