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Zapierがあれば業務自動化にRPAは不要!その理由を徹底解説

業務自動化による生産性向上は全ての企業が実現したい業務改革の1つではないでしょうか。

業務自動化の手段として、PCを活用した事務作業などをの反復作業を自動化する目的で活躍しているのがRPA(Robotic Process Automation)です。

RPAはデータの転機作業などの定型的で反復性の高い業務に対して、高い効果を発揮するため、大企業を中心に事務作業を人ではなくRPAを活用することで入力作業の自動化を実現する企業が増えています。

しかし、RPA導入には高額な初期費用と毎月の利用料が必要となるため、RPA導入して業務自動化を実現できる企業は限られているのが現状です。

業務自動化にはRPAが必要という流れになっていますが、ノーコードツールである「Zapier」を活用すれば、RPAを活用しなくても業務自動化の仕組みを構築することが可能です。

この記事では、ノーコードツール・ローコードツールを用いたシステム開発サービスを運営し、数多くのノーコードシステム開発を成功させてきたBOLTが、Zapierがあれば業務自動化にRPAが不要である理由を解説していきます。

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Zapierとは?

Zapierとは?

Zapierは2012年にリリースされ、リリース当初の連携可能なサービスはわずか25種類でしたが、2020年現在は2000種類以上まで連携先を増加させているノーコードツールです

プログラミング不要でシステム同士を連携させることにより、人の手で行っていたシステムをまたぐ連携作業を不要にし、業務自動化をもたらしているのです。

ここではZapierの特徴を解説していきます。

プログラミング不要でシステム連携を構築可能

Zapierを活用すれば、エンジニアの手を借りずに現場手動でシステム連携による業務自動化を実現することができます。

従来はシステム連携を実現する場合、エンジニアによる技術調査とコーディングが必須であり、プログラミング知識がない人では手を出すことができない領域でした。

しかし、Zapierの登場によりシステム連携に必要なプログラミングの壁を一掃し、プログラミング不要のシステム連携の仕組みが生まれました。

連携したいアプリ同士を選択して、どのタイミングで何を連携させるかなどのシンプルな選択項目を当てはめていくだけでシステム連携を自分の手で生み出すことが可能になり、エンジニアに頼らない現場手動の業務改革が実現できるようになりました。

業務の課題を最も理解しているのは現場の人間です。

Zapierが登場する前は業務自動化のアイディアがあっても、実現する手段が存在せず、自らの手で現場の業務を変えることは不可能でしたが、Zapierがあれば、業務自動化のアイディアを実現することが可能となります。

2000個以上の豊富な連携先

Zapierはシステム連携できるツールやサービスが豊富である点が大きな特徴となっています。

HENNGE株式会社の「企業におけるSaaS利用に関する調査」によれば、日本企業は1社あたり平均7つのSaaSを利用しており、10以上のSaaSを利用する企業は全体の24%という結果になっています。

SaaS活用が進んでいるため、システム連携ツールには社内のあらゆるツール・サービスと連携できることが求められますが、多くのツールは十分な連携先を用意できず、連携先がない場合はカスタマイズ対応の必要があり、顧客要望を満たせるものではありませんでした。

しかし、Zapierは1週間に1回のペースで新たなシステム連携を実現しており、連携可能なシステム数は2000個を超えているため、顧客の幅広いシステム連携の要望に対応することが可能なのです。

テンプレートが業務自動化のアイディアに

業務自動化のアイディアが思い浮かばない場合、Zapierが用意するシステム連携テンプレートを活用すれば、すぐに業務自動化を構築できます。

ノーコードツールを活用するときによくあるのが「開発するシステムのアイディアが思いつかない」という悩みです

いくらコーディング不要と言ってもノーコードツールに慣れるまではアイディアが生まれないのも当然です。

Zapierを活用したいけど、業務自動化のアイディアが見つけられない場合はZapierの用意するシステム連携テンプレートが役に立ちます

Zapierには世界中のユーザーがZapierを使って構築した連携事例がサービスごとに用意されており、その多くは企業に共通して導入されているサービス同士の連携事例です。

以下はGmailを連携した際にZapierが提示する連携事例です。

ZapierのGmail連携事例のスクリーンショット

上記の他にも様々な連携事例を提示しているので、アイディアが生まれない場合は業務の中で利用しているサービスの連携事例の中から業務改善に繋がる事例を探して活用することをおすすめします。

Zapierのユーザーサポートは連携事例の公開だけでなく、サービスごとに動画チュートリアルが用意されています。

ZapierのGmail連携チューチオリアルのスクリーンショット

Zapierではユーザー側にアイディアがなくても、世界中の企業が活用している連携事例を簡単に活用できるので、非常に扱いやすいツールと言えます。

Zapierの概念

Zapierの概念

Zapierを使えば、システム同士の連携を実現する際にコーディングの必要がないノーコードツールであることを解説してきました。

Zapierでシステム連携を構築するために理解しなければならないのは次の2つの要素です。

  1. Event
  2. Action

EventとActionの2つを理解することができれば、Zapierを思い通りに扱うことができます。

ここではZapierの活用するにあたって理解しておくべき概念を解説していきます。

Event

ZapierのEvent設定画面のスクリーンショット

「Event」はZapierがシステム連携自動化を行うきっかけを指します。

Zapierに限らず、システムは指定された処理(メールを送る・計算をする)を行うためには実行のきっかけが必要であり、通常のシステムはボタンなどをクリックすることが処理実行のきっかけとなっています。

Zapierを活用する場合、ユーザーはあらかじめ用意されたEventの中からシステム連携自動化のきっかけにしたいEventを選択する必要があります。

Action

ZapierのAction設定のスクリーンショット

きっかけとなるEventの設定が終了すると、次はEvent発生時の処理内容を指す「Action」の設定を行います。

Eventによって起動した処理の中で実行される処理内容をActionと呼び、システム連携の中で何を実行するかの選択が必要です

例えば、メールを受信したらスプレッドシートに新しいレコードを作成するというシステム連携を構築する場合、Zapierでは以下のように定義します。

  • Event(きっかけ)・・・Gmailで新しいメールを受信したら
  • Action(実行内容)・・・スプレッドシートにレコードを作成

ZapierではEventとActionの2つの要素を設定するだけで業務自動化の仕組みが構築できるのです。

ZapierがRPAより優れている理由とは?

ZapierがRPAより優れている理由とは?

業務自動化を実現する際はRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の活用を検討されることが多いかもしれませんが、実際はRPAを活用するよりもZapierを活用する方が企業にとってメリットが多いのです

ここではZapierがRPAより優れている理由を3つ解説します。

圧倒的なコストメリット

初期費用と運用コストの大きいRPAに比べて、Zapierは初期費用無料かつ月額数千円の運用コストで業務自動化の仕組みを構築・運用することが可能です。

RPA導入には初期費用の他に年間最低利用料の価格設定が一般的で年間数十万から数百万円程度の導入費用が必要になります。

Zapierの料金表のスクリーンショット

Zapierは初期費用不要かつ月額19ドルから599ドルまでの4つのサブスクリプションプランでサービスを提供しています。

つまり、Zapierを活用すれば初期費用不要かつ、システム連携の仕組みは無料プランでも構築できるので、実質無料で業務自動化の仕組みを構築できます。

RPAとZapierの業務自動化の規模は異なるかもしれませんが、高額な導入費用と自動化の仕組みを構築するまでに時間がかかるRPAに対して、コスト負担が少なく簡単に業務自動化の仕組みを構築できるZapierは企業にとって最適な業務自動化の手段であると言えます。

非エンジニアでも業務自動化が実現できる

ZapierはRPAのようにプログラミングを行う必要がないため、現場手動で業務自動化の仕組みが構築できます。

RPAは「こういうロボットで自動化しておいて」と担当者に依頼して、すぐに自動化が実装されるような単純なものではありません。

ロボットを構築するのはもちろん、RPAソフトには定期的にアップデートが入るため、アップデートの影響でロボットが動かなくなるケースが存在し、その際には原因を突き止めて、修正する必要があります。

RPAを活用する場合にはプログラミングの知識を有する担当者が必須となります。

一方でZapierは「これとこれを連携して、業務自動化して」という依頼に対して、すぐに自動化を実現できるシンプルさを有しています。

必要な情報は「どのタイミングに」、「何を処理する」の2つであるため、非エンジニアでもツールを理解していれば、すぐに自動化の仕組みを構築できます。

RPAと同様にZapierも定期的にアップデートが入りますが、アップデートで自動化の仕組みが動かなくなるケースはほとんどなく、仮に動かなくなっても設定画面からマウス操作だけで修正可能です。

小さなところから始められる

Zapierは現場の担当者レベルの業務課題を解決するための小さい自動化を積み上げることが可能です。

RPAの場合、高額な初期費用と年間利用料が必要であることに加え、自動化を実現するまでには長い検討期間と開発期間が必要となります。

高額投資をしたために、投資分の回収ができるような大きな業務自動化の仕組みを用意する必要があり、そのためには複雑な業務を自動化する必要があり、構築するまでに検討期間、開発期間含め長い時間が必要になります。

Zapierの場合は無料もしくは数千円の利用料であるため、どれだけ効果が出るかなどを気にせず、身の回りにある面倒だと業務に対して、気軽に活用できるので小さい自動化の仕組みが社内で量産されます。

株式会社メルカリではZapierを活用して、半年の期間で400以上の業務自動化を実現した事例も存在します。

Zapierの最大のメリットは小さい自動化を効率的に量産できる手軽さにあります。

株式会社メルカリにおけるZapier活用事例を詳しく知りたい方は「ノンプログラマーが半年で400以上の業務を自動化!メルカリが作る「Karakuri」とは」をご覧ください。

【まとめ】Zapierを使えば、RPAを使わずに低コストかつ簡単に業務自動化が実現可能

【まとめ】Zapierを使えば、RPAを使わずに低コストかつ簡単に業務自動化が実現可能

この記事ではZapierがあれば業務自動化にRPAが不要である理由を解説してきました。

業務自動化の実現手段はRPAだけではなく、Zapierを活用することで、予算なし、エンジニアなしの企業であっても簡単に業務自動化を実現することが可能になります。

既に株式会社メルカリがZapierを活用して、わずか半年で社内の400の業務自動化に成功しており、ノーコードを活用した業務自動化の実現性も証明されています。

業務自動化はRPAを活用せずとも、ノーコードを活用すれば、大企業でなくても、エンジニアがいなくてもアイディア次第で簡単に実現できるのです。

Zapierは月額課金をしない無料アカウントでも活用することができるので、まずはあらかじめ用意されたテンプレートを活用するところから始めてみるのはいかがでしょうか。

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私達、BOLTは、ノーコード・ローコードツールでの開発に特化したWEBシステム開発サービスを行っています。

Zapierを活用した業務自動化コンサルティングを多数手がけており、ツールを活用した業務自動化アプリの提供も行っております。

もし、Zapierを活用した業務自動化を検討されている場合は、お力になれるかと思いますので、是非お声がけ下さい。

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