開発

業務自動化を実現するためのツールとは?活用事例から解説

日本企業の多くが人材不足問題に悩まされています。

誰もが知るような大手企業であっても、求人募集を出しても満足に人を集めることができないほど、国内の働き手の数が不足しています

人材不足問題に加えて働き方改革の波が強くなっているため、限られた社内リソースで従来の業務量を残業せずにこなすことを求められているため、企業における業務改革が急務となっています。

業務改革の一環として企業が取り組んでいるのが、人間が行っていた業務をシステムやツールに置き換えて、人が作業せずとも業務が完結する業務自動化です。

業務自動化と聞くと、資金力やリソースが十分にある企業しか実現できない領域とイメージしますが、現在はツールを活用すれば資金力がなくてもアイディア次第で、簡単に業務自動化を実現することが可能になりました。

しかし、「どのツールを利用すればいいか分からない」「情報システム部が動いてくれない」という企業も存在し、ツールを活用した業務自動化が進んでいる企業とそうでない企業で二極化しています。

そこでこの記事では、ノーコード・ローコード開発に特化したシステム開発サービスを運営し、数多くのシステム開発を成功させてきたBOLTが、業務自動化を実現するためのツールを紹介すると共に、ツールを活用した業務自動化の成功事例を紹介します。

業務自動化による生産性向上を目指している方は必見です。

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業務自動化ツールとは?

業務自動化ツールとは?

業務自動化と一言で言っても企業には部署ごとに様々な業務が存在するため、業務ごとに最適な自動化ツールは異なります。

昨今は特定業務に特化したツールから汎用的なツールまで様々なツールが登場しています。

業務自動化を実現するためには、自動化対象の業務に対して適切なツールを活用することが大切です。

ここでは業務自動化に活用されるツールの特徴と対象となる業務を合わせて紹介していきます。

RPA

RPAとは「Robotic Process Automation」の略語であり、ホワイトカラーの定型業務を自動化するソフトウェアタイプのロボットです。

RPAが利用できる領域は、Excelファイルに記載された情報を別のシステムに入力する「転記作業」やシステムに入力されたデータに誤りがないかをチェックする「確認作業」などの手順やルールが同じ反復業務です。

RPAは「転記する」「確認する」などのシンプルな業務に適していますが、人間の判断が必要な複雑な業務は対応できないので、全ての業務に対応できる万能ツールではないことに注意してください。

RPAの活用範囲は「業務を進めるうえで人の判断が必要ない」ことが大原則になります。

RPAを活用すると従来の半分以下の時間で正確に業務が進むので、作業工数削減によるコスト削減と高い業務品質が実現し、担当者は付加価値の高い他の業務に時間を活用することが可能となります。

OCR

OCRとは「Opticak Character Recognation」の略称で、帳票などの紙ベースの情報を読み取ることで、紙に記載されている情報をデータ化することできるツールです。

OCR単体の機能は、名刺情報や図面情報を読み取ってデータ化するだけですが、RPAと組み合わせることで、OCRでの紙情報読み取り後のシステムへの入力業務を自動化することができます。

ペーパーレス化は進んでいますが、顧客から送付される発注書の内容を受注システムに転記する受注入力業務は未だにどの企業も事務担当者の手作業で行われてます。

受注入力業務にOCRとRPAを利用した場合、OCRで注文書をスキャンして読み取った文字情報をRPAが受注システムに自動転記することで、受注入力業務の完全自動化が実現します。

製造業などは紙文化が色濃く残る業界ですが、OCRを活用することで紙情報の転記作業が不要になることに加え、紙情報がデータ化されることで紙を保管する必要もなくなり、管理コストも削減することができます。

Zapier

Zapierは従来はエンジニアでなければ実現できなかったシステム同士の連携と自動化設定を誰でも簡単に作成できるツールです。

Gmailにメールが届いたら内容をExcelに転記する、添付ファイルをGoogleドライブに連携するなどの単純作業の繰り返しが日々の業務の中に潜んでおり、この単純作業に従業員は時間と労力を使っています。

単純作業の繰り返しをシステム同士の連携によって自動化するのがZapierの役割で、コストをかけずに最も早く業務自動化を実現できる手段です。

Zapierには1000種類以上のサービスが登録されており、連携したいサービス同士を選択して、条件を設定するだけで自動化の仕組みを構築できるので、エンジニアでなくても誰でも簡単にシステムを連携させることが可能になります。

規模の大きい業務自動化には向いていませんが、部署内に存在する単純作業を改善するような現場主導の業務自動化に相性の良いツールです。

NoCodeツール

企業の業務自動化を後押しするツールとして、注目を集めているのがNoCodeツールです。

NoCodeツールは文字通り、システムを開発するためにコードを書く必要がないツールで、必要な機能をドラック&ドロップするだけでシステムを構築することができるツールです。

近年、様々なジャンルのノーコードツールが登場したことで、活用の幅が広がり続けており、ノーコードツールで業務自動化アプリを構築する企業が増加しています。

あらかじめテンプレートアプリが用意されているツールがほとんどなので、ゼロから全てを構築する必要はなく、テンプレートを活用するだけでも業務自動化することができます。

NoCodeツールに関して詳しく知りたい方は「NoCodeツールおすすめ36選!アプリ開発から自動化ツールまで!」の記事をご覧ください。

業務自動化ツール活用事例

業務自動化ツール活用事例

ここまで、業務自動化を実現するツールとその活用対象となる業務を紹介してきました。

ツールの登場によって、これまでは莫大な費用をかけてシステム開発することでしか実現できなかった自動化の仕組みを、ツールを活用するだけで簡単に構築できるため、多くの企業が自動化による生産性向上を実現しています。

業務自動化を実現するために必要なのは開発費用でもリソースでもなく、業務自動化のアイディアを実現するためにツールをどのように活用するかです。

ここではツールを活用した業務自動化を成功させた企業の事例を紹介していきます。

株式会社マルハン:店舗の膨大な事務作業をRPAで自動化

全国でパチンコ事業を展開する株式会社マルハンでは、RPAを活用した間接業務の自動化によって店舗業務の効率化を実現しました。

同社では少子高齢化による店舗従業員の減少が課題となっており、少人数でも店舗が運営できる効率的な店舗運営が急務となっていました。

店舗における事務手続きやデータ入力作業などのノンコア業務を効率化し、接客などのコア業務に従業員が時間を割ける環境創出に向けたRPA導入を行いました。

導入前の店舗では店舗分析データの作成のために複数のシステムからデータを抽出し、それらを1つずつExcelにコピー&ペーストしており、データ分析をする前のデータ抽出とコピー&ペーストに多くの時間を取られており、非常に非効率な業務が全ての店舗で行われていました。

店舗のノンコア業務に対して、RPAを活用することでデータ抽出や分析などの事務作業が削減されることによって生産性が向上し、事務作業の時間をコア業務である接客に回すことで顧客満足度の向上に繋がりました。

RPAを活用することで、同社は年間14,000時間の業務時間削減に成功しており、人がやる必要のない業務を自動化することで、従業員が本来の付加価値の高い業務に注力することができる環境を創造しました。

株式会社メルカリ:非エンジニアが半年で400以上の業務自動化に成功

株式会社メルカリでは非エンジニアがNoCodeツールである「Zapier」を活用することで、プログラミングを行わずに400以上の業務自動化に成功しました。

同社ではルーティン業務を自動化したいというニーズやアイディアはありましたが、自動化の仕組みを構築するエンジニアが不足していたため、思うように改善が進まない状態でした。

この課題を解決するために非エンジニアに向けた「業務自動化の勉強会」を発足し、非エンジニアによるZapierを活用した業務自動化に挑戦しました。

アプリ開発には経理、総務、経営企画などの様々な部署の人間が携わり、それぞれの部署に存在する単純作業を自動化するアプリ構築をスタート。

Zapierを活用すると、プログラミングをしなくても誰でも簡単にアプリを構築できるという成功体験が社内に拡散された結果、プロジェクト発足から半年で400以上の業務自動化アプリを構築することに成功。

業務の課題は現場で働く人が1番理解しているため、現場主導で課題を解決できる仕組みとしてZapierを活用することで、メルカリは開発コストをかけることなく現場主導の業務自動化を実現しました。

業務自動化を実現するには巨額の開発資金やリソースがなければ、実現できない領域かと思われがちですが、ツールの使い方次第でどんな企業でも業務自動化による生産性向上を実現することができるのです。

【まとめ】業務自動化を実現するには慎重なツール選定が必要

【まとめ】業務自動化を実現するには慎重なツール選定が必要

この記事では業務自動化を実現するツールの概要とツールを活用した業務自動化成功事例を紹介してきました。

業務自動化を実現する上で重要なのは、すぐにゼロから作ろうとするのではなく、既に世の中に存在するツールをどれだけ有効活用できるかという点です。

技術革新が進んだことで、業務自動化は開発予算やリソースを潤沢に持つ大企業だけのものではなくなり、既に完成されたツールを活用するだけで、どんな企業も簡単に業務自動化を実現できるのです。

ツールは汎用的なものから特定業務に特化したものまで、様々な用途のツールが登場しており、自社の課題や業務に最も適したツールを選定することが重要です。

多くのツールは無料トライアルという形でツールを事前に試すことが可能なので、まずはトライアル利用してみて、業務との親和性を確認しながら適切なツールを見つけ出すのはいかがでしょうか。

私達、BOLTは、ノーコード・ローコードツールでの開発に特化したWEBシステム開発サービスを行っています。

業務自動化を目的としたシステム開発はもちろん、ノーコード・ローコードツールを活用した業務自動化コンサルティングも行っております。

もし、業務自動化を目的としたツール導入やNoCodeツールを活用したシステム開発を検討している場合は、お力になれると思いますので、是非お声がけ下さい。

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BOLTは、国内初のNoCode(ノーコード)/LowCode(ローコード)による開発に特化したシステム開発サービスです。プログラミング不要のツールを活用することで、従来の開発会社よりも開発コストを抑えることができます。

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