ワークフローとは？ITシステムで業務を明確化する方法をわかりやすく解説

どの仕事にも手順があります。これをワークフローといい、業務の品質を保つために、明確に定義すべきことです。仕事の手順を管理する「ワークフローシステム」も、たくさんリリースされています。

しかし「なぜワークフローを具体化すべきなのか」「どのような機能を内包したワークフローシステムが自社に合っているのか」などの悩みを抱えているマネジャークラスの方は多いと思います。

そこで、この記事ではワークフローを明確にする目的や、おすすめのワークフローシステムなどを紹介します。

実際にクライアントからのご依頼に応じてワークフローシステムを開発・納品している弊社・ファンリピートが解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

「ワークフロー」とは？

「ワークフロー」とは、業務やプロセスを効率的に進めるために設計された手順や流れを指します。基本的には業務品質を保ったうえで、最も効率的に業務を進められるプロセスをワークフローとして明確化します。

ワークフローは、以下の要素により成り立っています。

要素	詳細
タスク	個々の業務や作業のこと
シーケンス	タスクが実行される順序のこと
条件	タスクが実行されるための条件
役割	各タスクを担当する人やチーム
リソース	タスクを実行するために必要な人員、ツール、情報のこと

ある仕事に対して、これらの要素を整理したうえで仕事を定型化することは重要です。しかし企業、チームによっては、なかなか明確にできず、課題が生まれがちな部分でもあります。

ワークフローを明確化する目的

ワークフローを明確にする目的は以下のとおりです。

業務の効率化

ワークフローをしっかり明確化することで、各タスクを任されているメンバーが迷わずに業務を遂行できるようになります。

例えばタスクの順序が明確に決まっていない場合、無駄な仕事が発生してしまいがちです。「タスクAからタスクBに進むのが最速」という状況でも、人によって「タスクAからタスクCに進む」という状態になります。

企業、チームで最適解を定義することで、常に効率的に業務を進められる状態になります。

ミスやトラブルの発生を抑える

ワークフローを明確化することで、業務の品質を平準化できます。例えば「タスクAはミスが起きがちなのでレビューを挟む」と定めることで、ヒューマンエラーを防止できます。

明確化できていないと、人によってはレビューなしで次のタスクに移ることになってしまいます。その結果、ミスやトラブルが発生します。

タスクの属人化を避けられる

仕事をするうえで「人によってやり方が違う」という状況は危険です。例えば「Xさんは、自分でタスクAとBができる。しかしYさんはタスクAまでしかできない」といった状況は、頻繁に起きます。

こうした状況になると、Xさんが退社した際、タスクBを実行できる人材がいなくなってしまいます。

ワークフローを明確にすることで、業務プロセスを標準化できるのが魅力です。これにより、誰が担当しても同じ手順で業務を進められます。退職者が出たとしても、変わらず同じ品質で業務を推進できますし、品質のばらつきを減らします。

「ワークフローシステム」とは？

「ワークフローシステム」とは、業務のプロセスを自動化し、効率的に管理するためのソフトウェア・プラットフォームのことです。

ツールによりますが、主に以下の機能が備わっています。

機能	詳細
プロセス設計	業務フローの視覚的な設計ツールを提供し、各タスクの順序や条件、担当者を設定します
タスクの自動化	定型的なタスクを自動化し、人為的なミスを減少させます
進捗管理	各タスクの進捗状況をリアルタイムで追跡します
通知とアラート	タスクの期限が近づいたときや特定の条件が発生したときに通知を送信します
レポートと分析	業務プロセスのパフォーマンスを分析するためのレポートを生成します
連携と統合	ERPやCRMなどのシステム・ツールと連携し、情報を一元管理できます

このようにワークフローシステムで管理することで、最適解から逸脱することなく運用しやすくなるのがメリットです。

ワークフローを紙ベースで行う問題点

ワークフローについて、デジタル化しておらず紙で管理する企業もあります。例えば「承認稟議について紙にハンコを押してもらう」「当番表を印刷して貼り出す」などです。

こうしたアナログな手段を用いた場合、効率の悪い運用になってしまう可能性があります。どのような問題点があるか詳しくみていきしましょう。

管理が煩雑になりやすい

紙ベースで行うと「検索性」が悪くなります。月末、期末などは過去に作成、承認した書類を探す必要が多く発生します。紙で管理していると、膨大な資料がまとまっている棚から探さなくてはいけません。

また、所定の場所に書類が格納されていないことも考えられます。この場合、書類の所在が誰にも分からずに長々と無駄な工数がかかってしまいます。

また、用紙をいちいち発注する必要があります。発注が遅れるとワークフローに乱れが出る可能性があり、リスクが高いです。保管する棚なども随時増やす必要があり、オフィスのスペースを圧迫してしまいます。

書類作成が手間

紙で運用する場合、以下の流れで用紙を作成する必要があります。

1. Wordなどのソフトで作成する
2. 印刷する
3. 適宜、手書きで記入する
4. 必要に応じて修正して、再作成、印刷する

こうしたフローをいちいち辿るのは面倒です。Word、ExcelやGoogle Drive上から過去のフォーマットを探すのも苦労する場合があります。

承認に時間がかかる

紙で承認稟議の書類を作成した場合、必要書類に記入したのちに上司や所属長の印鑑をもらうという作業があります。

この場合、承認者が出張などで不在の場合には、ワークフローが止まってしまいます。

ワークフローシステムを導入するメリット

このようなアナログなワークフローをデジタル化することのメリットを紹介します。

申請書類のフォーマット作成

ワークフローシステムには、書類のフォーマットを保存できる機能があります。いちから作成する必要がないため、作成工数を短縮できます。

フォーマットに必須項目を設定すれば申請ミスも防げますし、仮に書類に不備があったとしても、ツール上で文言を打ち直すだけで済みます。印刷し直す必要はありません。

承認経路の作成・可視化

ワークフローシステムでは、書類のステータスを一目で確認できます。誰が・いつ・何を決裁したのかをすべて可視化できるのがメリットです。

「どの担当者でスタックしているのか」「ネクストアクションは何か」などの状況がすぐにわかります。

意思決定がすぐに行える

紙で管理している場合は「書類を提出する・承認する」などのために出社する必要がありました。

その点、クラウド型のワークフローシステムを導入することで、遠方にいてもPC、モバイル端末があれば申請・承認が可能です。時間や場所に制限されることなく申請・承認・決済ができます。

業務効率化はもちろん、働きやすさが高まり、従業員満足度向上にもつながります。

また紙で管理していると、承認者がハンコを押し忘れてしまう可能性もあります。その際、申請者がその都度、声をかけたりメールやチャットを送るなど、無駄な工数が発生します。

その点、ワークフローシステムの導入によりアラートの設定ができるため、承認漏れのリスクも軽減できます。

検索性の向上

契約書、稟議申請書、見積書などの書類は後で確認し直すことが多いです。特に決算期などは、バックオフィスのメンバーが膨大な書類をチェックし直します。

その際、紙で管理していると、探すのも一苦労です。紙をなくしてしまうリスクもあります。

ワークフローシステムを導入することで、過去の書類をすぐに検索できるようになります。無駄な工数を大幅に削減できるほか、紛失のリスクもなくなります。

データが溜まる

紙で管理していると、ワークフローに関して観察・改善・検証ができません。例えば承認稟議にかかる時間を削減したい場合、「誰の作業が遅れがちなのか」「どの仕事に工数がかかっているのか」が見えないため、改善点が絞りにくいです。

システムを導入することで、過去のログデータを一カ所に蓄積できます。データをもとに「この担当者にはアラートの回数を増やすべき」や「このフォーマットは見直すべき」といった改善ができるようになります。

ペーパーレス化の促進

デジタル化することで、申請に関する「紙」を購入する必要がなくなります。いわゆるペーパーレス化に寄与できるのは大きなメリットです。

紙だけでなく、印刷に使うインクや文房具、紙を保管する棚を購入する必要もありません。棚や印刷機が増えないため、オフィススペースを拡大する必要がなくなります。

紙だけだと大きなコストカットに見えませんが、紙を失くすことで中長期的に見ると、大きなコストカットにつながります。

ワークフローシステムを導入するデメリット

一方でワークフローシステムを導入することによるデメリットもあります。対策方法を事前に準備したうえで導入を考えましょう。

業務フローに合わせてシステムを導入する必要がある

現状のワークフローが複雑な場合、ワークフローシステムが合わない可能性があります。例えば既存のワークフローによっては「A. 承認」「B.差し戻し」のほか「C. 別部署の承認者に相談」など分岐が増えることがあります。

こうした複雑なワークフローに対応しないシステムを導入すると、意図していない結果が反映され、現場が混乱する可能性があります。

ワークフローシステムを導入する際は、事前に既存のワークフローをきちんと整理したうえで、フィットするものを選びましょう。

機能が不足しているシステムを選んでしまいメリットを生かせない

市場にあるワークフローシステムは、サービスによって機能がさまざまです。

例えば先述したようにワークフローシステムの大きなメリットは「どこにいても申請・承認ができる」という部分ですが、ツールによってはスマートフォンに対応していないものもあります。

例えば外回りが多いセールス担当者は移動中に申請・承認をしたいと考えている方も多いです。その場合、スマートフォンでアクセスできないと、わざわざ出社する必要があるなど無駄が増えます。

導入前に「必要な機能」を洗い出したうえで、適したワークフローシステムを導入してください。

研修・教育が必要

紙を用いたアナログ業務から、デジタルのワークフローシステムに移行する場合、初期段階で研修・教育が必要になります。

ワークフローシステムを提供するベンダーが講師となることが多いですが、場合によっては社内メンバーが周知して行く必要があります。

この際、研修のために通常業務を一時的に止める必要があり、会社にとってはデメリットに感じられるかもしれません。

ただし中長期的にみると、人件費・消耗品費をはじめとしたコスト削減につながり、利益は高まります。きちんと研修を受けて、必要に応じてフォローしましょう。

既存システムと連携できないこともある

人事システム、給与システム、見積もりシステムなどを既に自社で導入している場合は、連携できるワークフローシステムを選びましょう。

連携できないと、データがサイロ化してしまい、結局システムごとに入力が必要になってしまいます。これでは大きな業務効率化になりません。

導入前に自社で運用しているシステムを洗い出したうえで、連携できるワークフローシステムを導入してください。

ワークフローシステム導入で効率化できる業務

具体的にワークフローシステムを導入することで効率化できる業務について紹介します。

社内稟議

ワークフローシステムを導入することで、社内稟議を効率化できます。社内稟議には「経費精算」「他社とのアライアンス」「事業計画の承認」「物品購買」など、さまざまな項目が内包されます。

これらの社内稟議は毎日必要なものです。そのため、一件あたり5分でも短縮できれば企業としては大きな利益率向上につながります。

ワークフローシステムでは、主に以下の内容を設定します。

• 稟議申請フォーム
• 申請者
• 申請者・申請内容に合わせた一次承認者
• 申請者・申請内容に合わせた最終承認者
• 通知・アラート

採用プロセス

採用プロセスのワークフローが明確になっていない場合、求人応募の受付から、面接、採用決定までが煩雑になってしまい、対応の遅延が発生します。場合によっては「応募者を獲得できない」「誤った情報が面接官に伝わる」などの問題に発展します。

ワークフローシステムで採用プロセスを管理することで、無駄のないフローと情報記入ができるようになります。例えば、次のような業務を効率化できます。

• 応募者データを一元管理する
• 面接のスケジュール調整を自動化する
• 面接官に通知する
• 面接結果をシステムに入力し、次のステップに自動で進む

顧客からの問い合わせ対応

ワークフローシステムは、カスタマーサポート、カスタマーサクセス部門の業務効率化にも寄与します。顧客からの問い合わせ対応を手動で行っていると、対応が遅れてしまいます。またデータがたまらないため、改善ができません。

その点、ワークフローシステムを導入することで、問い合わせメールなどの内容から適切な担当者を割り振れます。またよくある問い合わせについては、定型文を半自動で送信することも可能です。

特にSaaSなどのプロダクト提供している企業の場合、顧客問い合わせ内容は開発チームが改善するうえでの資産になります。データを貯める意識が必要です。

会議の準備

また会議の準備のためにワークフローシステムを使うことも可能です。例えば会議の1週間前に主催者にアラートを出し「会議のアジェンダ」「当日の資料」「決裁したいこと」などをフォーマット化した文で、参加者に共有します。

参加者は資料や決裁内容を確認し、承認・差し戻しを判断し、主催者に戻します。主催者は資料の内容を修正し、再度申請します。

このようなワークフローをシステムで管理することで、会議の決裁事項が明確化され、質の高い話し合いができるようになります。決裁内容のログ、資料のフォーマットがシステム上に保存されることも利点です。

ワークフローシステムを導入する際に確認すること

実際にワークフローシステムを導入する際に、事前確認すべきことをまとめます。導入した後のトラブルを避けるために、必ず確認しておきましょう。

外部システムと連携できるか

自社で既にシステムを導入している場合は、連携が必須になります。しかしワークフローシステムによっては連携に制限があります。

そのため、まずは自社で以下のようなシステムを導入しているかを確認しておきましょう。

• 採用管理システム
• 顧客管理システム
• 人事評価システム
• 営業システム
• プロジェクト管理システム
• 会計システム
• ファイル共有システム
• ビデオ会議システム
• ビジネスチャットツール
• データ分析プラットフォーム
• マーケティングオートメーション

このようなシステムと連携できない場合、入力が二度手間になってしまいます。業務効率化のためのベストプラクティスとはいえません。

ワークフローシステムを導入する際は「既存システムと連携できるか」を確認したうえで選びましょう。

社員全員が使いやすい環境か

社員全員が使えないと、社内に定着しません。例えば煩雑なUIだと、全員が操作に慣れず、敬遠されます。また先述した通り、スマートフォンなどのモバイルに対応していないと、セールス担当者は使いにくいです。

導入の際は製品の特性を把握したうえで、全員が使えるものを選びましょう。

サポートが充実しているか

特にはじめてワークフローシステムを導入する場合、自社だけで各種設定を行うことが難しい場合があります。また使っている最中にバグやエラーが起きてしまうと、解決されるまで業務が止まる可能性もあります。

そのため、事前にサポート体制を把握しておきましょう。「初期設定を支援してくれるか」「急な問い合わせにも対応してくれるか」などを確認する必要があります。

カスタマイズに対応できるか

ワークフローシステムによっては、カスタマイズ性が乏しく、既存のワークフローに対応できない可能性があります。この場合、無理やりシステムを導入すると、逆に現場が混乱します。

そのため導入段階で、まず自社の既存ワークフローを担当者に伝えてみましょう。またデモ環境で試してみることも重要です。ワークフローシステムが対応できることを把握したうえで導入を決定しましょう。

ファンリピートでは完全カスタマイズでワークフローシステムを開発します

弊社・ファンリピートではワークフローシステムの開発・納品を承っています。

まずはお客様の既存ワークフローをヒアリングしたうえで、カスタマイズしやすい製品を開発し納品することが可能です。

困りごとがあった際には、その都度お問い合わせいただければ改修作業もいたします。気になる方は以下のリンクからお気軽にお問い合わせください。

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人気のワークフローシステム5選

実際に広く使われているワークフローシステムを5つ紹介します。

【中小企業向け】X-Point Cloud

特徴	紙の帳票イメージで直感的に入力できる
料金	スタンダードプラン：月額20,000円、500円×ユーザー数/月プリペイドプラン：年額228,000円、475円×ユーザー数×12/年
形態	クラウド

X-Point Cloudは、中小企業向けのクラウドベースのワークフローシステムです。紙の帳票感覚で使える直感的なユーザインターフェースを提供しています。SaaSワークフロー市場では12年連続シェア1位です。

【中小企業向け】ジョブカンワークフロー

特徴	あらゆるバックオフィス向けツールを提供するジョブカンシリーズ製品
料金	1ユーザあたり300円/月
形態	クラウド

ジョブカンワークフローは、クラウド型で使えるワークフローシステムです。ジョブカンシリーズとして勤怠管理、労務、経費精算などの製品があり、一緒に使うことで連携しやすくなります。

【大企業向け】SmartDB

特徴	ワークフローとWebデータベース機能を備えたノーコード開発プラットフォーム
料金	要問い合わせ
形態	クラウド / オンプレ

SmartDBは、大企業向けのワークフローシステムです。通常1,000名以上の企業・団体の利用が想定されています。高度なカスタマイズとシステム統合が可能です。

【大企業向け】楽々WorkfrowⅡ

特徴	クラウド・オンプレから選べるワークフローシステム
料金	基本ライセンス：250万円～クラウド：初期費用：5万円　　　　　月額料金：基本料金 1万円/月、1ユーザ料金 500円オンプレ：要問い合わせ
形態	クラウド / オンプレ

楽々WorkfrowⅡは、住友電工情報システム株式会社が提供する、中小から大企業向けのワークフローシステムです。柔軟なワークフロー設計と高い操作性が魅力のほか、セキュリティ・利便性を加味して、オンプレミスでもクラウドの両方で利用可能です。

【大企業向け】MAJOR FLOW Z FORM

特徴	マスタ参照やスクリプトによる機能拡張も可能で自社の業務にあった決裁フローを実現
料金	要問い合わせ
形態	オンプレ / クラウド

MAJOR FLOW Z FORMは、パナソニックグループが提供する中堅～大企業向けの統合的な業務管理システムです。必要に応じてスクリプトを書いて機能拡張できるため、エンジニアなどが社内にいる企業であれば使いこなしやすいです。

ワークフローシステムの導入事例

最後にワークフローシステムの導入事例を紹介します。どのような課題を、システム導入で、どう解決できたのかに注目しながらご覧ください。

医療系　A社

A社は、もともと紙ベースで連絡から決裁までを行っていました。長く運営している企業ということもあり、データの移行などの一時的な業務量の増加を上層部が嫌がっていたこともあって、なかなかシステム導入に踏み切れませんでした。

しかしワークフロー管理に以下の課題がありました。

• なかなか稟議が承認されない
• 書類を探す手間がかかる
• 書類を紛失してしまったことがある
• ワークフローが定まっておらず、人によってやり方が違う

そこで現場を束ねる部長が、ワークフローシステム導入のためにチームを結成。きちんと収支計算書を作成し、上層部を説得できたことで、導入に踏み切りました。

ワークフローシステム導入前は残業が慢性化していましたが、だんだんと無駄な業務が省かれたのか、社内全体で残業時間は月20～30時間ほど削減。早速効果が見え始めています。

製造業 B社

B社は、多岐にわたる製造プロセスとサプライチェーン管理において、多くの手動プロセスに依存していました。

特に、部品調達や在庫管理における手続きが煩雑で、ミスや遅延が頻発。これにより、生産スケジュールの遅延やコストの増加が問題となっていました。

そこでB社はワークフローシステムを導入しました。すると、まず手動で行っていた部品調達や在庫管理のプロセスを自動化し、業務フローを標準化できました。また、システム上での自動承認フローにより、承認の遅延を防ぐことに成功しています。

また在庫状況や部品の調達状況をリアルタイムで可視化し、必要な情報を即座に確認できるようにしました。これにより各部門が連携しやすくなり、ミスが減っています。

まとめ

今回はワークフローについて、言葉の意味から、明確化する意義、またワークフローシステムの内容まで細かく解説しました。

ワークフローが曖昧になってしまうと、業務効率が下がったり、ミスが頻発してしまいます。まだ明確になっていない方はワークフローシステムを導入しながら、平準化を目指すことをおすすめします。

弊社ファンリピートでは完全カスタマイズでワークフローシステムの開発・納品を承っています。

まずはお客様の既存ワークフローをヒアリングしたうえで、カスタマイズしやすい製品を開発し納品することが可能です。「どの製品を選ぶべきかわからない」など、課題をお持ちの方はお気軽にお問い合わせください。