【簡単】Power AppsでPDF出力し、メール送信やSharePointに保存する方法【関数】

こんな悩みはありませんか？

Power AppsからPDFを出力するのはめちゃくちゃ簡単だったりします。 プログラミングの知識がなくても、サクッと実装可能。

この記事では、Power AppsからPDFを出力する方法を、解説します。初心者の方でも分かりやすいように、図解を交えながら具体的な手順とポイントを説明していきますので、ぜひ最後まで読んでみてください。

事前準備

PowerAppsの設定→PDF関数をONにしてアプリを再起動しておきましょう。

Power Apps からフローを実行する – アプリにボタン一つでPDF生成！

Power Apps で適当なキャンバスアプリを作成します。そのあと、ボタンにフローを割り当て、アプリ上でボタンをクリックするだけでPDFを生成できるように設定していきます。

Power Apps と Power Automate の連携は非常にシンプル。

ステップ 1：ボタンなどのコントロールを追加

Power Apps の画面編集画面を開き、ボタンやアイコンなどのコントロールを追加します。このボタンをクリックすることで、PDF 生成フローが実行されるように設定していきます。ボタンのラベルは「PDF出力」や「レポート生成」など、分かりやすい名前に変更しておきましょう。

今回は請求書情報をPFD出力します。

ステップ 2：OnSelect プロパティの設定

追加したボタンの OnSelect プロパティに、PDF作成の関数を記述します。

PDF作成のボタンを押すと、スクリーン内の表示をPDFにしてくれる…という感じ。

ステップ 3：メール通知もできるようにしたい

作成したPDFをOutlookのほうに送信したいので、その旨も記述します。

まずはPowerApps内でデータの追加。Office365Outlookを検索し、追加してあげましょう。

ボタンを押したときの操作として、以下の記述をしましょう。マスキングしている部分には受信先のメールアドレスを指定してください。

割当先のボタンは、下記の画像を想定。「メール送信」を押すとPDFが送信されます。

Power Automate でフローを作成する – 4つのステップでPDF生成！

Power Automate を使うと、視覚的な操作で簡単にPDF生成のフローを構築できます。まるでブロックを組み立てるように、必要なアクションを繋げていくだけなので、プログラミングの知識は一切不要なのがミソ。

それでは、Power Automate で PDF を生成するフローを作成する手順を解説していきます。

ステップ 1：トリガーの設定

PowerApps内で新しいフローを作成します。フローの開始地点となる「トリガー」として、「Power Apps (V2)」を選択。これにより、Power Apps からデータを受け取り、フローを開始できるようになります。

以下の画像のように、テキスト名とファイル名を入力してください。適当でOK。

Sharepoint内にPDFを保存できるようにしたいので、アクションの追加→ファイルの作成を選択。

ファイル名とファイルコンテンツの欄は、先ほどPowerApps(V2)で入力した値を指定してください。あとは保存して終了。

ステップ 2：変数の設定 – PDFに表示したいデータを準備

今作成したフローを、ボタンに割り当てます。作成したPDFの画面下に「Sharepoint」というボタンがありますが、そちらを指定しましょう。

OnSelectの操作として、以下のように記述をします。

「Sharepoint」のボタンを押したときにフローを走らせ、PDFファイルをSharepointのドキュメント下に保存させます。

これでフローの作成は完了です。実際に受信できているか確認してください。

ポイント：フローにデータを渡す

フローに変数を渡す際に、データ型が一致していることを確認しましょう。例えば、フローで数値型の変数を定義している場合は、Power Apps側でも数値型のデータを渡す必要があります。データ型が一致していないと、エラーが発生する可能性がありますので注意してください。

これで、Power Apps からのPDF 出力の仕組みが構築できました。業務に合わせて、様々なデータを出力し、業務効率化をしていきましょう。