Excel業務を外注してできることは?メリット・デメリット、選び方を解説

Excelは作成者によって、使いやすさが大きく変わるツールです。シンプルな表はもちろん、マクロやグラフなどを組み合わせて見やすいExcel表を作るためには、一定のスキルが必要になります。

また作成後の運用業務に多くの工数がかかるのも特徴です。

自社にExcel作成のスキルがない、もしくは工数を削減したい場合に使われるのが「Excel代行サービス」です。

「Excelの代行サービスは具体的に、どんな業務をやってくれるの?」「費用はいくらかかるの?」と気になっている方もいるでしょう。

そこで今回はExcel作成代行サービスについて、依頼できること、費用相場、メリット・デメリット、代行業者について網羅的に紹介します。

気になっている方は、この記事を参考にしつつ、Excel作成代行業者を探してみてください。

目次

Excel(エクセル)作成代行とは

Excelは社内業務において全般的に使われるツールです。マーケティング、営業、開発、財務、人事など、どの部署においても活躍します。

Excelはシンプルなデータ入力のほか、関数を用いたり、マクロやVBAを組んだりすることで便利に使えるのが特徴です。そのためシートを作成する人のスキルが問われます。

そんなExcelのシート作成業務、またその後の運用業務を代行してくれるのが「Excel作成代行」です。

Excel(エクセル)作成代行に外注できること

それでは具体的にExcel作成代行に依頼できるタスクを紹介します。

データ入力・集計

Excel作成代行にデータ入力・集計業務を代行してもらえます。例えばデータ入力のフォーマットとなるシート作成から、その後の継続的な入力作業までを一貫して依頼できます。

データ入力に使うシートは、その後の集計・分析に生かしやすい形である必要があります。また外部ツールと連携することもあるでしょう。

その点、代行会社はデータ活用のExcelシート作成の知見があるため、最適な形で提案してくれるのが魅力です。

また、継続的なメンテナンスの依頼もできます。データの抽出などは多くの工数が必要になります。また場合によっては、SQLを使うなど、専門的なスキルが必要です。

この面倒な業務を代行会社に一任できるため、社内の工数を重要なタスクに充てられます。

データ分析

入力、集計したExcel上のデータ分析を代行業者に依頼することも可能です。

Excelには分析機能が搭載されています。ただし、データ分析業務は専門的な知見が必要です。相関関係、因果関係など、なんとなくは理解できるものの、正しく把握するためにはデータサイエンティストとしての学習が必要となります。

難易度の高い業務をExcel代行業者に依頼することで、社内のデータ活用がさらに進みます。

マクロ作成

マクロを用いたExcelシートの作成を依頼できます。

Excelのマクロは繰り返し行う作業を自動化する際に使います。タスクに関して、一連の命令や処理を記録し、必要に応じて実行するための機能です。

例えば継続的なデータ収集・整理、レポーティングなど、毎日発生する定型的な業務をマクロで自動化することにより、業務効率化につながります。

Excel代行業者はマクロを使ったシート作成に慣れています。安心して運用できるExcelを作れるのが魅力です。

グラフや表の作成

Excel代行業者には、データの表・グラフ化を依頼できます。

Excel上のデータはプレーンな数値データとして表示されるため、伝わりにくいのがデメリットです。その点、データを表・グラフで表現することで、より視覚的に伝わりやすくなります。

データ収集・分析は「最適なアクションを実行するための示唆を出すこと」が目的です。つまりチーム全体にデータの状況を正しく伝える必要があります。

その点、Excel代行業者にグラフや表としてビジュアライズしてもらうことで、より高品質なExcelシートになります。

Excel(エクセル)作成代行に外注するメリット

Excel作成代行業者に外注することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは3つに分けて紹介します。

自動化により定型的な業務を効率化できる

毎日のルーティンワークとして、手動でデータを取得している方もいると思います。社内に自動化に関する知見がない場合は、無駄な業務が恒久的に発生してしまいます。

マクロ・VBAをExcel作成代行に外注することで、こうした定型的な業務を削減できます。同じタスクを自動化するとしても業者によってやり方はさまざまです。自動化のイメージが湧かない場合は、代行業者に相談をしてみましょう。

人件費を削減できる

社内のExcel作成・運用業務は、かなりの工数が必要になります。特に給与額の高いメンバーが担当している場合は、無駄な人件費がかかってしまうリスクがあります。こうした業務を外注化することで、コストを削減できます。

またExcelシート自体が整備されていない場合「視覚的に見にくい」「操作しにくい」といった問題が起きます。

シートが増え続け、ブック自体が煩雑になってしまうなどのトラブルが発生しがちです。こうした場合、本来は数分で済むルーティンワークが情報の検索業務などで長引くケースもあります。

外注化によって、正しい運用ルール・レギュレーションを作ってもらうことで、整頓されたExcelを保てます。その結果、業務効率化につながり、人件費を削減できる可能性があります。

注力すべき業務に集中的に取り組める

Excelを用いた業務は直接的に売り上げに結びつくわけではありません。

例えばセールス担当者はExcelを用いて顧客管理をすることがあります。顧客のステータスや、訪問日などを更新します。

しかし売り上げ向上に直結するコア業務は「営業資料の作成」や「トーク力のブラッシュアップ」などです。

Excelに関する業務は代行業者に任せて、自社メンバーは注力すべき業務に集中できます。ただし、外注後は「しっかりとメンバーが他業務に時間を使えているか」「パフォーマンスが高まっているか」はチェックが必要です。

Excel(エクセル)作成代行に外注するデメリット

一方でExcel作成代行に外注する際にはデメリットもあります。

社内にスキル・ナレッジが溜まらない

外注先によっては、Excelの作成・運用方法などを、具体的に教えてくれないケースもあります。その場合は、社内でExcelの作成・運用ノウハウが蓄積されません。

すると、結果的に業務を推進するにあたって、外注を含めた業務フローを崩せずに、恒久的に依存してしまうことになります。

その結果、継続的に外注コストがかかり続けることになるのは、大きなデメリットです。そのため「スキル・ナレッジを共有してくれる関係先」を選ぶことが望ましいといえます。

外部に情報が漏洩するリスクがある

Excelシート内の情報が外部に流出してしまう可能性があります。

Excelの種類によっては、顧客情報をはじめ、個人情報・機密情報が記載されている可能性があります。

例えば「外注先が別の顧客にメールを誤送してしまう」「仕入れた情報を口頭で横流ししてしまう」などで情報漏洩につながる危険性があります。

そのため、外注先を決める際には、必ず「どんなセキュリティ対策をおこなっているか」を確認しましょう。特に機密保持契約(NDA)は必須といえます。そのうえで、信頼できる企業・フリーランスに依頼することをおすすめします。

また顧客情報を扱う際には、顧客との契約書を確認することも必須です。「自社以外の企業・フリーランスに情報を渡せる契約になっているか」を事前に確認してください。

業務のミス・遅れにつながることもある

Excelの作成を代行業者に外注する場合は、必ずレギュレーションやルールを一緒に策定してもらいましょう。

最適なルールが見える化されていない場合、新入社員などが使い方を間違ってしまい、業務上のミスにつながることがあります。

また業務フロー内に外注を挟むことでコミュニケーションに時間がかかります。

例えば、マーケティング施策をするうえで、判断材料となるExcelデータの抽出を外注するとしましょう。

このデータがないと具体的な施策を発想できないため、急務となります。しかし外注先の都合によっては「多忙により、Excelデータの抽出に数日かかる」という可能性もあります。その場合、施策の実行が遅れてしまいます。

そのため、急務であるタスクはできるかぎり社内で完結することが望ましいです。もしくはコミュニケーション・タスク処理を迅速に推進してくれる外注先を選びましょう。

Excel(エクセル)作成代行の外注費用相場

Excel(エクセル)作成代行の外注費用の相場を、依頼するタスクごとに紹介します。あくまで一例となりますので、実際の費用は外注先に確認が必要です。

タスク費用
文書の作成業務20円~(100字程度)
名簿・顧客リスト作成業務10円~20円(1件)
データ入力や集計業務400~500円(1設問)
表・グラフの作成業務400~500円(1設問)
簡単なマクロの作成業務5万円~10万円
複雑な設計が必要なVBAの作成業務10万円~100万円

Excel作成代行業者の費用は「件数単価」「設問単価」「時給単価」など、企業によってさまざまです。またマクロやVBAは企業ごとに定義が決まっており、それにより金額が大きく可変します。

運用業務の場合はランニングコストとなりますので、「社内メンバーの時給と比較してお得か」を指標にしましょう。

作成業務の場合はイニシャルコストだけで済むため、事前に「その後の業務効率化によって、いつごろにペイできるか」を判断することが可能です。

また依頼する際は、複数の業者に合い見積もりをとったうえで判断しましょう。

Excel(エクセル)作成代行業者の選び方

Excel作成代行業者は、企業・フリーランス問わず全国に膨大な数があります。事前に精査する際に注目したいポイント・判断基準を紹介します。

実績

実績は、外注業者の実力を判断するうえで、重要な指標です。各社が実績のページを作って紹介しています。

企業によっては「簡単なExcel作成業務は得意だが、分析など高度な業務は不得意」というパターンもあります。「自社で外注したいExcel業務」について、ちゃんと実績があるかを確認しましょう。

また、特に「事例インタビュー」が多い企業は信頼できます。外注業者の顧客先がインタビューに応じてくれるということは、良好な関係性を築けている証拠でもあります。

費用

もちろん、費用も重要な指標です。

前提として「社内でも実現できる業務」を外注する場合は、社内人件費と比較して上限予算を決めておきましょう。

また「社内では実現不可能だが、必要なExcelの作成」を依頼する場合は「イニシャルコストを〇カ月でペイしたい」という目標を定めておく必要があります。

すると社内で依頼する際の適正な予算を算出できます。これをもとに各社の費用をリサーチしましょう。

同じ業務でも、代行業者によって金額が違う場合があります。この際、安易にリーズナブルなほうを選んではいけません。「金額が高いほうがセキュリティ対策が充実している」「保証が付いている」などの付加価値がありますので、総合的に判断しましょう。

対応力

Excel作成代行業者によって「対応可能なタスク」は違います。例えば「初期のシート作成に特化した企業」もあれば「メンテナンス・運用が得意な企業」もあります。

よくあるのが「最初は初期構築のみを考えていたが、運用も必要になった」というパターンです。

この際に作成を委託した会社が運用に対応していないと、別の企業を選ぶ必要が出てきます。すると運用を担当する会社がExcelの仕様をキャッチアップする必要が出てくるため、効率が悪くなります。

広い範囲のExcel業務に対応してくれる企業を選ぶことで、リスクヘッジができます。

Excel(エクセル)作成代行におすすめの外注先

それでは、ここまでを踏まえたうえで、おすすめの外注先を3社紹介します。

ファンリピート

ファンリピートのUnify
参考:ファンリピート / Unify

弊社・ファンリピートは、Excel業務を自動化するノーコードツール・Unifyを提供しています。

はじめにお客様にヒアリングをしたうえで「Excelを用いて推進したい業務」を、Unify上で開発します。従来のExcel業務をUnifyに移すことで、直感的に操作できるようになります。また必要な費用は構築のイニシャルコストのみで、ランニングコストは必要ありません。

またUnifyはさまざまなツールと連携できるため、業務フローがよりシームレスになります。

ファンリピートのUnifyの連携機能

気になる方は以下より詳細をご確認ください。

https://unify.bolt-dev.net/

i-STAFF

i-STAFF
参考:i-STAFF

オンライン秘書サービス・i-STAFFは採用率1%の難関を突破した優秀な人材をそろえている企業です。Excelのデータ入力業務はもちろん、メール返信、電話受付、経理、Webサイト運用など幅広い業務を外注できます。

利用頻度によって段階的に料金プランがあり、幅広いニーズに対応できるのが特徴です。また満足いかない場合は返金保証があり、初めて使う方も安心して導入できます。セキュリティ面でも、利用者とi-STAFF間、i-STAFFとスタッフ間で秘密保持契約を交わすため安心です。

Excel業務では顧客リスト作成、管理や、勤怠管理、見積書作成といった簡易的なタスクを依頼しやすい企業といえます。

HELP YOU

HELP YOU
参考:HELP YOU

HELP YOUはオンラインでアシスタントを雇えるサービスです。依頼者に応じて、専属のディレクターがつき、依頼内容に従って最適な人材をアサインしてくれます。

料金プランは2種類あり、幅広い業務を依頼したい場合は「チームプラン」、毎日軽微なタスクを依頼したい場合は「1名専属プラン」があります。

アシスタントに関しては、試験に通過したあと、研修や最終テストをおこなったうえで採用を決めているため、レベルの高い人材が揃っています。

ただしマイナンバーやクレジットカード情報などの機密情報が発生するExcel業務は委託できません。

Excel(エクセル)作成代行の外注先選びにおすすめのサービス

企業ではなく、個人事業主にExcel作成代行を外注するという選択肢もあります。

特にフリーランスへのアウトソーシングに使えるプラットフォームを3種類紹介しますので、活用してみてください。

クラウドワークス

クラウドワークス
参考:クラウドワークス

クラウドワークスはクラウドソーシング業界としては国内シェア1位・取引額1位、また最も多くのフリーランスが登録しているプラットフォームです。

Excel作成・運用業務を専門にしているフリーランスも多くいます。単純なデータ入力はもちろん、スクレイピングによる営業リストの作成、データ分析、マクロ・VBA開発など、高度なスキルを持つ方もたくさんいます。

ランサーズ

参考:ランサーズ
参考:ランサーズ

ランサーズもトップクラスのシェアを誇るクラウドソーシングプラットフォームです。クラウドワークスと同様にたくさんのワーカーが登録しており、必要な業務に応じて募集をかけられます。

Excel業務に関しても、データ入力からフォーマットの作成、データ分析・活用代行など、幅広い仕事を依頼できます。またランサーズ運営に相談することで、個人だけでなく法人に絞って紹介してもらうことも可能です。

ココナラ

ココナラ
参考:ココナラ

ココナラもクラウドソーサーを探せるサービスです。主な機能としてはフリーランス側が「対応できる仕事」を掲載し、企業側が声をかける仕組みとなっています。ただしフリーランス側から立候補する機能もあります。

Excel業務のスキルを持つ人材が多数登録しています。また「機密保持契約可能」で絞って検索できるため、人材を探しやすいです。

まとめ

今回はExcel作成代行業者について紹介しました。もし「自社で必要なExcelを作成するスキルがない」「無駄なExcel運用業務に時間を取られている」などで悩んでいる方は、この記事を参考に、外注先を探してみてください。

またファンリピートは、Excel業務を自動化するノーコードツール・Unifyを提供しています。Excelより使いやすいUIで、Excel業務を推進できる便利なツールです。気になる方は、ぜひご相談ください。

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