SharePointリストとは？Excelと比較してどちらがよい？

日々増え続けるデータ、ファイル、そして情報。これらを効率的に管理し、必要な時にすぐに見つけ出すことは、企業にとって大きな課題です。

「必要なファイルがどこにあるのか分からない…」
「最新版の資料がどれなのか混乱する…」
「メールでファイルのやり取りを繰り返すうちに、バージョンが分からなくなってしまった…」

このような悩みを抱えている企業様は少なくないのではないでしょうか？

Excelでの情報管理に限界を感じている、ファイルサーバーの容量が逼迫している、セキュアな情報共有を実現したい…、そんな企業様におすすめなのが SharePoint です。

SharePointとは？

SharePoint は、Microsoft が提供するクラウドベースのサービスで、企業の情報共有、チームのコラボレーション、Web サイトの作成などを支援するプラットフォームです。ファイルの保存・共有、チームサイトの作成、ワークフローの構築など、様々な機能を備えています。

簡単に言うと、SharePoint は、企業の情報の一元管理を実現するためのハブのような役割を果たします。チームメンバー全員が同じ情報にアクセスできるようになり、情報伝達のスピードアップ、業務効率の向上、そして生産性向上に繋がります。

SharePoint リストとは？

SharePoint のリストとは、簡易的なデータベース機能を指し、 Excel のようにデータを表に格納して管理することができます。オンライン上でデータの閲覧・編集はもちろん、複数人でファイルの情報の共有が可能。

インターネットに接続できる環境なら、時間・場所・デバイス問わずファイルを利用することができます。

機能が似ているので、よくExcelと比較されることがあります。本記事ではそこにフォーカスを当てて違いを解説…というわけです。

ExcelとSharePoint、それぞれの特徴を比較

Excelはデータ管理や簡単な分析に便利なツールですが、チームでの情報共有や大規模なデータ管理には限界があります。SharePointは、まさにこうした課題を解決するために設計されたプラットフォームです。

それでは、ExcelとSharePointを様々な観点から比較し、それぞれの特徴を見ていきましょう。

項目	Excel	SharePoint
情報共有	ファイルのメール添付による共有が一般的。複数人で同時に編集することが難しい。	セントラルなプラットフォーム上で情報共有。アクセス権限を設定することで、セキュアな情報共有を実現。
バージョン管理	ファイル名にバージョン番号を付けて管理することが多い。バージョン管理が煩雑になりがち。	自動的にバージョン履歴を保存。過去のバージョンに簡単にアクセスし、復元可能。
データ容量	ファイルサイズが大きくなると動作が重くなる。大規模なデータ管理には不向き。	クラウドストレージのため、大容量データも保存可能。ファイルサイズによるパフォーマンスへの影響が少ない。
セキュリティ	パスワード設定でファイルを保護できるが、アクセス権限の細かい設定は難しい。	アクセス権限をユーザーやグループごとに設定可能。情報漏洩のリスクを軽減。
共同編集	複数人での同時編集は、Office 365版など一部のバージョンでのみ可能。	複数人での同時編集が可能。リアルタイムで共同作業を進められる。
データ分析	基本的なデータ分析機能を備えている。高度な分析には、別途BIツールが必要。	リストやライブラリに保存されたデータを活用した分析が可能。Power BIとの連携で高度な分析も実現。
検索機能	ファイル内のキーワード検索は可能だが、複数のファイルにまたがる検索は難しい。	強力な検索機能を備えている。複数のサイト、リスト、ライブラリから必要な情報を迅速に検索可能。
ワークフロー	ワークフロー機能は限定的。	Power Automate と連携することで、柔軟なワークフローを構築可能。承認プロセスなどの自動化を実現。
コスト	比較的安価に入手可能。	SharePoint Online は Microsoft 365 のサブスクリプションに含まれる。スタンドアロン版もある。

SharePointリストがExcelより優れている部分は？

テーブル構造

SharePointリストは、データをきれいに整理して保存するのがとても得意。これは、他のアプリとデータをやりとりするときにとても便利なんです。

例えば、Power Appsというツールで作ったアプリで、SharePointリストを使うと

1. 休みの申請をアプリで出すと、自動的にリストに新しい情報が追加されます。
2. お客さんからの問い合わせをアプリで受け付けると、すぐにリストに記録されます。

でも、普通のExcelファイルだと、こういうことをするのは難しいんです。特に、自由に作った表だと、アプリから直接情報を追加するのは大変だったり。

Excelでも、きちんと計画して作れば整理された表は作れます。でも、SharePointリストのいいところは、誰が作っても自動的に整理された形でデータが保存されることです。

これってすごく便利で、なぜかというとデータがいつも同じ形で整理されているので、他のアプリやシステムとつなげて使うのがとても簡単になるからです。

つまり、SharePointリストを使うと、データを整理するのも、他のアプリと情報をやりとりするのも、ずっと楽になるんです。初心者の人でも、簡単にデータを管理できるようになりますね。

データがクラウド上に存在する

SharePoint Onlineを使うと、SharePointリストはインターネット上に保存されます。これって、とても便利なんです。

今、仕事ではいろんなインターネットサービスを使っていますよね。仕事をもっと楽にするには、これらのサービス間で情報をやりとりすることが大切です。でも、情報がパソコンの中だけにあると、これが難しくなってしまいます。

SharePointリストの良いところは、Power BIというサービスともつながることができるんです。Power BIは、データを見やすい図やグラフにするのが得意です。

例えば、お客さんからの問い合わせを管理するリストがあるとしましょう。このリストを使って、Power BIで次のようなことができます：

• 1年間や1ヶ月ごとの問い合わせの数を図で見る
• どのサービスについての問い合わせが多いかを分かりやすく表示する
• どの部署への問い合わせが多いかを図で見る

しかも、これらの図やグラフは自動で最新の情報に更新されるんです。

一方、Excelファイルをパソコンに保存したり、インターネット上に保存しても月ごとにファイルを分けたりしていると、同じようなことをするのがとても大変になります。特に、Excelファイルの中身の構造が月によって違う場合は、もっと難しくなってしまいます。

だから、SharePointリストを使うと、情報の管理も、他のサービスとのつながりも、ずっと簡単になるんです。

表示形式を切り替えられたり、データの型を指定できる

1. 表示形式を切り替えられる

SharePointリストでは、同じデータを異なる方法で見ることができます。例えば

• リスト表示：普通の表のように行と列でデータを見られます。
• カード表示：各項目を個別のカードのように表示できます。
• カレンダー表示：日付に関連するデータをカレンダーの形で見られます。
• ギャラリー表示：画像を中心に情報を並べて表示できます。

これらの表示方法を簡単に切り替えられるので、同じデータでも目的に応じて見やすい形で確認できます。Excelではこのような柔軟な表示切り替えは難しいです。

2. データの型を指定できる：

SharePointリストでは、各列（フィールド）にデータの種類を指定できます。例えば、

• テキスト：普通の文字情報
• 数値：数字だけの情報
• 日付：日付や時間の情報
• 選択肢：あらかじめ決めた選択肢から選ぶ形式
• ルックアップ：他のリストから情報を参照する形式
• 人物：組織内の人を選択する形式

日付の列に文字を入れられないようにすればミスを防げますし、データの姓が旺盛が保てたりします。Excelでもデータの入力規制を設定できますが、SharePointほど簡単ではなく、柔軟性も低い印象です。

同時作業が可能

Excelはファイルなので、誰かがファイルを開いている状態だと編集に影響が出ます。多数の人が利用するアプリのデータソースとしては向かないといえるでしょう。

Sharepointは複数人での同時作業ができるのでここは明確に勝っているといえます。

Excelの方が便利な場面とは？

ExcelがSharePointより優位となるのは、主に以下の場合です。

• データの一括操作・更新が頻繁に必要な場合: コピー＆ペースト、ドラッグ&ドロップ、数式、マクロなどを駆使した一括操作はExcelの方が容易で高速です。データの一意性担保よりも一括更新のスピードが重視される場合はExcelが適しています。
• テーブル構造以外のアウトプットを作成する場合: 複雑なレイアウトやフォーマットの帳票など、テーブル形式以外での出力が必要な場合はExcelが便利です。
• 一時的なデータ操作・表計算の場合: データ保存の必要がなく、一時的に表を作成・計算したい場合はExcelのシンプルさが勝ります。
• マクロを多用した複雑な処理が必要な場合: 既存の複雑なマクロを活用した業務は、SharePointリストのみでの完全な代替は難しいでしょう。

ただし、これらの場合でもPower Appsなどを併用することで、データの構造化や効率化は可能です。上記以外の場合では、SharePointリストの利用が推奨されます。

Sharepoint導入によるメリット

1. 情報の一元管理で無駄な時間と労力を削減

SharePointは、会社の大切な情報をすべて一つの場所にまとめて管理できるツール。書類やファイル、リスト、ウェブページなど、いろんな種類の情報を一か所に集めることができます。これにより、情報を探す手間が減って、仕事がずっと楽になるでしょう。

1. 情報を素早く見つけられる： SharePointには強力な検索機能があります。欲しい情報をすぐに見つけられるんです。たくさんのファイルやサイトの中から一度に探せるので、情報を探す時間がグッと短くなります。
2. 正しい情報にすぐアクセスできる： 情報を一か所で管理するので、同じ情報が何個もあったり、古い情報が残っていたりする問題がなくなります。いつでも最新の正しい情報を使えるので、間違いやトラブルを防げます。
3. 会社の知恵を共有できる： 社員みんなの知識や経験を共有できる場所になります。これを「ナレッジマネジメント」と呼びます。みんなで知恵を出し合って共有することで、会社全体の仕事の効率がアップします。

2. セキュリティ強化で情報漏洩リスクを軽減

SharePointは、高度なセキュリティ機能を備えており、企業の重要な情報を安全に守ります。アクセス権限の設定、暗号化、多要素認証など、様々なセキュリティ対策を講じることで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが可能です。

1. 情報を見られる人を決められる： SharePointでは、誰がどの情報を見られるかを細かく決められます。
   • 山田さんは全部の情報を見られる
   • 佐藤さんはAの情報だけ見られる
   • 鈴木さんはBの情報だけ見られる このように設定できるので、大切な情報が勝手に見られることを防げます。
2. 情報を暗号化できる： 大切な情報を特別な方法で隠すことができます。これを「暗号化」と言います。暗号化すると、もし悪い人が情報を盗もうとしても、中身を読むことができません。
3. 二段階認証ができる： パスワードだけでなく、もう一つ別の方法で本人確認をします。例えば、スマホにコードを送って入力してもらうなど。これで、他の人がなりすましで入ってくるのを防げます。
4. ルールを守っているか確認できる： 会社や国が決めたルールをちゃんと守っているか、確認するのも簡単です。誰がいつどの情報を見たか、という記録も残せるので、何か問題があったときにすぐ調べられます。

3. チームコラボレーション促進で生産性アップ

SharePointは、チームメンバー間でのスムーズな情報共有と共同作業を支援します。複数人での同時編集、バージョン管理、コミュニケーション機能など、チームコラボレーションを促進する様々な機能が搭載されています。

• スムーズな情報共有: チームサイトを作成し、関連する情報を一元管理。チームメンバー全員が同じ情報にアクセスできるようになり、情報伝達の効率が向上。
• リアルタイム共同作業: ドキュメントの同時編集機能により、複数人で同時に作業を進めることが可能。場所や時間にとらわれずに共同作業できるため、生産性向上に貢献。

4. 業務プロセス自動化でよりスマートな働き方を実現

Power Automateと連携することで、SharePoint 上の様々な業務プロセスを自動化できます。例えば、契約書の承認プロセス、経費精算、タスク管理などを自動化することで、業務効率化、人的ミスの削減、迅速な意思決定を実現できます。

5. コスト削減効果

SharePoint Onlineはクラウドサービスのため、サーバーの購入・管理費用が不要です。また、情報の一元管理による業務効率化、ペーパーレス化による印刷コスト削減など、間接的なコスト削減効果も期待できます。

これらのメリットを享受することで、企業は競争力を強化し、さらなる成長を遂げることが可能になります。SharePointは、単なるファイル共有ツールではなく、企業全体の業務効率化、生産性向上に貢献する強力なプラットフォームです。

まとめ

本記事ではSharepointの概要や、Excelと比較したときのメリット、Excelの方が良い場面などを紹介しました。Sharepointはできることが多い分、理解するのに時間がかかることと思います。

PowerAppsやPowerAutomateなどの利活用を社内で進めていく際、必ず使用するツールですので本記事が学習の助けになると嬉しいです。

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