皆さんはビジネスを進める上でルーティンになっている作業はありませんか。
例えば、メールの添付ファイルをメンバーに共有するためにクラウド上のドライブに入れる、完了後にメンバーにチャットで知らせる、といった定期的に行う作業のことです。
1回当たりにかかる時間は知れていますが、積み重なると案外多くの時間を取られていることがあります。こうした単純作業の効率化を希望されている方は多いのではないでしょうか。
そういったお悩みを抱えている方に知って欲しいものが「Zapier」です。Zapierはあらゆるタスクを自動的に行ってくれるサービスです。
ここでは概要をはじめ、使い方や導入にあたっての注意点を解説します。
監修者
竹村貴也
株式会社ファンリピートCEO
著書:「ChatGPTによるPythonプログラミング入門. AI駆動開発で実現する社内業務の自動化」
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Zapierの概要
Zapierは人が処理するタスクをツールが自動化してくれるサービスです。その特徴を5つにわけてご紹介します。
タスクを自動化できる
Zapierの最大の魅力は日々のタスクを自動化できることです。具体的に言うと日々端末に向かって行っているデータ編集やメール開封などの作業をZapierが代わりに行ってくれます。
また、Zapierは単一のソフトやサービスだけでなく、複数のサービスやソフトを繋げて自動化することが可能です。
例えば、表計算ソフトで編集後、そのファイルをクラウド上のストレージに保管し、それをメンバーにメールで共有する、といった一連の作業フローを自動で行ってくれます。
インストールが不要
Zapierはクラウド上で提供されるサービスのため、使用にあたりデバイスにインストールする必要がなく、アカウントさえ作ればすぐに利用できます。
クラウドサービスのiPaaS（Integration Platform as a Service）に属します。iPaaSは複数のクラウドにあるアプリやサービス同士を繋ぎ合わせるためのサービスです。
クラウドサービスなので場所と時間を選ばずに使えます。
プログラミングが不要
Zapierを使ってタスクを自動化する場合、難しいプログラミングを組む必要はありません。プログラミングに関する知識がなくても自動化の仕組みを作成できます。なぜならZapierはノーコード（プログラミングしなくてもアプリが作成可能なサービス）で提供されるサービスだからです。
実際に自動化のルールを作るときの画面も視覚的でわかりやすく、ツール上でドラッグ&ドロップするだけで自動化したいタスクのフローができます。
連携できるサービスが多い
Zapierと連携させてタスクを自動化できるアプリは5000以上あります。その一部を抜粋します。
- Google製品（Google Calendar、Google Sheet、Google Forms、Gmailなど）
- Microsoft製品（Office 365、Outlook、Teamsなど）
- チャットツール（Slack、ChatWorkなど）
- クラウドストレージ（Dropbox、Google Driveなど）
無料で使える
Zapierでは複数のアプリを繋げて自動化させるグループのことをZapと名付けていて、無料枠ではこのZapが一ヶ月に5つまで、それを100回まで実行できます。
有料版を使う場合は個人利用で19.99ドル〜49ドルのプランと法人利用で399ドル〜799ドルのプランがあります。
Zapierの具体的な使い方
Zapierの具体的な使い方を紹介します。
SNSを一気に投稿
社内の広報としてSNSを活用する場合、複数のSNSに投稿する事も少なくありません。例えば広報担当者がTwitter・Facebook・Instagramの3つの媒体に同じ記事をアップする場合、各SNSへの投稿作業が必要になります。
このような運用をしている場合にZapierを使えば担当者は投稿内容を考えてテキストにしておけば、後はZapierが記事をアップロードしてくれます。
特定の差出人をピックアップ
毎日大量に届く中からお客様からのメールを優先的に読んで業務を進める必要がある場合、ある特定の差出人のメールを開封してドキュメントに書き出すことが可能です。
自動的にメールを送付
会議の議事録のメール送付作業もZapierで自動化できます。例えば、議事録の置き場所を決めておくと、Zapierがその場所に議事録が格納されたのを察知して自動的に関係するメンバーへのメールを送付します。
Zapierを導入する時の注意点
Zapierはタスクを自動化するサービスです。導入する場合の注意点を押さえておく必要があります。
日本語対応していない
Zapierは日本語に対応していません。アカウント作成や登録時も英語です。そのためアプリに自動化を設定するための専用ツールも全て英語です。マニュアルも日本語化されていないので複雑なルールを作る場合は注意が必要です。
複雑なルール設定は難しい
Zapierは単純なタスクを自動化するのは簡単ですが少し複雑な動きをするフローを自動化しようとすると難しくなります。
Zapierの概要で前述したようにこのサービスの良いところはプログラミング知識がなくても自動化が実現できる所です。この良さを活かすためにも難しいフローの自動化は避けるべきです。
はじめに導入する場合は単純なタスクを1つか2つのアプリで自動化し、徐々に展開していく事をおすすめします。
セキュリティ面の不安
Zapierアカウントを作成し自動化のルールを作成する場合、Zapierとアプリ間は自動ログインが可能になります。
Zapierのアカウントが乗っ取られた場合は、それが連携しているサービスにもログインされデータが破損させられたり勝手に閲覧される危険性があります。
社内で利用する場合は利用者を制限するなどリスクを低くすることが望ましいでしょう。
勝手に動く可能性がある
Zapierを設定した人が退社などした場合、自動化ルールだけが残って意図しない動きをする危険性があります。
Zapierを社内で展開する場合は、運用手順を明確に定め管理者不在のまま動くことがないようにする必要があります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。Zapierがビジネスの効率化に役立つサービスというのがご理解いただけたと思います。その上で、Zapierについてもっと詳しく聞いてみたい、導入について相談してみたいと思った方もいらっしゃるのではないでしょうか。
もちろんZapierだけでなくビジネスを効率的に進める方法は他にもあります。自動化やシステム導入について検討中の場合はぜひともプロに相談することをお勧めします。
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