2024.3.10 2024.7.11

ChatGPTでExcel作業を効率化する方法！連携の方法、関数・VBAの使い方など

2024 7/11

ChatGPTはここ最近、急速に普及しています。職種・業種問わず業務を効率化できるツールです。

また社会人の多くが、業務においてExcelを用いていることでしょう。そのなかで「どの関数を使うべきか」「VBA・マクロの組み方が分からない」といった疑問が生まれると思います。

そんなExcel業務はChatGPTを使うことで効率化できます。

今回は「ChatGPTを使ってExcel業務を効率化できる方法」や「おすすめのアドイン機能」を具体的に紹介します。ぜひ毎日の業務に取り入れてみてください。

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ChatGPTをExcel業務に活用して何ができるのか

具体的にChatGPTをExcel業務に活用する方法を手法ごとに紹介します。「関数を調べる」から「Excelシートのデータを分析する」まで幅広く効率化できます。

用途ごとに紹介しますので、ご自身のタスクにマッチするものを取り入れてみてください。

必要なExcelの関数を教えてくれる

自分が編集したいExcelに対して、必要な関数が分からない場合にChatGPTを用いることで、回答をしてくれます。以下が例文です。

回答を正しく得るためのコツは具体的な「列」や「セル」を指定することです。すると、ChatGPTに命令が正しく伝わり「どの列に何を書けばいいのか」を詳細に教えてくれます。

また、より抽象度の高い質問にも回答してくれます。以下は質問と回答例です。

このように抽象度の高い質問をした場合は、タスクをステップ化したうえで回答してくれます。Excelの操作に慣れていない方でも、関数を使いながら業務を推進できますので、ぜひ試してみてください。

テーブル形式に直してくれる

プレーンテキストで情報が羅列されている場合、これまでは一つずつコピーしてExcelに貼り付ける必要がありました。そのため膨大な時間を費やしていました。

しかしChatGPTに頼めば、プレーンテキストの情報を表形式に直してくれます。例えば以下の情報があったとしましょう。

A君 100点 B君 60点 C君 30点 D君 15点 E君 80点

これをChatGPTに「Excelに貼り付けやすいように表形式に直して」と依頼をするだけで直してくれます。コピー＆ペーストをする時間を短縮できるため便利です。

また、この項目をChatGPT上で昇順・降順に直すことも可能です。

また「ジャンル分け」も可能です。例えばホームセンターの商品を入力するにあたって、以下の項目が羅列されたとしましょう。

ドリル、ハンマー、ペンキ、園芸用土、観葉植物、屋外用テーブル、LED電球、パイプ、電線、ねじ・釘、モップシンク用水栓、トイレットペーパーホルダー、カーシャンプー

これらの項目を以下のように「法人 / 個人」「屋内 / 屋外」など、ジャンル分けしてもらえます。

元のテキストデータを表に落とし込めるだけでなく、元情報を参考により深い要素を追加できることが、生成AIの魅力です。

VBAの提案をしてもらえる

Excel VBA（Visual Basic for Applications）とは、Excelの拡張機能の一つです。簡易的なプログラムを書くことで、処理の自動化など業務効率化ができます。

VBAはプログラミング言語を使うため、コードの書き方を知っておく必要があります。

ChatGPTでは、VBAに関する質問もできます。例えば「Excelのデータを毎日PowerPointに転送してグラフ表示する」という作業を行いたい場合、以下のように質問します。

すると、上記のように具体的なコードを教えてくれるので、プログラミング知識がない方でもコピー＆ペーストで作成できます。

Advanced Data Analysis(旧Code Interpreter)で分析ができる

ChatGPTは2023年7月、有料版であるChatGPT Plusの利用ユーザー限定で「Advanced Data Analysis(旧Code Interpreter)」をリリースしました。

現在はGPT-4の標準機能となっているため、有料版に登録すればチェックボックスに入力しなくても使えます。

利用手順を紹介します。まずはチャット欄の左端のボタンを押して、対象のExcelファイルをアップロードしましょう。

すると、以下のようにデータが選択されますので、送信します。その後、分析したいことをテキストで質問するだけです。

例えば以下の「各国の人口・男女別の人口」をまとめたExcelを読み込ませてみましょう。

すると以下の回答のように、Excelのデータを読み取ってくれます。

そのうえで、データの編集・分析が可能です。例えば「大陸別」に分けてほしい場合は以下のように指示を出します。

また男性比率・女性比率の高い国を抽出できるなど、分析に役立ちます。

今回のデータはシンプルですが、実際にデータサイエンティストやマーケターが使うcsvデータは非常に複雑で難解です。そのため分析に時間がかかります。これらの専門的なスキルを持つ人材は人件費が高いので、頭を悩ませる経営者も多いことでしょう。

しかしChatGPTを用いることで、データ分析がよりスピーディになります。企業としての施策実行スピードが高まるうえ、コスト削減にもつながるのが魅力です。

ChatGPTとExcelを連携させる方法

ではここからは実践編です。ChatGPTとExcelを連携する手段を3つ紹介します。

ChatGPT for Excelの活用

一つ目はExcelのアドイン「ChatGPT for Excel」をインストールする方法です。Excel画面上でChatGPTを使えます。ただしOpenAIのAPIキーが必要です。

ChatGPT for Excelを導入することで、通称「AI関数」と呼ばれる機能を使えます。具体的には、以下の関数を用いて各機能を呼び出せます。

機能名	機能説明
AI.ASK	文章を生成する
AI.LIST	リスト（個条書き）を生成する
AI.TABLE	表を作成する
AI.FILL	データを補完する
AI.FORMAT	データのフォーマットを作成する
AI.EXTRACT	データを抽出する
AI.TRANSLATE	翻訳をする