Microsoft365を使った業務効率化事例を紹介！主なアプリの使い方も合わせて解説

近年、多くの企業が業務効率化に向けたデジタルツールの導入を進めています。各ツールのなかでもMicrosoft 365は多くの企業に取り入れられている製品群です。

業務プロセスの自動化・効率化を実現できるツールですが「何を導入すればいいか分からない」「普段からWord、ExcelなどのMicrosoft製品を使っているが、そのほかのツールの機能を知らない」などの悩みを持っている方も多いと思います。

そこでこの記事では、Microsoft 365の具体的な活用事例をメインにしつつ、各製品の紹介、汎用的な使い方の例を紹介します。

Microsoft 365の概要

Microsoft 365は、Word、Excel、PowerPointといった従来のオフィスツールに加え、クラウドツールが統合されたサブスクリプション型のサービスです。

業務効率化を進めるための製品は、Microsoft以外にも各社がリリースしています。しかし既存の業務フローに新しいツールを入れると、反対に業務フローが複雑化してしまい、非効率になる可能性があります。

その点、Windowsの普及に伴って、多くの企業が既にMicrosoft 365製品を用いています。既存業務に合わせて導入できるというポイントを加味すると、さらにMicrosoft365のアプリケーションは製品は導入しやすいといえます。

Microsoft 365の主なアプリケーションをご紹介

具体的にMicrosoft 365の代表的なアプリケーションを紹介します。

Office online

Office Onlineは、従来のWord、Excel、PowerPointといったオフィスソフトを、クラウドベースで使用できるサービスです。これにより、インターネットに接続できる環境があれば、どこからでもファイルの作成や編集が可能になります。

以下が3つの特徴です。

項目	詳細
リアルタイムでの共同編集	GoogleWorkSpace製品のように、権限を持つメンバーが同時編集できます
自動保存	クラウド上に保存されるため、作業内容は自動的に保存され、データの紛失を防ぐことができます。
デバイスに依存しない	PC、タブレット、スマートフォン等デバイス問わずアクセスできます。

Microsoft Bookings

Microsoft Bookingsは、予約管理を効率化するためのツールで、特に顧客との面談やサービスの予約が多い業種にとって非常に有用です。予約の受付、日程調整、リマインダー送信など、時間のかかる手作業を自動化し、業務を効率化します。

以下が3つの特徴です。

項目	詳細
予約ページを簡単に作成	企業や個人の予約受付ページを簡単に作成でき、顧客がWebから24時間いつでも予約できる仕組みを構築できます。
顧客リマインダーの自動送信	予約が近づくと自動的に顧客にリマインダーを送信できます。
カレンダーとの連携	OutlookやTeamsのカレンダーと連携でき、シームレスに予定の作成ができます。

Power Virtual Agents

Power Virtual Agentsは、ノーコードでチャットボットを構築できるツールです。顧客対応や社内の問い合わせ対応を自動化します。プログラミングなしで、簡単にチャットボットを作れるため、さまざまな業務シナリオに応じた応答が可能です。

以下が3つの特徴です。

項目	詳細
FAQの自動応答	顧客からのよくある質問に対して、即座に自動で応答するボットを構築できます。
社内サポートの自動化	サポートや人事関連の問い合わせに対しても、自動で返答できるため、総務・労務の仕事を減らせます。
複雑な業務フローの自動化	Power Automateと連携することで、チャットボットを介して複雑な業務フローを自動化できます。

Teams

Teamsは、Microsoft 365における中心的なコミュニケーションツールです。チャット、ビデオ会議、ファイル共有、タスク管理などを、一つのプラットフォームで完結できます。特にリモートワーク環境下でのコミュニケーション効率を大幅に向上させます。

以下が3つの特徴です。

項目	詳細
チャットとファイル共有の統合	チームメンバーとのやり取りをチャットで簡単に行えるだけでなく、会話内でドキュメントやファイルを共有できます。
ビデオ会議機能	高品質のビデオ会議が可能です。画面共有やホワイトボード機能、録画機能などがあります。
アプリ連携によるタスク管理	Microsoft PlannerやTo Doと連携してタスクを管理することも可能です。進捗確認をシームレスにできます。

OneDrive

OneDriveは、Microsoftが提供するクラウドストレージサービスで、個人および企業でのファイル管理を効率化します。

以下が3つの特徴です。

項目	詳細
ファイルの自動同期	作成・編集したファイルは、自動的にクラウドに同期されまするため、常に最新のデータにアクセス可能です。
ファイルの共有と共同作業	特定のファイルやフォルダを社内外のユーザーと簡単に共有でき、リアルタイムでの共同作業が可能です。
データのセキュリティも万全	データ暗号化やアクセス制御機能が充実しており、マネジメントしやすいです。

SharePoint Online

SharePoint Onlineは、企業内の情報共有やドキュメント管理、プロジェクト管理を支援するプラットフォームです。特に、多数のメンバーが関わるプロジェクトや長期間にわたる作業において、その管理機能が役立ちます。

以下が3つの特徴です。

項目	詳細
社内ポータルの構築	社内のポータルサイトを簡単に構築できます。従業員向けの情報をまとめやすくなり、業務効率化につながります。
ドキュメント管理の効率化	チームごとにドキュメントを整理し、バージョン管理やアクセス制御を行うことで、必要な資料を迅速に見つけ出せます。
ワークフローの自動化	書類の承認フローやプロセスを自動化することができ、手作業によるミスや遅延を防ぐことが可能です。

PowerAutomate

Power Automateは、業務プロセスを自動化するツールで、定型的な作業を効率化します。自動化ワークフローを作成し、時間のかかるタスクを効率化できるのが魅力です。

また、クラウドサービスや他のMicrosoft 365アプリケーションと連携することで、企業全体の業務プロセスを最適化

以下が3つの特徴です。

項目	詳細
ワークフローの自動化	反復作業の自動化で業務効率化を実現できます。
他のアプリケーションとの連携	各Microsoft 365ツールや外部アプリと統合でき、あらゆる業務を自動化できるため、業務効率化インパクトが大きいです。
ノーコードで設定可能	設定にあたってプログラミング知識が必要ないため、部署問わず、気になった担当者が設定できます。

PowerApps

PowerAppsは、ノーコードまたはローコードでカスタムアプリケーションを作成できるプラットフォームです。特に、社内の業務プロセスに最適化された専用アプリを自作することで、業務の効率化を図ることができます。

以下が3つの特徴です。

項目	詳細
ノーコードでアプリ作成	プログラミングの知識がなくても、社内業務に合わせたカスタムアプリケーションを作成できます。
カスタムアプリの柔軟性	業務内容を問わず、業務ニーズに応じた柔軟なカスタムアプリケーションを構築できます。
クラウドと連携	ExcelやSharePoint、OneDrive、Dynamics 365、Power BIなどとの統合がしやすく、業務プロセスをシームレスにつなげます。

Microsoft 365で業務効率を実現する際の例

実際にMicrosoft 365で業務効率を実現する際の汎用的な例を、アナログ業務と比較して紹介します。「何から始めればいいか分からない」という方は、まずこれらを試してみてください。

Teamsを活用したコミュニケーションの改善

アナログなコミュニケーションでは、会議は対面で行われ、参加者がその場に集まる必要があります。また、議事録の作成や配布は手作業で行われ、メールで送信されます。会話の記録もできないため、不参加のメンバーに情報共有しにくいです。

その点、ビデオ会議、チャット、ファイル共有を統合したTeamsを使えば、業務を効率化、高品質化できます。リモート会議ができるほか、会話はリアルタイムで記録され、後から確認できます。

またチャットベースのコミュニケーションにより、テキストコミュニケーションも迅速に行えます。

OneDriveによるファイル共有の効率化

アナログなファイル共有では、紙の資料を印刷して配布したり、USBメモリやCDを使ってデータを手渡したりします。

時間がかかり、資料が古くなる可能性や紛失リスクもあります。また、遠隔地で働く従業員にファイル共有できません。

その点、OneDriveを使うことで、ファイルはクラウド上に保存されます。また最新のファイルをリアルタイムで共有・編集できるほか、強固なセキュリティが確保されていることも魅力です。

SharePointによるプロジェクト管理の実践

アナログなプロジェクト管理では、情報の共有は会議やメール、紙の資料で行われます。そのため「情報がまとまっていない」「ドキュメントが点在してしまう」などの手間がかかり、マネジメントしにくい状態でした。

SharePointでは、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握し、情報を一元管理できます。すべての関係者が同じプラットフォーム上でファイルや進捗状況にアクセスできるため、情報の共有がスムーズにできることが魅力です。

PowerAutomateでの業務プロセスの自動化

アナログ業務では、経費精算や承認フローは手作業で行われ、紙の書類を提出・承認するプロセスが必要です。時間がかかり、書類の紛失が発生する可能性があります。ヒューマンエラーのリスクもありました。

Power Automateで、定型業務を自動化すると、作業が大幅に効率化できるとともに、ミスのリスクも軽減できます。また業務フロー全体の可視化ができるため「業務非効率のボトルネック」を特定できることも魅力です。

PowerAppsで社内アプリの作成

アナログな環境では、業務に必要なツールやシステムは手作業で設計されるか、既存の汎用ソフトウェアに頼ることが多いです。業務に特化したツールが必要な場合でも、外部の開発者に依頼する必要があり、時間とコストがかかります。また、現場のニーズに完全に合致したパッケージ製品を探すことは難しいです。

PowerAppsでは、現場の従業員がノーコードで自社に合わせたカスタムアプリを開発できます。例えば、タスク管理やデータ収集用のアプリを、業務の具体的な要件に合わせて迅速に作成可能です。これにより、業務プロセスが効率化され、IT部門への依頼が減少します。また、変更や追加の要望にも柔軟に対応でき、業務環境に合わせたツールを短期間で導入することが可能です。

Microsoft 365の法人向けプラン

Microsoft 365の法人向けプランには、企業の規模やニーズに応じたさまざまな選択肢が用意されています。

プラン名	対象企業	料金
Business Standard	300人以下の従業員を抱える会社	約1,560円/月（年契約の場合）
Business Premium	テレワーク導入、セキュリティ対策を強化を希望する中小企業	約2,750円/月（年契約の場合）
Enterprise（E3/E5）	300人以上の大企業	E3は約1,500円/月、E5は約4,500円/月（年契約の場合）
Frontline Worker向けプラン	小売業や工場などの現場業務が中心の企業	約500～1,000円/月

各プラン事に利用できるアプリケーションが違うため、事前に導入目的を整理したうえで適したプランに契約しましょう。

Microsoft 365での業務効率化事例【コミュニケーション】

コミュニケーション観点でのMicrosoft 365での業務効率化事例を紹介します。

資生堂

資生堂は、従業員間のコミュニケーション不足やリモートワークへの対応に課題を抱えていました。従来、異なる国や部門間での連携がスムーズに行われず、プロジェクト進行が遅れることもあったといいます。

これに対し、Microsoft 365を導入することで、Microsoft Teamsによるリアルタイムの会話やファイル共有が可能になり、情報のやり取りが効率化されました。これにより、意思決定が迅速になり、プロジェクト管理のスピードが約50%改善されました​。

宮城県気仙沼市

気仙沼市は、複雑な連絡体制や非効率な業務プロセスに課題を抱えていました。具体的には、災害時の情報共有や市役所内外でのコミュニケーションに時間がかかり、全体の業務効率が低下していました。特に、紙ベースのやり取りだったことがボトルネックでした。

これを改善するために、Microsoft 365を導入しました。Microsoft Teamsを中心に、職員間のリアルタイムなコミュニケーションが可能になり、緊急時の対応スピードが大幅に向上しました。

また、SharePointを活用して、災害対策やプロジェクト管理に関する資料をデジタル化し、一元管理することで、情報共有の効率化を実現できています。これにより災害時にも安全にアクセスできる体制を整えました。

NTT東日本

NTT東日本は、企業内の情報共有や業務効率の課題を抱えていました。従来の紙ベースの承認プロセスでは、時間がかかり業務全体のスピードが遅れていたことが問題でした。

これに対して、Microsoft 365を導入しました。特にTeamsやPower Automateを活用することで、承認フローの自動化を実現できています。これにより、業務スピードが大幅に改善し、プロセスの透明性と効率性が向上しました。

Microsoft 365での業務効率化事例【業務フロー改善】

続いて「業務フロー改善」の成功事例を紹介します。

山梨県立甲府西高等学校

甲府西高等学校では、ICT教育を導入する前、教員と生徒間のコミュニケーションにおいてデジタルツールが十分に活用されていないという課題がありました。特に遠隔学習や授業のデジタル化が進まず、授業の進行に影響が出ていました。

これに対して、Microsoft Teamsを中心にMicrosoft 365を導入しました。教員と生徒はオンラインで授業に参加し、教材の共有や課題の提出もスムーズに行えるようになりました。また、各授業における生徒の参加状況や進捗状況もリアルタイムで把握できるため、授業の質と効率が向上しています。

iYell株式会社

iYellは、住宅ローン手続きの自動化を進める中で、業務量の増加や効率化の課題に直面していました。

これを解決するために、Microsoft AzureのCognitive ServicesとPower Automateを活用し、書類の自動処理や業務プロセスの簡略化を実現しました。この結果、業務の正確性とスピードが向上し、手作業によるエラーが削減されました。

株式会社ファンリピートではDX関連の内製化支援サービスも行っています

Microsoft 365は、幅広いアプリケーションによって、あらゆる業務の効率化を実現できるプラットフォームです。業務プロセスの改善やコミュニケーションの円滑化だけではなく、自動化を実現できます。

本記事で紹介した事例を参考に、Microsoft 365を活用して、あなたの企業でも業務効率化を進めてみてはいかがでしょうか。

「導入の具体的なステップが分からない」など、お悩みの方は、ファンリピートまでご相談ください。事前に丁寧にヒアリングをしたうえで、お客様に適したMicrosoft365製品をご提案し、構築、納品、その後の運用支援までを一貫してご支援させていただきます。