「Access」で開発できるシステムとメリットについて解説します

ビジネスにおいてデータ活用により業務効率化を進める場合、膨大なデータをデータベース化する必要があります。

データベース管理ソフトとしてMicrosoft社が提供する「Access」を用いると、エンジニア経験のない方でも業務に役立つデータベースを構築できます。

本記事では、システム開発においてAccessをどのように活用すればよいか詳しく解説します。

Accessとは？

AccessはMicrosoft社が開発したデータベース管理ソフトです。企業がビジネスに用いる数多くのデータを保存し、参照できるようにします。

データベースと開発・実行環境がひとまとまりになったソフトであり、データの入力画面を作ったり、データ管理に用いられることの多いExcelファイルのインポートおよびエクスポートも簡単にできます。

扱うデータの量が少なく、一人の担当者だけで管理する場合はテキストファイルなどで対応すれば問題ありませんが、データの量が増えてくると管理が煩雑になります。Accessを用いると膨大な量のデータを簡単に扱えて、さらにセキュリティ面の信頼性も高くなる利点があります。

Accessは、一般的な業務用ソフトのWordやExcelと比較的近い操作感で扱える上に、連携面でも優れているため、データベース管理を始めるときの有力な選択肢と言えます。

Accessで実現できること

Accessを利用すると、次のような機能を持つ業務用アプリケーションを作ることができます。

膨大なデータを管理できる

Accessを用いると、Excelと比較してより多くのデータを取り込むことができます。業務ではデータ管理にExcelが使用されることもよくありますが、Excelファイルで膨大なデータを扱うのには限界があります。

仕様上は１つのファイルに100万行以上のデータを入力できますが、現実的なデータ管理目的の利用であれば数万件程度が上限です。あまりに容量の大きいファイルは開いたり保存するのに時間がかかり、編集や計算の最中にフリーズしてしまうこともあるからです。

Accessであれば、数十万件から数百万件のデータを扱っても処理が重くなることなく、安定した運用が可能です。

本格的なデータベースも構築できる

データベースの操作を効率化する機能を活用すれば、顧客管理や在庫管理に用いるような複雑なシステムも構築可能です。

業務を担当する複数人でデータを管理する場合、入力ルールにバラツキがあるとデータの集計ができなくなります。Accessでは専用の入力フォームを活用することにより、入力ルールを一定にできます。

膨大なデータが蓄積されていると集計にも手間がかかってしまいますが、Accessで専用の集計フォームを用意しておけば作業を効率的に行えます。

また、少し専門知識が必要になりますが、AccessではVBAというプログラミング言語にも対応しているため、データ処理の自動化による効率化も実現できます。

データ操作の自由度が高い

Accessの特徴として、クエリ機能があります。この機能により、Accessではデータの結合操作を簡単に行えるため、データ同士の関連付けも容易です。

さらに、Accessで開発したアプリケーションは、インターネット上のデータを取得したりメールサーバと連携してメール送受信することもできます。

自由度が高く、管理したいデータの特性に合わせたデータベースの運用を実現できるところがAccessの特徴と言えます。

Accessの利用例

Accessを業務システムとして利用する場合、次のような使い方が可能です。

顧客管理システム

営業部門が利用するシステムであり、顧客情報および顧客ごとの注文履歴や問い合わせ内容を管理します。

さらに、顧客に対して見積書や請求書を発行するための情報をデータベース化しておくことにより、書類の発行と履歴管理が容易になります。

売上管理の機能も組み合わせておけば顧客情報と伝票を紐付けられるため、売上情報の集計や定期的に進捗を確認することも可能です。

在庫管理システム

メーカーの工場で生産部門が利用するシステムであり、材料の購買情報から倉庫の在庫情報までを管理します。

製品の生産に必要な在庫のストックや使用状況をリアルタイムに把握でき、複数の担当者に担当品目を割り当てることも可能です。

また、あらかじめ在庫の数量が一定数量を下回った時にアラートを出す機能を追加し、在庫切れによる工場のライン停止などのトラブルを回避できます。

Accessを使用するメリット

Accessを使用するメリットには以下のようなものがあります。

低コストでデータベースが作れる

Accessはアプリケーション型のデータベースソフトのため、MySQLなど他のデータベースソフトのような環境構築が不要ですぐに使い始められます。

さらに、Accessにはデータベースのテンプレートが用意されているため初心者でも扱いやすいという特徴があります。用意されているテンプレートとしては案件管理、連絡先管理、商談管理などがあり、ビジネス面ですぐに活用できる利便性があります。

そのため、他のデータベース管理ソフトと比較してデータベースを構築するための工数が小さく、コスト面で有利になります。

データを簡単かつ安全に操作できる

例えばExcelを用いたデータ管理では、データを入力するセルを直接編集する際に誤って削除してしまう可能性があります。

一方、Accessでは入力画面を操作することにより、保管されているデータを直接編集せずに済むため、データを削除する危険性がありません。

さらに、複数のデータベースを参照して抽出する場合や、数十万件を超える膨大なデータからある条件で抽出したデータをレポート出力するといった複雑な処理でも、簡単な操作で実現できます。

カスタマイズが容易

Accessでは、プログラミングをすることなくUIデザインを変更することも可能です。さらに、VBAやマクロの知識があれば独自の機能を追加することもできます。

データベース言語のSQLを利用すれば、Accessのクエリ機能では難しい作業も実現でき、より実務において理想的なシステムを構築することが可能です。

Accessを使う際のポイント

Accessで作成したアプリケーションは運用中の管理も重要です。例えば、不具合が見つかった場合には適切な修正版をユーザーに配布して、最新の状態で使用できるように注意しなければなりません。

AccessのバージョンアップやWindows Updateを実施した結果、これまで問題なく動作していたAccessが起動しなくなるケースもあるため、点検が必要です。

また、Accessは複数人が同時に操作する用途には不向きであり、そのような目的の場合はMySQLのような別のシステムを検討することをおすすめします。

まとめ

AccessはITエンジニアではない初心者でも扱いやすいデータベース管理ソフトです。

使い方によっては業務用のシステム開発にも利用できるため、本記事の内容を参考にしてAccessの最適な利用方法を検討してみてください。

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