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Zoom研修の準備には何が必要?失敗しないための注意事項

新型コロナウィルスの影響を受け、企業には様々な変化が求められており、人事部が行っている社内研修も対面形式からZoomなどのWeb会議システムを用いた、非対面形式の研修への移行が求められています。

これまでの社内研修と言えば、人事部もしくは外部講師を中心に参加者を一同に集めて、対面形式の環境で実施されていましたが、現在の新型コロナウィルスの環境下ではウィルス蔓延の危険性のある「3密」に該当します。

しかし、これまで対面形式で行っていた研修を急に非対面形式に切り替える場合には用意すべきツールや研修実施時に注意すべき点などの前例が少ないため、各社は手探りの中で非対面形式の研修を行っています。

そこで、この記事では、ノーコードツール・ローコードツールを用いた研修代行サービスを提供し、数多くのノーコード・ローコード研修を成功させてきたBOLTが、Zoom研修の準備に何が必要かを説明すると共に失敗しないための注意事項を解説します。

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Zoom研修とは?

Zoom研修とは?

新型コロナウィルスにおける「3密」に対応すべく、多くの企業は非対面形式の研修としてWeb会議システムを活用した「Zoom研修」を実施しています。

ここでは研修の新しい形であるZoom研修に関して解説していきます。

アフターコロナにおける新しい研修スタイル

Zoom研修はWeb会議システム「Zoom」を活用したアフターコロナにおける新しい非対面形式の研修スタイルです。

従来の研修は対面形式が前提であり、参加者が一箇所に集まって、講義やワークショップを受ける形式でした。

しかし、コロナウィルス対策として用いられている指標である「3密」では 人を一箇所に集めるのは行為は禁止されており、従来の研修方式で研修を行うことが実質不可能となりました。

そこで、登場したのがWeb会議システム上で研修を行う完全非対面形式の「Zoom研修」です。

Zoom研修とは、従来のように人を場所に集めるのではなく、Web会議システムを活用し、ネット上の限定されたユーザーしか参加できない会議スペースに人を集めることで、非対面形式での研修を行うものです。

研修内容自体を変更することなく、受講形式をWeb会議システムからの参加とすることで、従来の研修コンテンツやカリキュラムを変更することなく、研修を行うことが可能です。

Zoom研修は新型コロナウィルス対策だけでなく、コストダウンに関わるメリットも存在します。

  1. 大人数の場合に外部の研修スペースを借りる必要がない
  2. 遠方からの参加者の交通費が不要
  3. 画面上で資料を共有するため、事前の資料準備が不要

研修を実施する場合には場所代、交通費などのコスト負担が発生しますが、Zoom研修の場合、場所も不要であり、人の移動も不要になります。

録画機能で社内コンテンツ化が可能

Zoom研修はWeb会議システムの録画機能を活用することで社内研修を社内の教育コンテンツ化が可能となります。

従来の研修方法は参加者だけが受けられる1回きりの研修であり、内容をもう1度確認したい、研修の重要な部分を日々の業務の中に取り入れたいと思っても、研修内容を振り返って、閲覧することは不可能でした。

対面形式の研修の場合は研修内容を振り返るという点には注目されていなかったのです。

しかし、非対面形式のZoom研修では活用するWeb会議システムに標準搭載されている録画機能を活用すれば、研修内容を録画することが可能になるため、追加費用をかけることなく、いつでも振り返りが可能な研修コンテンツを作成できます。

研修などを社内コンテンツとする場合には撮影が必要で、撮影する人材や機材を外部に委託する必要があり、研修とは別の費用が発生するため、企業も研修のコンテンツ化には及び腰でした。

「3密」を避けることを目的としたZoom研修は非対面での研修を実現することに加え、研修のコンテンツ化を実現することも可能であり、従来の研修では実現できなかった社内教育コンテンツ化が可能です。

Zoom研修に必要なツール

Zoom研修に必要なツール

ここまで、非対面研修の新しい形である「Zoom研修」に関して紹介してきました。

Zoom研修は従来の研修カリキュラムやコンテンツを変更することなく、受講形式だけ変えれば、簡単に非対面での研修を行うことが可能です。

しかし、円滑なZoom研修の実施には事前に用意しなければならないツールがいくつか存在します。

ここではZoom研修に必要なツールを解説していきます。

ZoomがインストールされたPC

Zoom研修を実施する場合は講師側、研修参加者側の双方でWeb会議システム「Zoom」を事前にPCにインストールする必要があります。

事前にPCにインストールする際にはZoomの公式HPで参加者がアカウントを作る必要があるため、研修を実施する部署がZoomアカウントの作成手順をまとめたドキュメントを用意しておくとスムーズに登録が進みます。

ここで注意すべきなのは「必ず研修実施日の前日までに参加者がPCにインストールをする」ことです。

よく起こる問題として「事前インストールが間に合わなかった」「やり方がわからない」という参加者が研修開始5分前に現れることです。

参加者の1人でもインストールができていない場合は、インストール未完了の参加者の対応が終わるまで研修が開始できず、時間の浪費に繋がるので、事前インストールを徹底させることが大切です。

遅くとも2日前にインストールを完了させることを必須化することで、当日のトラブルを避けることができます。

ヘッドホンセット

Zoom研修において「研修内容を聞く」及び「発言する」ためにはヘッドホンセットを用意する必要があります。

PCに搭載されているマイクとスピーカーを活用すれば、準備する必要がないのではと考える方もいるかもしれませんが、PCに搭載されているマイクとスピーカーでは次のような問題が発生する可能性があります。

  • 自分以外の周りの音が入ってしまう
  • 講師の方や他の参加者の声がよく聞こえない

Zoom研修に参加する方の多くは自宅で受講することになりますが、完全に締め切った部屋が確保できれば問題ありませんが、お子さんがいる部屋で受講する参加者も多いはずです。

その場合、PCのマイクだと想定外の音を拾ってしまい、他の参加者の迷惑になることが考えられます。

また、PCのスピーカーの音質も確かなものではないので、音が割れたりして、講師の方の声が鮮明に聞こえないなどの事態にも繋がります。

不慮の事態を避けて、不自由なく研修を受けることを希望するのであれば、研修受講用のヘッドホンセットを用意することをお勧めします。

USBカメラ

Zoom研修では「顔出し参加」が原則となので、顔を写すためのUSBカメラが必要となります。

ヘッドホンセット同様にUSBカメラを用意しなくても、PCに搭載されているフロントカメラを利用すればいいのではないかと考える方が多いかと思いますが、PCのフロントカメラに頼ったばかりに「顔が映らない」という事態に陥る可能性もあるのです。

よく起こる問題として「ZoomがPCのカメラを認識しない」問題です。

WindowsのPCによく起こる問題で、PCに搭載されているフロントカメラをZoomが認識できないため発生する問題で、解決するにはPC設定そのものを変更する必要があます。

昨今は1,000円以下で購入できる高品質なWebカメラも登場しており、社内で行われる他のWeb会議などでも活用できるので、研修を受ける際には事前に用意しておくことをお勧めします。

有線ネット環境

音飛びや画面遅延を回避して円滑なZoom研修を実施するためには研修運営部署側で有線の通信環境を用意する必要があります。

Zoom研修中によく起こる問題が「画面が乱れる」「画面遅延」「音飛び」などで、これらの問題は全てネット環境に依存した問題であり、通信環境が悪い場合に発生します。

研修において「画面遅延」や「音飛び」が発生すると、参加者側の研修へのモチベーションが薄れてしまう危険性があり、回線が悪いと最悪の場合、Web会議が停止してしまいます。

対処方法としては、研修実施部署側がWi-fiではなく有線ネット環境を利用することです。

研修実施部署は有線ネット環境が用意された環境でZoom研修の運営することが円滑な研修運営に繋がります。

Zoom研修の注意事項

Zoom研修の注意事項

ここまで、Zoom研修と特徴と実施に必要なものを解説してきました。

Zoom研修を行うために特別なものを用意する必要はなく、これから非対面形式の研修を行いたい企業も簡単に移行可能です。

しかし、Zoom研修を実施する際にはいくつかの注意点が存在します。

ここではZoom研修実施時の注意すべき点を解説していきます。

事前準備が成否を分ける

Zoom研修を成功させるためには実施前にどれだけ事前準備ができるかにかかっています。

成功の9割を占めると言っても過言ではないほど、Zoom研修では事前準備が重要な要素となります。

事前準備が漏れていると、研修中に不測の事態が発生し、研修が時間通りに進まない、最悪の場合は研修が中止になることもあり得ます。

以下が研修運営部署が行うべき事前準備のポイントです。

  1. 参加者全員のZoomインストール確認
  2. ヘッドホンセット・Webカメラ有無の確認
  3. 運営側のネットワーク接続テスト
  4. 研修参加方法のドキュメント共有

参加者の中にはPCの操作やZoomの利用経験が少ない方も多いと思いますので、当日に問い合わせが出ないように事前に必要操作方法をまとめた資料を展開しておくことも大切です。

タイムスケジュール

Zoom研修では参加者が集中力を維持できるタイムスケジュールを策定する必要があります。

従来の方法とは違い、Zoom研修では周りに参加者がいない環境下で、単独で長時間PCを見ながら、講義を聞き続ける必要があるため、参加者には大きな負担が生まれます。

そのため、従来の研修のように1日中、研修を行うような形式はZoom研修には不向きです。

人間の集中力には限界があるので、従来の対面形式の研修よりも更にコンパクトな研修とし、こまめに休憩やリフレッシュとなるようなワークを盛り込んだタイムスケジュールを設定する必要があります。

研修運営側は「いかに集中して参加してもらえるか」という観点でタイムスケジュールを策定する必要があります。

参加形式は顔出しを原則とする

Zoom研修を実施する際は参加方法を顔出し原則にする必要があります。

非対面形式の研修を行う場合は「いかに参加者が集中して参加できるか」という点が重要になり、Zoom研修の場合は参加者の集中度を図る要素はカメラに映る受講態度で図るしかありません。

万が一、顔出しを原則としないの場合にはZoomに参加だけして、実際は他のことをしているが、受講しているフリができるのがZoom研修のリスクです。

Zoom研修を行う場合には、必ずWebカメラを用いた顔出し原則として「参加している姿」を確認できる環境を作ることが大切です。

【まとめ】Zoom研修は事前準備を徹底するだけで簡単に実施可能

【まとめ】Zoom研修は事前準備を徹底するだけで簡単に実施可能

この記事ではアフターコロナに対応した研修形式であるZoom研修の準備に何が必要かを説明すると共に失敗しないための注意事項を解説してきました。

従来の研修方法からZoom研修に移行するための初期費用や環境構築の負担が少ないため、企業は容易にオンライン研修を取り入れることができます。

ただし、Zoom研修には事前準備の徹底が不可欠であり、研修の成否を分けるのはどれだけ入念に準備が行えたかになります。

Zoom研修は企業規模問わず、どの企業でもすぐに実践できるアフターコロナ対策の研修方法なので、是非、Zoomを活用した非対面の研修に取り組んでください。

私達、BOLTは、ノーコード・ローコードツールを活用した研修代行サービスを行っています。

ノーコード・ローコードを活用した研修を多数手がけており、非対面形式でのワークショップも行っております。

もし、ノーコード・ローコードを活用した研修を検討されている場合は、お力になれるかと思いますので、是非お声がけ下さい。

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