近年のコロナ禍において、在宅勤務下での企業間取引や、需要の加速したEC（イーコマース）の導入などにより、受発注業務の効率化を図りたい企業は多いのではないでしょうか。
そのような場合におすすめなのが、「受発注管理システム」の導入です。
この記事では、そんな受発注管理システムの導入を検討されている方に向け、わかりやすく要点を解説します。
- 受発注管理システムとは？
- 受発注管理システム導入のメリットとは？
- 受発注管理システム導入時の注意点とは？
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受発注管理システムとは？
受発注管理システムとは、その名の通り、顧客（一般消費者・取引先企業）からの受注に対する「受注業務」と、仕入れ先に対する「発注業務」を管理するためのシステムのことです。
一般的な受発注管理システムの機能
受発注管理システムは、在庫管理や出荷管理など、商品の販売に必要なその他の機能を兼ね合わせることによって利便性が上がります。
- 受注管理機能
- 発注管理機能
- 在庫管理機能
- 出荷管理機能
- 売上管理機能
受注管理システムの導入手段
この受発注管理システムを導入する手段としては、大きく分けて「フルスクラッチ」「パッケージ」「クラウド型」の3つがあります。
- フルスクラッチ
自社に開発人材がいる、外注して独自システムを構築したいという場合は、ゼロから設計するフルスクラッチという手法があります。開発期間は長く、費用も高額です。 - パッケージ型
顧客の管理に必要な機能がパッケージ化されたものを購入し、自社向けにカスタマイズする手法です。開発スキルが必要な場合が多いですが外注も可能で、フルスクラッチより短期間に安価で独自システムを構築したい場合に利用されます。 - クラウド型
クラウド環境で提供されているサービス（SaaS / Software as a Service）をインターネット経由で利用します。自社でのサーバの用意や、セキュリティ構築、保守・メンテナンスをする必要がなく、導入や月額使用料も安価ですが、用意されている機能しか利用することはできません。外部連携できるものが多いため、別のシステムと連携して使用することはできます。
受発注管理システム導入のメリットとは？
受発注管理システムの導入には、以下のようなメリットが挙げられます。
- ヒューマンエラーの防止
- リアルタイムな情報共有
- 業務効率化
ヒューマンエラーの防止
顧客からの受注がFAXや電話の場合、聞き間違いや読み間違いが生じたり、情報をエクセルやシステムに入力する際の入力ミスが発生することがあります。
受発注管理システムを活用することで、顧客自身がシステムを通じて発注するため、ヒューマンエラーの防止に役立ちます。
リアルタイムな情報共有
受発注管理システムであれば取引先や顧客からの受注を時間や曜日を気にすることなく24時間365日受け付けることができます。また、在庫管理機能を付加することで、受注に連動して在庫数もリアルタイムで更新されます。
また、出荷管理機能を付ければ出荷状況も共有できます。
業務効率化
システムによる自動化により工数が削減できます。
見積書・発注書・納品書・請求書など、必要な各種帳票をペーパーレスでスピーディーに発行でき、過去に発行した帳票も簡単に検索できます。
会計システムなど、外部システムと連携すればより効率的、かつデータ分析機能を付ければ今後の仕入れを予測したり、マーケティングに利用することもできます。
受発注管理システム導入時の注意点とは？
一口に「受発注管理システム」といっても、フルスクラッチで構築する際の機能は千差万別であり、パッケージやクラウド型を利用する場合でも、その内容や機能はサービスによって異なります。
企業によっても用途は異なり、基本的な機能を一括で導入したい場合もあれば、現在使用しているシステムに機能を追加したいなど、導入したい内容も様々でしょう。
そのため、自社に必要な機能が備わっているか、業務フローに合わせて検証する必要があります。
また、システム導入には初期費用や月額費用が掛かるため、業務効率化による費用削減分と比較して、費用対効果を考慮して導入するシステムを選定する必要があります。
特に企業間（BtoB）受発注管理システムでは、自社のみならず取引先にも同じシステムを使用してもらうことによって業務の効率化が図れるため、その点にも注意が必要です。
おすすめの受発注管理システム
受発注管理システムには実際にどのようなものがあるのか、パッケージやクラウド型など、既に機能が用意されているサービスの中から、いくつか例をご紹介します。
アラジンEC
「アラジンEC」はBtoBに特化したWeb受発注システムで、あらゆる業種に対応できるカスタマイズ型パッケージです。
販売管理基幹システムの「アラジンオフィス」とセットで導入したり、自社の基幹システムと連携することもでき、業種・業界や規模問わず様々な企業で利用されています。
楽楽販売
「楽楽販売」は、受発注管理機能を兼ね備えたクラウド型の販売管理システムです。
自社のワークフローに合わせ、プログラミングなしのノーコードでカスタマイズできるほか、受注データと発注データを紐付けて受発注を一元管理でき、基幹システムとの連携も可能です。
コンサルティング・ITソリューション等のサービス・不動産会社などで利用されています。
助ネコ
「助ネコ」は、発注の一元管理や、複数のネットショップでの受注・在庫の一元管理、商品一括出品管理ができるEC管理システムです。
食品・アパレル・化粧品・家具・家電・日用品などを販売する企業や店舗に利用されています。
CO-NECT（コネクト）
「CO-NECT」はクラウド型でありながら、自社の業務フローに合わせたカスタマイズも可能です。
発注時はFAXやメールに変換して発注書を自動送信し、受注の際には取引先にURLを教えるだけで、取引先はスマホやタブレットから発注が可能になります。
飲食・小売・卸売・メーカーなど様々な職種で利用されています。
COREC（コレック）
「COREC」はホームページに注文フォームのリンクを貼って簡単に利用できるクラウド型の受発注管理システムです。
特定の取引先は専用注文フォームのURLを案内することもでき、取引先はスマホやタブレットから発注が可能です。発注の際は、発注書はFAXかメールで自動送付されます。
ファッション・インテリア・カフェ・レストラン・食品・Webサービス・建築・整備工場など、55,000社以上で導入されています。
[まとめ]受発注管理システムで受発注業務を効率化しよう！
受発注業務を効率化できる「受発注管理システム」ですが、活用にあたってどのような効果を期待するか導入前に明確にイメージしておくことが重要です。
費用対効果を見極めながら、自社の業務に合ったシステムを比較・検討する上で、社内に知見のあるスタッフがいない場合は外部に相談するのもおすすめです。
システム開発の外注先選びでお困りの方は、弊社までお気軽にご相談ください。
当社がこれまで支援してきた開発事例の共有、企画・コンサルティング、要件定義や実際の開発支援まで包括的にサポートさせていただくことが可能です。
システム開発を失敗しないために、弊社が相見積もりの取得までをサポートさせていただくことも可能です。むやみな営業電話などは決して行いませんので、まずは無料のご相談をお待ちしております。
