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文書管理システム比較8選!価格・機能からツール毎の特徴を徹底解説

文書管理システム比較8選!価格・機能からツールごとの特徴を徹底解説

紙での文書管理で困った経験はありませんか?

「重要な書類を紛失・破棄してしまった」「必要な時に書類を取り出せず、探すのに時間が掛かってしまった」といったように、従来の紙での文書管理は、印刷や保管をするための費用だけでなく、時間や労力といったコストも掛かってしまいます。

また、個人情報の取扱いや、企業コンプライアンス遵守については盛んに叫ばれるようになりつつあります。

そうした中で、欲しい時に必要な情報を取り出す仕組みや、機密情報の管理として注目されているのが、文書管理システムです。

この記事では、ノーコード・ローコード開発に特化したシステム開発サービスを運営し、数多くのシステム開発を成功させてきたBOLTが、文書管理システムの比較を行っていきます。

情報システム部や経営企画部などのシステム化を検討されている方は必見です。

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文書管理システムとは?

文書管理システムとは?

文書管理システムとは、文書をデジタル化したものを格納・管理するシステムのことです。

従来の紙文書による文書管理は、保管スペース確保や維持費用が掛かる上、欲しい情報を探し出すことに時間を要するという問題があります。

また、外出先から文書を確認できないため、会社の情報を上手く活用できないという問題も発生します。

それらの問題を解決するための仕組みとして、文書管理システムでは文書データをデジタル化して、会社の資産として活用することができます。

文書管理システムの機能

文書管理システムの機能

ここでは、文書管理システムの主な機能を解説します。

システムごとに機能や特徴は異なりますが、基本的な機能は共通していますので、まずはどういったことを実現できるシステムなのかを抑えておきましょう。

作成

社内で文書を新たに作成することを指します。

契約書、申請書、見積書、稟議書・・・、など企業運営において、日々あらゆる業務で文書が作成されています。

例えば、Word、Excel、PDF、PowerPointといったPC上で作成されたファイルデータの登録はもちろん、紙の文書をスキャンして電子化した情報なども、文書管理システム上に登録することができます。登録したファイル形式は後から変換することも可能です。

共有・活用

作成したユーザー以外の、他のユーザーにも文書情報を共有することができるようになります。

共有された情報は、「閲覧のみ」「編集権限あり」のように、ユーザーに応じてアクセス権限に制限を設けることが可能です。

破棄

不要になった情報や期限を超えた情報は適切に破棄をすることも必要です。また、文書管理システムにも保存容量の上限がありますので無制限に保存をすることは出来ません。

データを保存する期間や、保管・破棄の権限者を明確化するなど、社内ルールをあらかじめ決めておくことで、不要になったファイルは適切な形で破棄をすることができます。

保管・保存

社内で必要な文書データは、誰が見てもわかるようにフォルダを階層分けするなどの保管ルールが必要です。

例えば、フォルダやデータの名称の付け方などを社内で統一しておくことで、検索のし易さも格段に向上します。

また、データの勝手な複製・改ざん・破棄を防ぐためにも、パスワードを掛けるなどのセキュリティ対策も必要です。

文書管理システム導入で得られるメリット

文書管理システム導入で得られるメリット

文書管理システムを活用することは、様々なメリットがあります。

ここでは、文書管理システム導入がもたらすメリットを紹介していきます。

メリット1 保管するための場所を確保する必要がない

紙文書の場合は、書類室や管理倉庫が必要となります。またファイリングや仕分けの手間や、劣化を防ぐための管理体制を整える必要があります。

電子化(ペーパーレス化)にすることで、データ情報はサーバー内に蓄積されますので、物理的な保管スペースが不要になります。また、ファリングや仕分けも簡単な操作で出来るので作業効率も格段に向上します。

ペーパーレス化について詳しく知りたい方は「ペーパーレス化にはノーコードとSaaS活用!その理由を徹底解説」をご覧ください。

メリット2 欲しい時に簡単に文書を探すことができる

紙文書は、量が膨大になるので、どこに保管されているかがわからず、欲しい情報を探すのに時間と労力が掛かります。

文書管理システムであれば、検索機能を活用することで、欲しい情報を簡単に探す出すことが可能です。

メリット3 どこからでも資料を確認できる

紙文書の場合は、外出先からは情報を取り出すことは出来ませんので、事前に準備をすることが必要です。

準備を忘れてしまった場合や、急遽必要になった場合に、わざわざ書類を取りに戻ったという経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか。

文書管理システムであれば、外出先からでも取り出すことができますし、他の人からデータとして共有を受けることも可能です。

メリット4 盗難や許可なしの複製を防ぐことができる

紙による文書データは、盗難・複製・紛失による情報漏洩など様々なリスクが伴います。

文書管理システムを活用することで、アクセス権限設定、アクセス履歴、履歴を保管する証跡管理を行うことができるので、文書の紛失や、許諾なしの複製、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが出来ます。

失敗しない文書管理システムの選び方

失敗しない文書管理システムの選び方

文書管理システムと一言でいっても、機能や特徴はシステムごとに多種多様です。

そのような数多くのシステムの中から、自社に最適な文書管理システムを選ぶためには、事前の準備が必要となります。

「取りあえず資料請求をしよう。」「担当者から説明を受けよう。」という姿勢では、選定基準があいまいなため、決めきらなかったり、せっかく導入したはいいが社内で馴染まなかったという結果になりかねません。

ここでは、事前準備から導入までの進め方を解説していきます。

選び方1 導入の目的・検討する際の優先順位を整理する

社内で導入する目的や実現したいゴールを考え、その上で検討すべき事項の優先度を決めましょう。あらかじめ整理をしておくことで、サービスの比較をする際に自社に合うサービスかどうかの判断がしやすくなります。

選び方2 システムごとの特徴を理解する

文書管理システムにもサービスによって、特徴が大きく異なります。

例えば、契約書類に特化したサービスや、機能が豊富で様々な電子化に対応したサービスがあります。

まずは、比較サイトなどを利用して大まかに把握することで、システムの特徴を理解することができるでしょう。

選び方3 保管する文書データの量、今後どれくらい増えるかを見立てた上で、規模・用途に見合ったシステムを検討する

目先の手軽さだけではなく、「将来的にどのような運営を行いたいのか。」を想定しておくことで、拡張性の有無も含めて検討することができます。

例えば、保管する文書の量や保管期限を決めておくことで、どれくらいの容量が必要となるかがわかります。

多くのシステムは容量によって、ランニングコストが変わってきますので、あらかじめ試算をしておきましょう。規模や用途に見合わないシステムを導入してしまうと、かえって管理コストが増えてしまうことになりかねません。

選び方4 トライアルから始める

無料トライアルを実施しているシステムであれば、まずは積極的に活用してみましょう。

検討段階でも、実際に触れてみることで色々な感想が出てくるはずです

可能であれば、2〜3システムのトライアルを行うことで、自社に合うシステムが見つかりやすくなります。

トライアルを実施している例としては、NotePMは1ヶ月の無料期間有り、CLOUD SIGNでは送信件数月5件まで(1ユーザーのみ)なら期間制限なしで無料で利用できます。

NotePMの公式サイトはこちら
CLOUD SIGNの公式サイトはこちら

選び方5 使用してみた感想や意見を集め、将来性も吟味した上で決定する

トライアルの際は、なるべく複数の部署や、従業員を巻き込んで実施しましょう。実施後は、アンケートやミーティングを実施し、気づきや感想をまとめましょう。

特定の部署が独断でシステムを決めると、現場からの不満の声が少なからず出てきます。

大切なことは導入することではなく、システムがきちんと運用されることによって、業務効率を向上させることですので、現場の声を大切にしましょう。

文書管理システム導入でよくある失敗・トラブル事例

文書管理システム導入でよくある失敗・トラブル事例

事例1 従業員の意識が変わらず、現場に浸透しなかった

これまでのやり方を変えて、新しいことを始めようとする場合、現場への浸透が最も大きな壁となります。得てして人間は変化を嫌います。

導入の目的やどのような状態を具体的に目指すのかといったことのメッセージ発信を、全社員が理解するまでしつこく行う必要があります。

事例2 推進メンバーが現場を理解しておらず、かえって非効率になった

社内システムを変える場合、部署横断での推進プロジェクトを立てることがあります。

推進メンバーは、現場への浸透がゴールとなりますが、推進が上手くいかない時に、現場と衝突をしたり、正論を盾に無理強いをしてはいけません。従業員の仕事に対するモチベーションが下がり、逆に業務効率が低下する可能性があります。

現場の要望や不満をヒアリングし、改善策や、折衷案を出しながら合意形成を取っていきましょう。

事例3 社内ルールが整備されておらず、サーバー内に文書情報が散乱し、どこに何があるかわからなくなった

文書管理システムの導入すること自体はあくまで手段です。目的は、欲しい情報をいつでもどこでも見れる状態にすることや、業務スピードの向上です。

目的の実現をするためには、導入以降の運用に掛かっています。

しかし、責任の所在が曖昧だったり、社内ルールが整備されていないがために、何でもかんでも情報データが蓄積されてしまっては、期待した効果は得られず、無駄な投資となりかねません。

文書管理システム比較8選

文書管理システム比較8選

ここからは、厳選した8つの文書管理システムを紹介していきます。

気になったシステムがあれば、直接ベンダーに問い合わせるか、資料請求を行いましょう。

ツール1 クラウドスタンプ(株式会社E-STAMP)

クラウドスタンプの公式サイトトップページのスクリーンショット

<概要>
契約書管理に特化した、電子契約サービスパッケージ。従来の紙での契約書を電子化することで、インターネット上での契約締結が可能。

締結済みの契約書類はクラウド上で自動で保管され、更新時の通知設定や書類の検索も可能

<特徴>
・契約締結に掛ける時間・労力コストを削減
→WEB上で契約締結に必要なサインを交わせるので、早ければ数分で作業が完了。
・様々な契約書類に対応
→売買基本契約書、代理店契約書、業務委託契約書など印紙代が掛かる契約書にも対応
・データの保存期間は無制限。セキュリティ対策も万全
→登録している限り無制限にデータを保存することができる。通信に強固な暗号化を行っており情報漏洩を防いでいる

<費用>
・ライトプラン(要見積もり)
・ベーシックプラン(要見積もり)

<導入時の注意点>
・条件次第でクラウドスタンプで締結が出来ない場合もある
・現在対応しているファイル形式はPDF形式のみ(順次拡大予定)

<導入した企業の声>
・締結スピードが圧倒的に早くなった。また、進捗が営業と管理で一元管理できるようになったことで、対応漏れがなくなった。(ソフトウエア)
・収入印紙のコスト削減、押印の業務コストがゼロになった(ウオーターサーバーレンタル)

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ツール2 楽々DocumentPlus(住友電工情報システム株式会社)

楽楽DocumentPlusの公式サイトトップページのスクリーンショット

<概要>
様々な業種・用途で利用可能な文書管理システム。

ペーパーレス化の促進や社内業務効率向上の実現の他、出張先・テレワークでも、場所・端末を選ばず利用が可能

<特徴>
・パッケージ版
・業務の適用性
→契約書管理、ISO文書管理、税務関係書類管理、他社内書類のペーパーレス化といったあらゆる部門の文書管理に対応
・欲しい情報にたどり着く検索性
→高速ビューワでの文書表示、簡単な操作で実行できる登録作業

<費用>
150万円〜(100ユーザー以上)※要見積もり

<導入時の注意点>
・対応OSはWindowsのみ
・ライセンス体系は100ユーザー以上なので、小規模企業には向かない

<導入した企業の声>
・複数の会社から説明を受けたが、すべての要件を満たすのは楽楽DocumentPlusだけでした(衣料品メーカー)
・最も見やすく、使いやすかったのが楽楽DocumentPlusでした。特に全文検索は精度も高く、必要なファイルを見つけ出しやすかったです。(旅行代理店)

楽々DocumentPlusの公式サイトはこちら

ツール3 eValueドキュメント管理(株式会社OSK)

evalueの公式サイトトップページのスクリーンショット

<概要>
膨大な社内文書の中から、目的の書類を瞬時に入手。

様々な文書を電子化することで、書類を探す手間を削減可能なドキュメント管理システム

<特徴>
・アクセス権管理や印刷・持ち出し制限が可能
→フォルダごとにパスワード保護や、印刷・コピー・持出禁止などの制限が掛けられるため、機密度に応じたセキュアな文書管理を実現

・複合機からの自動登録が可能。効率的に電子化を実現
・蓄積されたナレッジにすばやくアクセス
→よく使う検索条件を保存することで、いつでも瞬時に欲しい情報を見つけ出すことが可能。その他、様々な検索方法を設定することが可能
・CADソフトがインストールされていないパソコンでも、CAD図面の参照・検索をすることが可能

<費用>
・無料体験版有(30日間)
・要見積もり

<導入時の注意点>
権限管理など細かく設定出来るが、ある程度設定を理解していないと難しい。使用方法がやや煩雑。

<導入した企業の声>
・導入前は、書類データの管理は担当者任せになっており、管理方法もバラバラでした。OSKの担当者はドキュメント管理の知識が豊富なので、今後大幅な業務改善に繋がると確信しています。(ガラス製品加工)
・以前は、部門ごとで最新版の図面が異なっていました。ドキュメント管理は最新版が自動表示されるので、誰が見ても最新の図面を参照できるようになりました。(製造業)

eValueドキュメント管理の公式サイトはこちら

ツール4 GlobalDoc(パナソニック株式会社)

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<概要>
パナソニック全社8万人が利用する文書管理システムとして、20年以上の運用実績からノウハウを蓄積。300社以上の導入実績を持つ文書管理システム

<特徴>
・パナソニック全社での利用実績(約8万ユーザーでの20年以上)と、「現場の声」を取り入れた運用ノウハウを専門SEが支援
・利用形態に合わせてオンプレミス版、クラウド版を提供。運用後の切り替えにも対応
・全文検索オプションで、Word・Excel・PowerPoint・PDFなどファイル内のテキスト検索が可能

<費用>
・スタンダードライセンス(500IDの場合) 3,000,000円〜
・エンタープライズライセンス(1サーバーの場合) 6,500,000円〜
※登録ユーザー数によって異なる。要見積もり

<導入時の注意点>
費用が高額なので、小規模事業所には向かない

<導入した企業の声>
・特別な知識がない部門担当者でも、管理・運用が可能なので、社内の不可軽減に繋がりました(金融)
・紙面での申請業務ではあいまいになっていたルール決めが必要であることを実感。運用面でのノウハウ提供もパナソニックに期待している(物流)

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ツール5 NotePM(株式会社プロジェクト・モード)

NotePMの公式サイトトップページのスクリーンショット

<概要>
社内マニュアル・業務ノウハウ・設計書・議事録など、様々なナレッジ情報を一元管理し、組織パフォーマンスを向上させる社内wiki(情報共有ツール)

<特徴>
・ナレッジを蓄積しやすい
→WEB上で簡単にドキュメントが掛ける高性能エディタとテンプレート機能
・欲しい情報がすぐ見つかる
→フォルダ構造で情報を整理しやすく、Word・PDFなど、ファイルの中身も全文検索可能
・柔軟なアクセス制限機能
→組織規模に応じた権限設定。参照専用やゲスト権限など、社外メンバーとの共有にも便利
・スタートアップベンチャー企業での導入実績も豊富

<費用>
・無料お試し有(30日間)
・スターター 1000円/月(3ユーザー)
・ベーシック 3,600円/月(8ユーザー)
・スタンダード 5,700円/月(15ユーザー)
・プラス 9,500円/月(25ユーザー)
・プロ 17,500円/月(50ユーザー)
・プレミアム  30,000円/月〜(100ユーザー以上。要見積もり)

<導入時の注意点>
レイアウトの情報が多く見にくい。パソコンやWEBを使い慣れていない業種の場合、馴染まない可能性がある

<導入した企業の声>
・導入当初はエンジニアチームの技術ブログといった情報共有に使っていましたが、現在はセールスやマーケティング部門を含め全社員が使っています(ITサービス)
・「ここを見ればわかるという場所」が出来たことで、教育に掛ける時間が短縮しました。(WEB制作)

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ツール6 SPA(ウイングアーク1st株式会社)

SPAの公式サイトトップページのスクリーンショット

<概要>
高精度のAI OCRの活用で文書データの認識率を上げることはもちろん、データコンペアのより目視・確認作業の完全自動化を目指した運用が可能

<特徴>
・用途に合わせて選べる4つのAI OCRエンジンが運用効率を最大化
→読み取る文書に合わせて最適なものを選択することが可能
・クラウド版、パッケージ版がある
・Salesforceと連携が可能

<費用>
・無償トライアル有
・クラウドサービス:
初期費用300,000円、基本ライセンス50,000円(月額)、ユーザー利用料金1,000円〜(ユーザー権限、人数に応じて異なる)
・パッケージ版:
標準価格3,795,000円〜+年間保守費495,000円〜(サーバー台数、使用データベースにより異なる)

<導入時の注意点>
新機能追加やアップデートがほぼない

<導入した企業の声>
・商談データの更新作業をExcelで統合した結果、営業担当の平均入力時間が70%以上削減されました。(情報・通信)
・紙帳票での手作業がなくなり、飛躍的な作業効率アップが実現できました(製造)

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ツール7 CLOUD SIGN(弁護士ドットコム株式会社)

CLOUD SIGNの公式サイトトップページのスクリーンショット

<概要>
弁護士ドットコムが運営する、日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービス。

従来紙で行っていたあらゆる契約手続きを電子化することで、印紙・郵送代のコスト削減、押印や郵送作業の時間削減を図ることができる

<特徴>
・全てがクラウド上で完結するため、今まで数日間かかっていた契約作業を、わずか数分で終えることができる。
・郵送代・紙代・インク代・印紙代といったコストを削減することができる。Freeプランなら月間5件までは無料で利用可能
・弁護士監修のもとサービスを運営シているので、法的に安心して利用が可能。導入を支援するコンサルティングメニューも充実

<費用>
・お試しFreeプラン:無料 送信件数:月5件まで、ユーザー数:1名まで、電子署名:あり
・Standard: 月額費用10,000円 送信件数:無制限(送信件数ごとに200円)、ユーザー数:無制限、電子署名:あり
・Standard plus: 月額費用20,000円 送信件数:無制限(送信件数ごとに200円)、ユーザー数:無制限、電子署名:あり、紙の書類インポート機能
・Buisiness: 月額費用100,000円 送信件数:無制限(送信件数ごとに200円)、ユーザー数:無制限、電子署名:あり、承認権限設定・アカウント登録制限などセキュリティ管理機能有

<導入時の注意点>
電子契約に特化して機能が限定的である分、わかり易く導入しやすい反面、必要な機能がない場合はシステム外で対応する必要がある。

<導入した企業の声>
・これまで7~10日間をみていた契約締結のリードタイムが、契約書を送信して1日以内に締結に至る割合が約70%となりました。社内でも衝撃的な結果でした(人材サービス)
・UI/UXが優れていたことも導入の決め手になりました。費用も当社のようなベンチャー企業にとって利用しやすい金額でした。(ITサービス)

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ツール8 X-pointCloud(株式会社エイトレッド)

X-pointCloudの公式サイトトップページのスクリーンショット

<概要> 
簡単で高機能、他にないワークフローで煩雑な社内業務や導入・費用面の課題を解決する電子決裁サービス

<特徴>
・紙のように直感的な入力フォームだからユーザーは迷わず使える
→これまで社内で使用していた書類のデザインを、そのまま使用することも可能
・ワークフロー上で、ワンクリックで承認できるから、決済スピードが大幅に改善する
・スマホやタブレットにも対応。外出先でも承認や申請が可能

<費用>
・無料トライアル有(30日間)
・500円/月額(1ユーザー)+初期費用
・スタンダードプラン:初期費用14万円+月額費用
・プリペイドプラン:14万円+475円×ユーザー数×12(全額前払い)

<導入時の注意点>
X-pointパッケージ版があるが、そちらを利用シている場合cloudへの移行ができない

<導入した企業の声>
・既存の紙べースと同じ書式を用意できたことから、ユーザーが書式変更に戸惑うことなく、容易に移行ができた(化学製品製造)
・これまで2週間程度かかっていた起案書決済期間を、導入直後から1週間程度に短縮され、今後さらに期間短縮が期待できます。(学校法人)

→ X-pointCloudの公式サイトはこちら

文書管理システムを比較表で確認

システム名機能・特徴価格
クラウドスタンプ
(株式会社E-STAMP)
・契約締結に掛ける時間・労力コストを削減
→WEB上で契約締結に必要なサインを交わせるので、早ければ数分で作業が完了
・様々な契約書類に対応
→売買基本契約書、業務委託契約書など印紙代が掛かる契約書にも対応
・データの保存期間は無制限。セキュリティ対策も万全
→登録している限り無制限にデータを保存することができる。通信に強固な
暗号化を行っており情報漏洩を防いでいる
・ライトプラン※要見積もり
・ベーシックプラン※要見積もり
楽々DocumentPlus
(住友電工情報システム株式会社)
・パッケージ版
・業務の適用性
→契約書管理、ISO文書管理、税務関係書類管理、他社内書類のペーパーレス化
といったあらゆる部門の文書管理に対応
・欲しい情報にたどり着く検索性
→高速ビューワでの文書表示、簡単な操作で実行できる登録作業
150万円〜(100ユーザー以上)
 ※要見積もり
eValueドキュメント管理
(株式会社OSK)
・アクセス権管理や印刷・持ち出し制限が可能
→フォルダごとにパスワード保護や、印刷・コピー・持出禁止などの
制限が掛けられるため、機密度に応じたセキュアな文書管理を実現
・複合機からの自動登録が可能。効率的に電子化を実現
・蓄積されたナレッジにすばやくアクセス
→よく使う検索条件を保存することで、いつでも瞬時に欲しい情報を
見つけ出すことが可能。その他、様々な検索方法を設定することが可能
・CADソフトがインストールされていないパソコンでも、CAD図面の
参照・検索をすることが可能
・無料体験版有(30日間)
 ※要見積もり
GlobalDoc
(パナソニック株式会社)
・パナソニック全社での利用実績(約8万ユーザーでの20年以上)と、
「現場の声」を取り入れた運用ノウハウを専門SEが支援
・利用形態に合わせてオンプレミス版、クラウド版を提供。
運用後の切り替えにも対応
・全文検索オプションで、Word・Excel・PowerPoint・PDFなどファイル内の
テキスト検索が可能
・スタンダードライセンス 3,000,000円〜
 (500IDの場合)
・エンタープライズライセンス 6,500,000円〜
 (1サーバーの場合)
 ※登録ユーザー数によって異なる。要見積もり
NotePM
(株式会社プロジェクト・モード)
・ナレッジを蓄積しやすい
→WEB上で簡単にドキュメントが掛ける高性能エディタとテンプレート機能
・欲しい情報がすぐ見つかる
→フォルダ構造で整理しやすく、Word・PDFなどのファイル内も全文検索可能
・柔軟なアクセス制限機能
→組織規模に応じた権限設定。参照専用やゲスト権限など、社外メンバーとの
共有にも便利
・スタートアップベンチャー企業での導入実績も豊富
・無料お試し有(30日間)
・スターター 1000円/月(3ユーザー)
・ベーシック 3,600円/月(8ユーザー)
・スタンダード 5,700円/月(15ユーザー)
・プラス 9,500円/月(25ユーザー)
・プロ 17,500円/月(50ユーザー)
・プレミアム  30,000円/月〜(100ユーザー以上)
SPA
(ウイングアーク1st株式会社)
・用途に合わせて選べる4つのAI OCRエンジンが運用効率を最大化
→読み取る文書に合わせて最適なものを選択することが可能
・クラウド版、パッケージ版がある
・Salesforceと連携が可能
・無償トライアル有
・クラウドサービス:
 初期費用300,000円、基本ライセンス50,000円/月額、
 ユーザー利用料金1,000円〜(権限、人数により異なる)
・パッケージ版:
 標準価格3,795,000円〜+年間保守費495,000円〜
 (サーバー台数、使用データベースにより異なる)
CLOUD SIGN
(弁護士ドットコム株式会社)
・全てがクラウド上で完結するため、今まで数日間かかっていた契約作業を、
わずか数分で終えることができる。
・郵送代・紙代・インク代・印紙代といったコストを削減することができる。
Freeプランなら月間5件までは無料で利用可能
・弁護士監修のもとサービスを運営シているので、法的に安心して利用が可能。
導入を支援するコンサルティングメニューも充実
・お試しFreeプラン:無料
 送信件数:月5件まで、
 ユーザー数:1名まで、電子署名:あり
・Standard:月額費用10,000円
 送信件数:無制限(送信件数ごとに200円)、
 ユーザー数:無制限、電子署名:あり
・Standard plus:月額費用20,000円
 送信件数:無制限(送信件数ごとに200円)、
ユーザー数:無制限、電子署名:あり、
 紙の書類インポート機能
・Buisiness:月額費用100,000円
 送信件数:無制限(送信件数ごとに200円)、
ユーザー数:無制限、電子署名:あり、
 権限設定・登録制限などセキュリティ管理機能有
X-pointCloud
(株式会社エイトレッド)
・紙のように直感的な入力フォームだからユーザーは迷わず使える
→これまで社内で使用していた書類のデザインを、そのまま使用することも可能
・ワークフロー上で、ワンクリックで承認可能。決済スピードの改善が可能
・スマホやタブレットにも対応。外出先でも承認や申請が可能
・無料トライアル有(30日間)
・500円/月額(1ユーザー)+初期費用
・スタンダードプラン:初期費用14万円+月額費用
・プリペイドプラン:14万円+475円×ユーザー数×12
 (全額前払い)

まとめ|文書管理システムを活用すれば、費用・労力コストの削減や業務スピードの向上が可能

まとめ|文書管理システムを活用すれば、費用・労力コストの削減や業務スピードの向上が可能

この記事では、業務効率化に役立つ文書管理システムについて、導入時のメリットおよび注意点、各システムごとの特徴を、実際に利用された企業の声も含めて紹介してきました。

文書管理システムを使えば、従来の紙の印刷や郵送の手続きがなくなり、作費用・労力コストの短縮をすることが可能です。

また、いつでも・どこでも情報にアクセスすることが出来るので、業務スピードも格段に飛躍します。

もし、自社に見合った文書管理システムの選び方がわからないといった場合や、具体的に何を電子化させるかであったり、その後のワークフロー整備や現場への推進方法がわからないといった場合は、当社がいつでも無料でご相談に応じます。

私達、BOLTは、ノーコード・ローコードツールでの開発に特化したWEBシステム開発サービスを行っています。

ノーコード・ローコードツールを活用した低コストかつ柔軟性の高いシステム開発を手掛けており、文書管理システムを始めとした生産性向上に繋がるシステムの開発実績も多数ございます。

もし、既存の社員だけでは業務に対応しきれないなどのお悩みを抱えている場合は、お力になれるかと思いますので、ぜひお声がけください。

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