基幹システムという言葉の意味がわからない、という方も多いのではないでしょうか。
本記事では、基幹システムの概要やメリットなどをまとめています。基幹システムの理解や導入のためにお役立てください。
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基幹システムとは？
基幹システムとは、会社の基幹業務、すなわち主要な事業を円滑にこなすため必須となるシステムのことを指します。そもそも基幹という単語は、主要といった意味です。
具体例を挙げると、製造系の工場なら生産管理や在庫管理システム、一般事務なら購買管理や財務システムが挙げられます。基幹システムは事業に必須なため、停止させてはいけないシステムともいわれます。
ERPや情報システムとは何が違う？
基幹システムと似た意味を持つ言葉として、ERPや情報システムがあります。この章では、それぞれの違いを紹介します。
ERP
ERPとは、数ある基幹システムの機能をそれぞれ連携させ、さらなる情報の可視化および分析などの機能を加えたシステムを指します。
ERPはEnterprise Resource Planningの頭文字をとった造語で、もともとは事業効率化や資源の利用の最適化についての概念のことです。その概念をシステムとして落とし込んだものが、ERPと呼ばれています。
一般的な基幹システムとの大きな違いは、情報の一元化ができることです。それにより資源の効率化を向上させ、より効率的な事業の運営が可能となります。
情報システム
情報システムとは、主に円滑な情報交換のためのシステムを指します。社内や社外の情報交換や、意思決定プロセスの高速化といった、コミュニケーションをより円滑にする目的で利用されることが大半です。
具体的には、以下のようなものが挙げられます。
- グループチャットシステム
- 社内SNS
- スケジュール共有ツール
それぞれの違いをまとめると
ERPは、基幹システムよりも高性能なシステムという認識で差し支えありません。すなわち基幹システムのような役割を担っているため、停止させてはいけないシステムに分類されます。
一方の情報システムは、業務の基幹的な部分を担っているシステムではありません。どちらかというと、社内および社外のコミュニケーションをより円滑にするためのシステムです。そのため、停止してもさほど業務に支障のないシステムに分類されます。
基幹システムの主な製品タイプ
基幹システムの製品には、大きく2種類のタイプがあります。この章ではそれぞれの違いについて解説します。
オンプレミス型
オンプレミス型は、専用サーバーを購入し、基幹システムを導入して利用する形式を指します。
社内専用のサーバーを購入するため、社内の業務に合わせて柔軟にカスタムができることがメリットです。しかし、サーバーの購入やその後のメンテナンスで、時間とお金がかかってしまうことがデメリットです。
基幹システムにおいては、現代でもこのオンプレミス型の製品が主流となっています。
クラウド型
クラウド型は専用サーバーを必要とせず、インターネット上の仮想サーバーを用いて基幹システムを導入・利用する形式を指します。
サーバーの購入が不要なため、導入の際の費用が抑えられることや、場所が取られないことがメリットです。しかしクラウド型はカスタム性に乏しく、場合によってはシステムに合わせ、業務のやり方を改善する必要が生じる点がデメリットです。
人事管理や会計システムにクラウド型を採用する企業は増えています。しかし、基幹システムにクラウド型を採用している企業は現状では少数派です。
基幹システムを導入するメリット
この章では、基幹システムの導入のメリットについて見ていきます。
業務を効率化できる
基幹システムは会社の基幹的な業務を担うため、圧倒的な業務の効率化が図れます。これまで人の手で行っていた作業が自動となるため、手の空いた人員で別の作業が可能となり、人手不足の解消の一助にもなるでしょう。
情報を一元化できる
基幹システムによって、情報の一元化ができます。それにより作業効率や生産性の向上につながります。
また、毎日利用するデータだからこそ、情報を一元化しわかりやすくすることで作業がスムーズになり、社員のストレスの軽減にも期待できます。
人的ミスを削減できる
基幹システムの導入で、人的ミスを減らすことができます。これまですべて人の手で行っていたことが、自動となるためです。現代においてよほどの専門職などでない限り、人の手よりも機械の方が、仕事は早く正確です。
基幹システムを導入するデメリット
基幹システムの導入はメリットが大きい一方、デメリットがないわけではありません。この章ではデメリットについて見ていきます。
エラーが起きると業務がストップする
基幹システムを導入する上でもっとも怖いのが、基幹システムにエラーが発生することです。エラーが発生すると当然、業務をストップすることを余儀なくされます。それだけでなく、エラーが解決されるまでは、より大変な工数を踏むこととなるでしょう。
基幹システムを導入するということは、業務がシステムに依存するということです。万が一のエラーによる対策は、常日頃から考えておきましょう。
老朽化への対策が必要
基幹システムのデメリットとして、老朽化への対策が必要なことが挙げられます。
社内に基幹システムを導入する際、オンプレミス型の製品タイプを購入することとなるケースが大半でしょう。そのオンプレミス型は、物理的な専用サーバーの購入が必要となります。
その専用サーバーには、老朽化対策として定期的なメンテナンスの時間や費用をかけなければなりません。
基幹システム有効活用のためのポイント
基幹システムを有効活用するためには、いくつかポイントがあります。この章では大きく３つに分けてご紹介します。
明確な目的意識を持つ
基幹システムの有効活用のためには、目的を明確にし、導入による効果を検証しやすくする必要があります。
基幹システムを導入することで何を成し遂げたいのか、最終的なゴールは何なのか、導入の前にしっかり検討を重ねることが大切です。
導入を前提に業務を改善する
基幹システム有効活用のために、導入に合わせて業務を改善できるよう、あらかじめ準備しておくことも大切です。基幹システムの製品タイプなどによっては、すべて理想の通りにならない可能性もあるためです。
普段の作業をより楽にし、生産的にするためにも、導入したシステムに合わせ、柔軟に業務内容や役割を変更できるよう準備しておきましょう。
システムの研修やサポート体制を整える
導入されたシステムの研修や、サポート態勢を万全にしておくことも大切です。システムを使いこなせないことには有効活用はできないためです。
そのためにも社員が集まってしっかり研修を行い、万が一の態勢も整えておくといいでしょう。
まとめ
以上、基幹システムの概要やメリットなどについてご紹介しました。本記事を要約すると、以下の通りです。
- 基幹システムとは、会社の基幹業務を担うシステム
- ERPとの違いとしては、ERPのほうが高性能
- 情報システムは情報交換ツールのことで、基幹システムとは異なる
- 基幹システムには、オンプレミス型とクラウド型の製品がある
基幹システムを導入することで普段の業務が効率的になります。目的に合わせて適切な基幹システムを選び、日々の業務をより生産的にしていきましょう。
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