無駄な会議の特徴とは？生産性を上げるための方法やITツールを紹介

参加した会議で、「これは時間の無駄なのでは？」と感じることはありませんか。

多くの企業で、長時間の会議や非生産的な会議が問題となっています。参加者の集中力が低下し、本来の業務に支障をきたすこともあります。

しかし、適切な方法とツールを活用すれば、会議の生産性を大幅に向上させることは可能です。

本記事では、無駄な会議の特徴を解説し、生産性を上げるための具体的な方法やITツールを紹介します。

まずは、自分の参加している会議の現状を見直し、無駄な会議がないか確認しましょう。

無駄な会議の特徴とは？当てはまったら要注意

はじめに、無駄と思われる会議の特徴について確認していきましょう。代表的な5つのパターンについて解説していきます。

出る必要ある？というメンバーが参加している

会議に出席する必要のないメンバーが参加しているのは、無駄な会議の典型的な例です。上司に「とりあえず出て」と言われ参加するものの、実際に自分が関与するべき議題や業務に関係していない場合、会議に出席すること自体が無駄に感じられてしまいます。

参加者全員が有意義に時間を使うためには、とりあえずで参加人数を増やしてしまうのではなく、必要なメンバーだけを招集することが重要です。

井戸端会議

課題が解決されないまま進行する会議もまた、無駄な会議の一例です。効果的な会議では、出てきた課題を具体的なアクションプランに落とし込みますが、無駄な会議の場合、課題を認識しながらも、同調するだけで終わってしまいます。

噂話をするだけで終わってしまう井戸端会議のような会議では、結局時間が浪費されてしまい、何も解決されないことが多くなってしまいます。

資料をただ読み上げるだけの会議

会議中に配布資料をただ読み上げるだけでは、事前に読み込む時間を設けることで避けられるはずの時間が消費されます。

このような会議では議論の時間が減り、参加者の意識が低下してしまうため、無駄と化します。資料は事前に共有し、会議ではその内容に基づいた議論を行うことで生産性を上げることが可能です。

生産的な会議の場では、議論が活発に行われ、意思決定によりアクションプランが決まっていくものです。

目的が決まっていない

会議の目的やゴールが不明確なまま進行する会議も、無駄な時間を生みます。何を決定するのかが明確でなければ、参加者は方向性を見失い、議論が不毛に終わります。

最初に会議のゴールを設定し、そこに向けて議論を進めることが重要です。目的を定めた上で、会議において必要なアジェンダや資料を整えてから会議に臨むようにしましょう。

また、会議の最中においても、常に目的から逸れていないかを確認しながら取り組むようにしましょう。

反論意見しか出ない会議

同調ばかりの会議も無駄な時間となってしまいますが、反論意見ばかりが出て建設的な議論が行われない会議もまた、生産性が低くなります。有意義な会議では、反論に代案が付くべきですが、無駄な会議ではただ否定するだけで、何も進展しません。

こうした反対意見により、参加者のモチベーションが下がり、次回以降の意見も出にくくなってしまいます。そのため、会議の司会進行を務める人物は、否定ばかりの意見が出てしまわないように建設的な議論が行われるように議題を促すことを心がけましょう。

無駄な会議を減らして生産性を上げる方法を解説

会議の生産性を上げるための方法にはどのようなものがあるでしょうか。無駄な会議をなくすためにも、生産的な会議の作法について確認します。

アジェンダを作成する

アジェンダを作成することは、生産性の高い会議を行う上で最初にして最も重要なタスクのひとつです。アジェンダを作成することにより、参加者が議題を把握できるようになり、目的から逸れることなく会議を進行することが可能です。

また、アジェンダを作成することにより、会議の時間配分や全体像を明確にすることができます。加えて、参加者に事前にアジェンダを周知することで、内容についての精査と議題についての検討を促す効果があります。

会議の目的やゴールを設定

会議を効率的に進めるためには、まず目的やゴールを明確にする必要があります。目的が不明確だと、アジェンダの作成や参加メンバーの選定が難しくなり、会議全体が無駄に終わるリスクが高まってしまいます。

会議を行う際には、会議時間を先に決めるのではなく、目的やゴールを設定し、それに準じて必要なスケジュールや参加者、アジェンダを設計する必要があります。

ファシリテータ（進行役）を立てる

会議をスムーズに進行させるために、発言を促し、意見を適切にまとめる進行役（ファシリテータ）を立てることが有効です。進行役により、議論が脱線せず、効率的に議題を進めることができます。

進行役がいない場合、会議が発散しすぎてしまい収束に向かわないことがあります。そのため、進行役が適宜目的やアジェンダに沿って議論を本来あるべき方向へと導いてあげる必要があります。

紙の資料を極力減らす

会議資料の紙印刷は無駄な手間やコストがかかります。デジタル化が進む中、資料は電子形式で共有し、無駄を省くことが重要です。

資料のページ数や部数が多い場合、ホチキスでとめるなどの準備時間が長くなってしまいます。会議が終わった後には机の奥でしまわれてしまい、なかなか再度見ることが少ないといった資料も多くあるかと思います。

SDGsの観点からも、不要な紙資料はどんどんと廃止していくようにしましょう。

決定事項、共通認識の確認

会議の最後には、決定事項や共通認識の確認を全員で行うことが大切です。これにより、次の行動に対する誤解を防ぎ、決めたアクションが実行される可能性が高まります。

折角会議で意思決定がなされたとしても、実行されなければ意味がありません。そのため、会議で決まったことを再確認し、共通認識化することはとても重要なプロセスのひとつとなります。

会議中は議事録を作成せずに、全員が会議に集中する

最近はAIツールを活用して議事録を自動化することもできます。会議中に議事録を作成することによる集中力の低下を防ぎ、参加者全員が議論に専念できる環境を整えることが大切です。

議事録をとる役割の人は、往々にして議事録をとることに精一杯となってしまい、議論に参加することができなくなってしまいます。

必要性があって参加した会議ですので、全員が積極的に発言ができるよう、議事録はAIに任せるなどして発言可能な状態にすることが大切です。

スマホ・PCの持ち込み禁止

会議中のメールチェックなど、会議と無関係な行動を防ぐために、スマホやPCの使用を制限することも有効です。

どうしても必要になってしまう役職や職務の人もいると思われるため、絶対に禁止することがお勧めというわけではありませんが、会議の内容によってはスマホやPCを持たずに会議を行うということは有効な手段のひとつです。

スマホやPCを持ち込んでよい場合、どうしても途中で違うことに気が向いてしまうということはありがちな問題です。参加者全員に集中して会議に臨んでほしい場合には検討してみるとよいでしょう。

立って会議する

立ち会議は、眠気や集中力の低下を防ぐための方法として有効です。短時間で効率的に会議を進行する際に役立ちます。

その日にやることを確認するための朝会や業務連絡や終業報告が主な目的となる退勤前の会議などでは、立って会議を行うことで、ダラダラとせずにスムーズに会議を終えることに繋がります。

最近では、作業自体も立って行うという会社も出てきており、集中力を高めるために時には立って会議を行うことも有効でしょう。

意思決定者を出席させない

時には、会議に意思決定者を参加させないことが、より自由で率直な意見交換を促す場合もあります。職位が高い人が参加する場合、腹を割った意見を言いづらいといったことは起こり得る問題です。

あえて意思決定者を参加させないことで、普段は言いづらいが本質的な議題などを発散させて物事を進めていくという手法も試してみるとよいでしょう。

ただし、会社として意思決定を行うためには、経営陣への報告が必ず必要となります。そのため、会議に意思決定者が出席していない場合には、別の場を設けて必要な報告プロセスを踏むなどのフォローを行うようにしましょう。

生産性の高い会議を行っている企業事例を紹介

会議に関して、生産性を向上させるために様々な取り組みを行っている企業があります。先行している企業の取り組みを把握することで、自社に合った会議の進め方について参考としてみるとよいでしょう。

Amazon：パワポ、事前資料配布、箇条書き禁止

Amazonの会議では、効率化を徹底しており、会議においても独自のルールが徹底されています。

まず、「パワポ禁止」「事前資料の配布なし」が基本で、資料はWord形式でA4サイズ1ページにまとめます。さらに、図やグラフ、箇条書きは禁止され、すべて文章で表現することが求められます。これにより、視覚的要素による解釈の違いを防ぎ、参加者全員が同じ共通認識を持つことができるそうです。

また、新規事業提案の場合は、プレスリリース形式で資料を作成し、実際の記者会見で使用できるレベルまで内容を練り上げることが要求されています。会議に対する資料作成の徹底が、Amazonの生産性を大幅に向上させる要因となっているのです。

参考：https://xtrend.nikkei.com/atcl/contents/18/00447/00007/

アイリスオーヤマ：週1社長プレゼン会議

アイリスオーヤマは、週に1度行われる「社長プレゼン会議」により、年間1000点以上の新商品を開発し、2020年のコロナ禍でも最高益を達成しています。

「社長プレゼン会議」は毎週月曜に1日かけて開催され、各事業部の担当者が次々に新商品の提案を行い、社長がその場で即断即決します。議論される案件は50～60件程で、商品コンセプトの提案から発売決定まで3～4回のプレゼンを経て決定されます。

大山社長は、責任者が集まり議論することで、調整作業を一気に終え、開発現場と直接コミュニケーションを取ることで相互理解が深まると説明しています。この会議システムが、急な市場変化にも迅速に対応し、業績を向上させられたひとつの要因です。

参考：https://xtrend.nikkei.com/atcl/contents/18/00447/00008/

会議の生産性を上げるツールを解説：会議管理

ここからは、会議の生産性を上げるツールについて解説していきます。本章では、会議管理編として、会議を行う際に使用するツールについてご紹介します。

Microsoft Teams

出典：Microsoft Teams

Teams（チームス）は、PowerPointやWordなどのMicrosoft 365のひとつであり、ビデオ会議やチャット、ファイル共有を行うことができる統合型のコミュニケーションプラットフォームです。

Microsoft製品であることから、365との連携性に優れているだけでなく、議事録を自動生成する機能などもあり、会議後のフォローアップが容易になります。

企業名	Microsoft
特長	Microsoft 365ユーザーに高い利便性、セキュリティが強力
主要機能	チャット、ビデオ会議、ファイル共有の一元化、Office 365との連携、AIによる自動議事録作成、カレンダー連携
料金	無料版あり、有料版（Microsoft 365）あり

Zoom

出典：Zoom

Zoom（ズーム）は、シンプルかつ高品質なビデオ会議ツールとして広く利用されています。画面共有や録画機能に加え、ブレイクアウトルームという機能を活用することで、大規模な会議で参加者を少人数のグループに分けることなどもできます。

企業名	Zoom Video Communications
特長	操作が簡単、多人数会議で安定した接続、ブレイクアウトルームが便利
主要機能	ブレイクアウトルーム、画面共有、録画機能、仮想背景、ウェビナー対応、リアルタイム字幕表示
料金	無料版あり、有料版で大規模会議に対応

Google Meet

出典：Google Meet

Google Meetは、G Suiteと連携し、Googleドライブ内のファイルを直接共有しながら会議を進行することができるツールです。資料をその場で共有して編集しながら会議を進めることができ、時間の無駄を削減します。

また、Googleカレンダーとも統合されており、会議のスケジュール管理も簡単です。

企業名	Google
特長	Google Workspaceユーザーにとって使いやすい、会議の設定がシンプル
主要機能	Googleカレンダーやドライブとの連携、最大250人参加、リアルタイム字幕、無制限の会議時間
料金	無料版あり、有料版（Google Workspace）あり

会議の生産性を上げるツールを解説：議事録作成

会議には欠かせない議事録ですが、最近では議事録を代わりに作成してくれるツールがあります。代表的なツールとして3つご紹介します。

tl;dv

出典：tl;dv

tl;dv（ティーエルディーヴィー）は、ビデオ会議の議事録を自動で作成できるツールです。会議中の重要な発言や議論を自動で録音し、要約されたテキスト形式の議事録を生成するため、会議後の記録作成の手間が省けます。

さらに、参加者が議事録にコメントを追加できるため、会議の内容を補完することも容易です。

企業名	tl;dv
特長	要約された議事録を効率的に作成し、後から編集可能
主要機能	会議の録画、要約、自動テキスト化、リアルタイム編集
料金	無料プランあり、有料プランで追加機能あり

AI議事録取れる君

出典：AI議事録取れる君

AI議事録取れる君は、日本語に特化した議事録自動作成ツールです。AI技術を活用して、会話の内容をリアルタイムでテキスト化し、その場で議事録を生成してくれます。

会議後に修正が必要な場合も、AIが自然言語処理を用いて補完してくれるため、議事録作成の負担が大幅に軽減されて便利です。

企業名	AI技術開発
特長	日本語に特化し、AIがリアルタイムでの正確な議事録を作成
主要機能	会議内容をリアルタイムでテキスト化、後から編集可能
料金	有料版のみ、企業向けに特化したプランあり

notta

出典：notta

notta（ノッタ）は、多言語対応の議事録作成ツールで、音声をテキストに変換する機能に優れています。会議中に発言された内容が自動でテキスト化され、複数の言語にも対応しているため、国際会議でも活用できます。

議事録はクラウドに保存され、必要な時にいつでも確認できるため、会議後のフォローアップも簡単です。

企業名	Notta
特長	多言語対応で国際会議でも活用可能、クラウド保存でアクセス容易
主要機能	会議の自動文字起こし、多言語対応、クラウド保存機能
料金	無料版あり、有料版でさらに多機能に対応

会議の生産性を上げるツールを解説：プロジェクト管理

次に、会議だけでなくプロジェクト全体を管理するツールについてご紹介していきます。

Asana

出典：Asana

Asana（アサナ）は、タスク管理やプロジェクト進行状況の可視化を簡単にするツールです。会議で決まった内容を数値やグラフでわかりやすく可視化してくれるため、チームのタスクが実行に移りやすくなります。

また、チーム内のコミュニケーションもAsana上で完結できるため、メールのやり取りを減らし、時間を有効活用することも可能です。

企業名	Asana
特長	タスクの優先度設定や依存関係が簡単に可視化され、プロジェクト進行が円滑
主要機能	タスク管理、プロジェクトの進行状況可視化、チーム間のコミュニケーション機能
料金	無料版あり、有料版でより高度なプロジェクト管理機能に対応

Trello

出典：Trello

Trelloは、シンプルなカード形式のタスク管理ツールで、会議中に出たアイデアやタスクを視覚的に整理することに適しています。各タスクをカードとして追加し、それをリスト化することで、進捗状況や優先順位が一目でわかります。

会議で決まったアクションプランを即座に共有することで、プロジェクトの進行管理を行いやすくなります。

企業名	Atlassian
特長	シンプルな操作性でチーム全体のタスクを視覚的に管理、柔軟なワークフロー対応
主要機能	カード形式でタスクを整理、ドラッグ＆ドロップで進捗管理、カスタマイズ可能なワークフロー
料金	無料版あり、有料版でより大規模なチーム管理に対応

Notion

出典：Notion

Notionは、メモやドキュメント管理、タスク管理がひとつのプラットフォームで行えるオールインワンツールです。会議中にメモを取り、その場でタスクに変換することができるため、会議でのディスカッションからアクションプランの作成まで、全てを効率的に進めることができます。

また、非常に高機能であり、ドキュメントの作成からタイムテーブルやデータベース作成など幅広く活用することができることも魅力のひとつです。

企業名	Notion Labs
特長	全てのプロジェクトやドキュメントを一つのプラットフォームで管理でき、共同作業が効率的
主要機能	タスク管理、ドキュメント管理、リアルタイム共同編集、全体のワークスペース管理
料金	無料版あり、有料版でチームワークスペースの無制限機能が追加

会議の生産性を上げるツールを解説：意思決定支援

最後に、意思決定支援に活用できるツールについてもご紹介します。導入することにより、オンライン上でブレインストーミングや議論を行いやすくすることが可能です。

Miro

出典：Miro

Miroは、オンラインホワイトボードツールとして、ビジュアルを使ったブレインストーミングやアイデア共有に適しています。リモート環境でも、参加者全員がリアルタイムで意見を出し合い、共通のホワイトボード上で思考を整理することができます。

企業名	Miro
特長	リモート環境でも参加者全員で同時に作業ができ、視覚的にアイデアを整理しやすい
主要機能	オンラインホワイトボード機能、リアルタイムのブレインストーミング、ビジュアルマッピング
料金	無料版あり、有料版でチームコラボレーションの追加機能に対応

Strap

出典：Strap

Strapは、データ分析やビジネスインテリジェンスに特化したツールです。国内の企業が開発したツールのため、日本人においては取り組みやすいツールになっているかと思われます。

こちらもホワイトボードのように付箋を貼ってコミュニケーションを行っていくようなUXのため、一度慣れると使い勝手の良いツールです。

企業名	グッドパッチ
特長	データに基づく意思決定をサポートし、複雑なビジネスプロセスを迅速に判断できる
主要機能	ビジネスインテリジェンス、データ分析、データドリブンな意思決定支援機能
料金	有料版のみ、企業向けの高度な分析・意思決定機能が利用可能

まとめ

非効率であったり、無駄と思われたりするような会議に参加したことは誰しもあるかと思います。ビジネスにおいて会議は必要不可欠ですので、会議の生産性を上げることは企業の生産性向上に直結します。

まずは、社内において無駄と思われる会議がないかを確認することからはじめましょう。その上で、会議の目的を設定したり、アジェンダを作成したりすることを徹底することやITツールを導入することで効率的な会議に生まれ変わらせることが大切です。

この記事を通して、会議が生産的な場に生まれ変わるきっかけとなりましたら幸いです。