「部門ごとにバラバラのシステム管理、Excelでの作業に限界を感じている…」
そんなお悩みをお持ちの中小企業の皆様へ。 Power Platformなら、スモールスタートで業務効率化を実現し、将来的な基幹システム刷新にも繋げられます。
この記事では、段階的なアプローチでシステム課題を解決し、DXを成功させる方法を解説します。
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なぜ段階的アプローチでリスクを抑えよう
段階的アプローチとは？
段階的アプローチとは、システムを一度に全部作るのではなく、小さく区切りながら、段階的にシステムを構築していく方法です。
例えば、まずは最も重要な業務だけをデジタル化し、その結果を見ながら、徐々に他の業務や機能をシステムに取り込んでいく、といった進め方です。
なぜ段階的アプローチが良いのか？
段階的アプローチには、以下のようなメリットがあります。
- 初期費用を抑えられる: 一度に大きなシステムを開発するのではなく、小さく始めることで、初期費用を抑えることができます。これにより、予算が限られている中小企業でも、手軽にDXをスタートできます。
- リスクを最小限にできる: 一度に多くのシステムを導入しようとすると、うまくいかない場合に大きな損失が発生してしまいます。しかし、段階的に導入することで、万が一問題が発生した場合でも、被害を最小限に食い止めることができます。
- 柔軟に対応できる: 開発を進めていく中で、状況が変わったり、新しい課題が見つかることもあります。段階的に進めていけば、そうした変化に柔軟に対応しながら、システムを調整できます。
- 効果を実感しながら進められる: 最初に小さな範囲で成果を出すことで、組織全体にデジタル化のメリットを実感してもらうことができます。現場の理解や協力を得ながら進めることで、よりスムーズなシステム導入が可能になります。
- 社員のスキルアップ: 開発を段階的に進めていく中で、社員のITスキルも徐々に向上していきます。将来的にシステムの内製化を目指す企業にとっては、大きなメリットになるでしょう。
基幹システム刷新を検討中の企業にこそ、段階的アプローチがおすすめ
特に、2年後に基幹システムの刷新を予定している企業様にとっては、段階的アプローチは非常に有効な選択肢です。
基幹システムの刷新は、企業にとって大きな投資となります。導入前に、ローコードツールを使って、まずは一部の業務をデジタル化し、その効果を検証することで、より確実なシステム刷新を実現できます。
ローコードツール「Power Platform」がスモールスタートを後押し
段階的アプローチを実践する上で、ローコードツール「Power Platform」が役立ちます。Power Platformは、プログラミングの知識がなくても、業務アプリや業務自動化ツールを比較的簡単に作成できるため、スモールスタートに最適です。
Power Platformを活用すれば、少ない費用と時間で、業務効率化を実感できます。
フェーズ1：ローコードツールで部分最適化
ここからは段階的アプローチでシステム開発を進めるステップを解説します。
最初にやることはローコードツールを使って、最も重要な業務から部分的な最適化に着手することです。
まずは「小さく始める」のがポイント
最初から、すべての業務をシステム化しようとすると、時間も費用もかかりますし、システムが複雑化してしまい、なかなかうまくいかないものです。
まずは、課題が明確で、効果が出やすい業務を一つ選び、そこから取り組むのが成功の秘訣です。
Power Platformで何ができる？
Power Platformは、ローコード開発ツールなので、専門的なプログラミングの知識がなくても、アプリを作ったり、業務を自動化したりすることができます。
- Power Apps: 業務に合わせたアプリを開発
- 例えば、
- Excelで管理していた顧客情報を、検索しやすいアプリに。
- 紙で管理していた申請書を、スマホで申請できるアプリに。
- 現場の作業員が、タブレットで作業報告を入力できるアプリに。
- 例えば、
- Power Automate: 繰り返しの作業を自動化
- 例えば、
- メールで送られてくるデータを、自動でシステムに登録する。
- 申請書が承認されたら、自動で次の担当者に通知する。
- データを集計して、レポートを自動的に作成する。
- 例えば、
Power Platformを使ったスモールスタートの進め方
- 業務課題の洗い出し: まずは、現状の業務プロセスを分析し、どこに課題があるのかを洗い出します。
- 「時間がかかる」「ミスが多い」「手間がかかる」といった課題を明確にすることが重要です。
- 優先順位の設定: 洗い出した課題の中から、最も重要で、効果が出やすい課題を優先的に取り組みます。
- プロトタイプ作成: 課題を解決するためのアプリや自動化ツールを、Power Platformで実際に作成します。
- AppSheet のテンプレートやサンプルアプリを活用するとスムーズに作成できます。
- テスト運用: 作成したアプリや自動化ツールを一部のメンバーでテスト運用し、問題点や改善点を見つけます。
- 改善と本格導入: テスト結果を基にアプリや自動化ツールを修正・改善し、問題がなければ本格的に導入します。
- 効果測定: アプリ導入後、業務時間やコストの変化、ミス件数などを計測し、効果を検証します。
情報システム部門とキーマンの役割
スモールスタートを成功させるには、情報システム部門だけでなく、現場のキーマンの協力が不可欠です。
- 情報システム部門:
- Power Platformの導入、運用をサポートします。
- セキュリティ対策やデータ管理を徹底します。
- 現場のアプリ開発を技術的な面から支援します。
- 現場のキーマン:
- 業務課題を具体的に把握し、改善点を洗い出します。
- アプリ開発に積極的に協力し、現場の意見を開発に反映させます。
- 完成したアプリを他のメンバーに広め、効果的に活用するためのサポートを行います。
Power Platformを活用し、現場の声を取り入れながら、小さく、早く、効果的な改善を進めることが、スモールスタートを成功させるための鍵となります。次のセクションでは、さらに大きなシステム刷新に向けて、どのような準備を進めていくべきかを解説します。
フェーズ2：基幹システム刷新に向けたステップ
ローコードツールを活用した部分的な業務改善に成功したら、いよいよ本格的な基幹システム刷新へとステップアップしましょう。
このフェーズでは、将来的な全体最適化を見据え、自社のニーズに合ったスクラッチ開発やクラウド基盤の導入を検討します。
全体最適化を見据えたシステム設計
基幹システムは、企業の根幹を支える重要なシステムです。単に個別の業務をデジタル化するだけでなく、企業全体の業務プロセスを統合し、情報の一元管理やデータ連携を実現することが求められます。
- 業務プロセスの可視化: まずは、現状の業務プロセスを徹底的に分析し、ボトルネックとなっている箇所を特定します。
- 全体像の設計: 各部門の業務を連携させ、全体最適化を実現するためのシステムアーキテクチャを設計します。
- データ連携: 部署間で異なるシステムで管理されているデータを統合し、一元的に管理できるようにします。
- 拡張性: 将来的な業務拡大や変化に対応できるよう、拡張性の高いシステムを設計します。
スクラッチ開発とクラウド基盤の選択
基幹システムを構築する場合、大きく分けて2つの方法が考えられます。
- スクラッチ開発:
- 自社のニーズに合わせて、システムをゼロから開発する方法です。
- 自由度が高く、独自のシステムを構築できます。
- ただし、開発費用や期間が高額になる傾向があります。
- クラウド基盤の導入:
- クラウドサービス上にシステムを構築する方法です。
- サーバーの購入や保守が不要で、柔軟な拡張が可能です。
- SaaS（Software as a Service）やPaaS（Platform as a Service）など、様々なサービス形態があります。
最適なシステム選びのポイント
どちらを選ぶかは、以下の要素を考慮して判断しましょう。
- 自社のビジネスモデル: どのようなサービスを提供しているか、顧客は誰か？
- 予算: システム開発にかけられる費用はどれくらいか？
- 納期: いつまでにシステムを稼働させたいか？
- 技術力: 自社にIT人材はいるか？
- セキュリティ: どのようなセキュリティ対策が必要か？
- 将来的な拡張性: 今後、どれくらいの規模までシステムを拡張したいか？
ローコード開発で作成したアプリとの連携
フェーズ1で作成したPower Platformアプリは、そのまま継続して利用できます。新しい基幹システムと連携させることで、既存のアプリを有効活用できます。
- API連携: Power AppsやPower Automateは、APIを通じて、外部のシステムやサービスと連携できます。基幹システムのデータをPower Appsのアプリで表示したり、Power Automateでシステム間のデータ連携を自動化したりできます。
- データ移行: Power Platformで管理していたデータを、基幹システムに移行することも可能です。
スモールスタートの経験を活かす
フェーズ1で得られた経験は、基幹システムの構築においても非常に貴重な財産となります。
- 現場のニーズを把握できている
- Power Platformの操作に慣れている
- 自社に合ったシステム設計の知識を身に着けている
これらの経験を踏まえ、より効果的で、使いやすい基幹システムを構築しましょう。
次のセクションでは、より円滑なシステム導入を叶えるために、部門横断的な連携の重要性について解説します。
業務ルールとデータ項目を整理するのが大事
システム開発を成功させるためには、技術的な側面だけでなく、組織全体の協力体制が不可欠です。特に、複数の部門が関わるようなシステム構築の場合、部門間の連携がスムーズでないと、開発が遅れたり、完成したシステムが使いにくいものになってしまう可能性があります。
そのため、システム開発においては、部門横断的な連携を強化し、業務ルールとデータ項目を整理することが非常に重要となります。
部門横断的な連携が不可欠な理由
各部門が個別に最適化された業務プロセスを持っていると、全体としての効率が悪くなります。部門間で連携することで、業務プロセス全体を最適化し、より効率的なシステムを構築可能。
また、各部門が異なる形式でデータを管理していると、データ連携や分析が難しくなるため、部門横断的な連携を通してデータの整合性を保ち、一元的に管理する仕組みを作ることも重要です。
さらに、部門間の連携を通じて、各部門のニーズを把握し、それらをシステム開発に反映することで、ユーザーにとって使いやすいシステムに。そして、部門間で連携し、運用ルールを明確化することで、形骸化を防ぎ、システムを効果的に運用することができます。
業務ルールとデータ項目の整理
部門横断的な連携を円滑に進めるために、以下のステップで業務ルールとデータ項目を整理しましょう。
- 各部門の担当者を集めたワークショップを開催:
- 現状の業務プロセス、利用しているシステム、データの管理方法などを共有します。
- 各部門が抱える課題やニーズを洗い出し、共有します。
- 共通の業務ルールを策定:
- 業務プロセス全体を最適化するため、各部門が協力して共通のルールを策定します。
- データの入力方法、承認フロー、データ更新のタイミングなどを明確にします。
- データ項目の定義:
- 各部門が管理しているデータを分析し、共通で利用するデータ項目を定義します。
- データ型、必須項目、入力形式などを具体的に決定します。
- データ連携の方法を検討:
- 部門間でデータを連携させる方法を検討します。API連携、データ移行など、最適な方法を選択します。
- データの一元管理を実現するための方法を検討します。
- 運用ルールの策定:
- システムを利用する上でのルールを策定します。
- セキュリティ対策や、利用者の権限設定、変更履歴の管理方法などを明確にします。
- 情報共有の仕組み構築:
- 業務ルール、データ定義、開発状況などを、すべての関係者が共有できる仕組みを構築します。
- プロジェクト管理ツールやドキュメント共有ツールなどを活用すると便利です。
部門横断的な連携を成功させるポイント
- 経営層の理解と協力: 経営層がDXの重要性を理解し、部門横断的な連携を支援する姿勢を示す必要があります。
- 各部門のキーマンの選定: 各部門から、DXに意欲的なキーマンを選出し、プロジェクトを推進してもらいます。
- 定期的な情報共有: 各部門の進捗状況を定期的に共有し、連携を密に保ちます。
- 意見交換の場: 各部門が意見を自由に交換できる場を設け、問題を早期に解決します。
部門横断的な連携は、システム開発を円滑に進めるだけでなく、組織全体のコミュニケーションを活性化し、より一体感のある組織づくりにも貢献します。次のセクションでは、内製化と外部委託のバランスについて解説します。
まとめ
この記事では、中小企業が陥りがちなシステム課題を解決するために、段階的アプローチという有効な戦略をご紹介しました。スモールスタートでローコードツールを活用し、業務効率化を実感しながら、将来的な基幹システム刷新へとステップアップしていくことで、リスクを抑えつつ、着実にDXを進めることができます。
ファンリピートは、Power Platformの導入から運用まで、幅広いサポート実績があります。大企業からベンチャーまで対応可能。まずは、お気軽にご相談ください。
