開発

オンライン研修のやり方って?企画立案から効果測定まで解説

新型コロナウィルスの影響を受けて、企業は対面形式の研修からWeb会議システムなどを用いた非対面のオンライン研修への移行が求められています。

従来の研修形式は研修会場に参加者を集めて、研修を行うのが一般的でしたが、新型コロナウィルスにおける「3密」を回避するためには、人を集めることなく、研修を行う仕組みが必要でした。

そこで、企業が注目しているのがZoomやGoogle HangoutなどのWeb会議システムを活用した非対面形式のオンライン研修です。

Web会議システムを介して、人を集めることで「3密」を防ぎ、従来の研修方法やコンテンツはそのままに研修を行うことが可能になります。

しかし、多くの企業にとって、オンライン研修は未知の領域で「オンラインで対面形式と同等の効果が出るのか」「オンライン研修をするにはどんな準備が必要なのか」と悩んでいる方も少なくないのではないでしょうか。

そこで、この記事では、ノーコードツール・ローコードツールを用いた研修代行サービスを提供し、数多くのノーコード・ローコード研修を成功させてきたBOLTが、オンライン研修のやり方とオンライン研修における企画立案から効果測定までの方法を解説します。

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オンライン研修の種類

オンライン研修の種類

オンライン研修には大きく分けて2種類のタイプが存在することをご存知でしょうか。

Web会議システムを通して、講師が行う講義にリアルタイムで参加する「リアルタイム型」とあらかじめ撮影・録画された研修コンテンツを好きなタイミングで閲覧して学習する「オンデマンド型」が存在します。

ここでは「リアルタイム型」と「オンデマンド型」の2種類のオンライン研修の違いを解説していきます。

リアルタイム研修

リアルタイム研修は従来の研修形式と同様に講師と参加者の間で、双方向のコミュニケーションが可能なので、従来の研修と最も近い形式のオンライン研修です。

また、リアルタイム研修の場合は複数名での参加となるため、参加者同士のディスカッションはもちろん、発表に対するフィードバックをWeb会議システム上で行うことも可能です。

人間の集中力には限界があり、孤独な状態で画面を見続けて、話を聞き続けるのには限界がありますが、リアルタイム研修では画面越しですが、講師とのコミュニケーション、他の受講生とのディスカッションが可能なため、集中力の維持に効果的です。

しかし、リアルタイム研修には「徹底した事前準備が必要」というデメリットも存在します。

受講者の全員がITツールに知見のあるというケースは稀であり、多くがWeb会議システムに不慣れな方です。

よくあるトラブルが「Web会議システムが繋がらない」「アカウントを作るのを忘れた」などです。

トラブルを回避するために、研修運営部署は研修前に参加者全員にWeb会議システムの操作方法マニュアルや不具合発生時の対処方法などを説明するなどの事前準備が欠かせません。

オンデマンド研修

オンデマンド研修はあらかじめ用意された映像研修コンテンツを受講者が好きなタイミングで研修を受講できる形式です。

従来の研修形式は受講者が1度だけ受けることができる研修であり、「もう1度振り返りたい」と思っても、すぐに講義を受講し直すというのは不可能でした。

しかし、オンデマンド研修は1度用意した研修コンテンツは何度でも活用できるため、受講生は好きなタイミングで何度でも研修を受講することができます。

従来の研修方式やリアルタイム研修では他の受講者にペースに合わせる必要があるため、理解の遅い受講者にペースを合わせる場面もあれば、難しい部分をじっくり時間をかけて理解することもできませんでした。

しかし、オンデマンド研修は受講者が自らの理解度に合わせて、受講を進めることができるので、全体の理解度も深めることが可能なのです。

オンデマンド研修は受講者だけでなく、研修運営側にもメリットがあります。

リアルタイム研修では開催の度に受講生のスケジュール調整やWeb会議システムのマニュアル配布、不具合発生時の対応など準備から緊急時の対応までやるべきことが多く、手間と労力がかかります。

しかし、オンデマンド研修は研修コンテンツの作成が完了すれば、後は共有するだけなので、スケジュール調整の必要がなく、Web会議システムを利用しないのでマニュアル手配も不具合対処も必要ありません。

ただし、オンライン研修の重要な要素である「受講者の集中を維持すること」に関してはデメリットがあります。

オンデマンド研修は従来の研修形式やリアルタイム研修と比べると、受講者同士のディスカッションや講師とのコミュニケーションが取れないため、受講者のモチベーションや集中力の維持が極めて難しいです。

仮に受講生が全ての講座を受講したと申告しても、実は流しっぱなしで他のことをしていたという事態もあり得ます。

受講者にとっても、研修運営側にとってもメリットが多いオンデマンド型研修ですが、研修運営側で受講態度の確認や集中力が低下した受講者へのフォローができず、受講者の主体性に依存する点には注意が必要です。

オンライン研修で必要になるもの

オンライン研修で必要になるもの

オンライン研修には大きく分けて、2種類のタイプの研修形式があることを紹介してきました。

オンライン研修は研修の目的や受講生の背景などを合わせて適切な研修方法を選択する必要があります。

ここではオンライン研修を行う前に研修運営側と受講者が用意しなければならないものを紹介していきます。

研修講師

研修には当然、講義を行う講師が必要となります。

しかし、講師には従来の研修形式で求められる能力に加えて、オンライン研修の実績やWeb会議ツールなどの利用経験が求められます。

オンライン研修は従来の研修形式と同じようにただ講義内容を画面越しで話していては重要な要素である「受講者の集中力を保つ」という点を満たしておりません。

講師に求められるのは非対面形式の中でも、受講者の集中力を維持できる仕組みを設けて、より良い講義とすることです。

また、Web会議ツールなどのITツールの利用経験がなければ、画面共有などを活用した円滑な資料共有や不慮のトラブルがあった際に対応できず、研修が停滞してしまいます。

そのため、オンライン研修で講師を依頼する際にはこれまでの選定方法とは異なる観点で確認をする必要があるのです。

有線ネット環境

オンライン研修においてインターネット環境は円滑な研修を行うために必要不可欠なものです。

インターネット環境さえあれば、どこでも参加できるのがオンライン研修のメリットですが、研修運営部署は必ず有線ネット環境のある場所で運営を行う必要があります。

理由として、Wi-fiなどの無線環境と比べて、有線環境は回線が安定しているために、ネット接続が起因となって発生する「音飛び」や「画面硬直」が発生しにくいためです。

Web会議システムを活用しているとよく「相手の声が聞こえない」「デモ画面が固まった」という事態が起こりますが、これがまさにネット環境からくる問題です。

オンライン研修では研修中に「音飛び」や「画面硬直」が起こると、受講者の集中力を妨げる要因となりますので、研修運営部署は社内会議室などの有線ネット環境がある部屋で運営を行うことをお勧めします。

Web会議システムがインストールされたPC

オンライン研修では「Zoom」などのWeb会議システムがインストールされたPCを事前に用意する必要があります。

受講者側でインストールをするだけですが、この受講者のZoomインストール作業は研修運営側にとって手間のかかる事前準備となります。

受講者全員がWeb会議システムをよく利用しているのであれば、手間はかかりませんが、現実はそうではありません。

「そもそもZoomって何?」「どうやって設定するの」という受講者も中には存在します。

そのため、ドキュメントやマニュアルを用意せずに準備だけ依頼すると、当日の会議前になっても登録が済んでいない方やWeb会議に参加できない方が発生し、全体会議に支障をきたす原因となります。

研修全体の遅延を回避するためにも、Zoomのインストール方法から必要な設定方法をドキュメントにまとめて、共有するのがお勧めです。

ヘッドホンセット

オンライン研修は研修運営部署も受講者もPCのマイク・スピーカーではなく、ヘッドホンセットを用意する必要があります。

PCのマイクとスピーカーを用意すれば、問題なく参加できるのでヘッドホンセットは不要ではと思う方も多いかと思いますが、円滑な研修実施にはヘッドホンセットが必須となります。

ヘッドホンセットを活用しなかった場合に起こるのが「PCがマイクとスピーカーを認識しない」「話しているのに声が入らない」というトラブルです。

PCの設定に依存する問題ですが、1人でもトラブルが起こると全体の研修遅延に影響するので、万全を期すためにヘッドホンセットを用意することが必要になります。

Webカメラ

オンライン研修は原則「顔出し参加」が必須条件となるため、Webカメラを用意する必要があります。

ヘッドホンセット同様に昨今のPCにはWebカメラが内蔵されているものが多いですが、「会議システムがフロントカメラを認識しない」問題がWeb会議の現場で発生しています。

万が一、Webカメラが使用できなくても参加はできますが、Webカメラがないと受講者の受講態度を把握することができなくなり、研修中にフォローが必要かも確認できず、研修自体の効果測定も難しくなります。

万全な研修運営を実現するには、Webカメラの用意が必須となります。

オンライン研修の実施手順

オンライン研修の実施手順

ここまで、オンライン研修の種類と研修実施に必要となるものを解説してきました。

オンライン研修は研修の内容に合わせて、適切な形式を選定し、事前準備を行うことが鉄則ですが、研修を行う前には企画立案が必要であり、研修終了後には研修の効果を図る効果測定が必要となります。

ここではオンライン研修を行う上での実施手順を解説していきます。

企画立案

オンライン研修を行う上では、研修内容に加え、対象者や研修目的を設定する企画立案が必要です。

企画立案では以下のポイントを意識して研修内容を策定する必要があります。

  1. 研修対象者範囲は
  2. 研修内容は
  3. 研修方式は
  4. 研修時期
  5. タイムスケジュールは

研修対象範囲の設定や研修目的などは従来の研修形式と同様の方法で立案を行いますが、研修内容に関しては従来と同じように講師が話し続ける講座形式だと、受講者の集中力の維持が難しくなり、効果の薄い研修となってしまいます。

そのため、企画立案の段階では「どうすれば集中力を維持してもらえるか」を念頭において、研修内容を立案する必要があります。

中でも特に重要となるのが、「研修内容」と「タイムスケジュール」です。

研修内容では、講師による説明だけでなく、できるだけグループワークやディスカッションなどで受講者同士のコミュニケーションの時間を設ける必要があります。

タイムスケジュールにおいては、30分から1時間程度でこまめに休憩を取ることはもちろん、各講義セクションをコンパクトに短い時間で区切るなどの配慮が必要となります。

事前準備

立案した研修企画を基に必要となる各種機材やコンテンツ、研修環境の事前準備が必要となります。

事前準備の段階では必要となる機材などはできるだけ本番環境に近い形で事前テストを行うのが望ましいです。

画面共有する資料、デモシステム、Web会議システム、ネット環境などチェックしなければならないものが多く存在しますが、全て本番と同じ環境でテストをすることで、本番に想定していなかったトラブルが起こる事態を防げます。

しかし、どれだけ対策をしても、トラブルは発生する可能性があるので、トラブル発生時に対応方法などを研修運営側で共有しておくこともお勧めです。

研修実施

事前準備が完了すると、いよいよ研修実施となりますが、研修実施時は主に受講者のサポートやトラブル発生時の対処が主な業務となります。

画面越しに集中力が散漫になっている受講者を見つければ、チャット機能で個別に声がけをしたり、理解が遅い受講者にはサポートを入れる必要があります。

また、トラブルの発生時には研修全体に遅延に繋がらないように個別で迅速に対処する必要があります。

効果測定

オンライン研修は研修終了で終わりではなく、実施したオンライン研修が効果のあったものなのかを検証する効果測定を行う必要があります。

効果測定を行うことで、オンライン研修が受講者にとってメリットのあるものだったか、非対面と同様の効果を発揮すると社内に証明することが可能となります。

また、受講者からの実施したオンライン研修に対する評価を確認することで、以降のオンライン研修の質を高めるヒントや改善すべき点を把握することができます。

効果測定の方法としては、以下のような手段が代表的です。

  1. アンケート
  2. 講義内容テスト

アンケートに関しては、講義内容の理解度確認ではなく、従来の研修形式との比較などオンライン研修に対するアンケートを行い、オンライン研修の改善点などを調査します。

講義内容テストはオンライン研修を受けた受講生の理解度を図る指標となります。

2つの効果測定を行うことで、オンライン研修の質を高めるとともに理解度を上げるために必要な施策を検討するアイディアとなります。

【まとめ】オンライン研修は研修の目的ごとに最適な方法を選ぶ必要がある

【まとめ】オンライン研修は研修の目的ごとに最適な方法を選ぶ必要がある

この記事では新型コロナウィルスにおける「3密」オンライン研修のやり方とオンライン研修における企画立案から効果測定までの方法を解説してきました。

オンライン研修には大きく「リアルタイム型」と「オンデマンド型」の2種類が存在し、研修目的に合わせて最適な方法の選定が必要です

2つの研修方法はそれぞれメリットとデメリットが異なるので、それらを理解して上でオンライン研修を実施する必要があります。

オンライン研修は新型コロナウィルス対策だけでなく、研修実施におけるコスト削減にも貢献するため、オンライン研修で従来の対面形式と同等の効果を出せるようになれば、大きなメリットになります。

私達、BOLTは、ノーコード・ローコードツールを活用した研修代行サービスを行っています。

ノーコード・ローコードを活用した研修を多数手がけており、非対面形式でのワークショップも行っております。

もし、ノーコード・ローコードを活用したオンライン研修を検討されている場合は、お力になれるかと思いますので、是非お声がけ下さい。

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